excel圖表技巧：怎么讓你圖表動起來好教老板開"薪"

2018-11-09 13:52 作者:IT部落窩教育 0人讀過 | 我要投稿

編按：立冬了，冷了！屋里沒暖氣？動一動，跺跺腳，搓搓手，人就暖和了。立冬了，又一年要完了！還沒漲薪？讓你的表動一動不同以往，同步更新，動態(tài)展現(xiàn)，不但自己省事，老板也喜歡開“薪”……

第一動：打動，動起來的圖表打動老板

老板看慣了你一直上報的平淡表格（如下），現(xiàn)在你突然展現(xiàn)給他的是可以動態(tài)查詢的圖表（如下），你說能否擊中老板挑剔的心？能否讓老板驚訝激賞？

你現(xiàn)在的匯報

你明天的匯報

怎么實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變？很簡單，就是做動態(tài)圖表。

動態(tài)圖表就是老板選擇不同的區(qū)域，圖表就展示不同的數(shù)據(jù)。要實現(xiàn)就三步，一步做下拉菜單供老板選擇，一步做根據(jù)選擇動態(tài)變化的數(shù)據(jù)區(qū)域，一步根據(jù)動態(tài)數(shù)據(jù)區(qū)域插入圖表。

動態(tài)數(shù)據(jù)區(qū)域常用VLOOKUP函數(shù)實現(xiàn)，但今天不走尋常路，我們利用OFFSET函數(shù)完成動態(tài)數(shù)據(jù)區(qū)域。

第一步：做下拉選擇

1、選中J1單元格，點擊“數(shù)據(jù)”選項卡下的“數(shù)據(jù)驗證”。

2、在“數(shù)據(jù)驗證”窗口下方的“設(shè)置”選項里，“允許”選擇“序列”，來源選擇五個銷售區(qū)域所在的單元格“=$A$2:$A$6”，點擊確定。

第二步：建立動態(tài)更新的輔助數(shù)據(jù)區(qū)

3、接下來就是根據(jù)J1單元格的值來動態(tài)更新圖表。J1選擇“北京區(qū)域”。在B7單元格輸入“=OFFSET(B1,MATCH($J$1,$A$2:$A$6,0),0)”。然后公式往右填充至G7單元格。這樣B7:G7單元格返回的就是北京區(qū)域1-6月的銷售額。

解析：

利用OFFSET以“B1”為參考系，偏移的行數(shù)為使用MATCH函數(shù)獲取$J$1在$A$2:$A$6的位置，偏移列數(shù)為0表示不偏移。如圖J1的值是“北京區(qū)域”，在$A$2:$A$6的位置為1，OFFSET返回的值為以“B1”為參考系，向下偏移一行的引用。這樣隨著選擇區(qū)域$J$1的不斷變化，B7:G7單元格就獲取到對應(yīng)區(qū)域的銷售數(shù)據(jù)。

4、然后設(shè)置平均線的數(shù)據(jù)，在B8單元格輸入“=AVERAGE($B$7:$G$7)”，獲取$B$7:$G$7的平均值。然后公式往右填充至G8單元格。如果選擇區(qū)域$J$1變化，則$B$7:$G$7變化，平均值也會隨之變化。

第三步：創(chuàng)建圖表

5、我們根據(jù)設(shè)置好的輔助行創(chuàng)建圖表。選擇標題B1:G1和輔助行B7:G8區(qū)域點擊”插入”選項卡下的”圖表”組里的“二維柱形圖”。

6、在K1單元格輸入“=J1&"銷售數(shù)據(jù)"”。

點擊圖表標題框，在編輯欄輸入“=Sheet2!$K$1” ,這樣圖表標題就和數(shù)據(jù)驗證區(qū)域同步更新了。

7、點擊“圖表工具”下方“設(shè)計”選項卡下的“更改圖表類型”。

8、在“更改圖表類型”窗口，“所有圖表”選項下的“組合”，將平均值所在的系列修改成“折線圖”。

9、最后將圖表圖例刪除，把輔助數(shù)據(jù)B7:G8和K1單元格字體修改成白色不可見，就完成了。

第二動：聯(lián)動，讓透視表與數(shù)據(jù)源同步更新

數(shù)據(jù)透視表要想實現(xiàn)和數(shù)據(jù)源同步的更新，之前給大家介紹過超級表可以實現(xiàn)。除此外，我們也可以用OFFSET實現(xiàn)。如圖，右側(cè)透視表是根據(jù)左側(cè)數(shù)據(jù)源插入的。

現(xiàn)在我們需要數(shù)據(jù)源更新后，透視表也能同步更新，如下：

第一步：定義名稱

1、點擊“公式”選項卡下的“定義的名稱”選項組里的“定義名稱”。

2、在“新建名稱”窗口，“名稱”欄輸入“數(shù)據(jù)”，“引用位置”輸入下列公式

=OFFSET(Sheet1!$A$1,,,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))

解析:

“Sheet1”是數(shù)據(jù)所在的工作表。函數(shù)表示以“Sheet1!$A$1”為參考系，不偏移（偏移行和列為空），動態(tài)返回整個表格數(shù)據(jù)。COUNTA(Sheet1!$A:$A)用于獲取表格數(shù)據(jù)的行數(shù)，COUNTA(Sheet1!$1:$1)用于獲取表格數(shù)據(jù)的列數(shù)。它們獲取的結(jié)果是動態(tài)的，隨著表格行列數(shù)的增加或減少而變化。