處理工資單是人力資源部門的主要職責(zé)之一。從確定員工工資、計(jì)算扣除額到維護(hù)記錄，工資管理人員必須時(shí)刻關(guān)注數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，以確保合理合規(guī)并讓員工滿意。隨著在線工資單系統(tǒng)的普及，越來(lái)越多的組織正在采用這些選項(xiàng)來(lái)簡(jiǎn)化工資單的處理并且杜絕出現(xiàn)錯(cuò)誤。

如果您還在手動(dòng)處理工資單，或者處理工資單對(duì)你來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)艱巨并且難熬的任務(wù)，那么Zoho People 總結(jié)的以下五個(gè)步驟可以幫助你更好地處理工資單：

1.準(zhǔn)備好先決條件

在在線設(shè)置工資單之前，必須準(zhǔn)備所有必要的信息。如果您習(xí)慣于人工工資單處理，您可能已經(jīng)具備所有先決條件。如果您剛剛開始，您將需要收集一些關(guān)鍵細(xì)節(jié)。例如，如果您的企業(yè)在美國(guó)經(jīng)營(yíng)，您必須獲得雇主識(shí)別號(hào) (EIN)，這是 IRS 為企業(yè)簽發(fā)的唯一九位數(shù)號(hào)碼，用于處理工資單、納稅和報(bào)稅返回。根據(jù)管轄您所在地區(qū)的法律，您需要定義組織的工資、休假和出勤政策。您還需要根據(jù)員工的就業(yè)類型對(duì)員工進(jìn)行分類，并最終確定每個(gè)員工類別的工資率。

2.選擇在線工資系統(tǒng)

由于當(dāng)今市場(chǎng)上有如此多的在線工資系統(tǒng)，因此選擇一個(gè)與您的組織需求和您所在地區(qū)的工資法一致的系統(tǒng)非常重要。理想情況下，您選擇的薪資系統(tǒng)應(yīng)該能夠自動(dòng)計(jì)算、符合薪資法律、使員工能夠完成與薪資相關(guān)的活動(dòng)并維護(hù)薪資記錄。由于工資單處理通常涉及敏感數(shù)據(jù)，因此您的在線系統(tǒng)應(yīng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)隱私和安全功能。如果可以，最好找到與現(xiàn)有人力資源和會(huì)計(jì)系統(tǒng)集成的用戶友好選項(xiàng)。這將允許您從一個(gè)集中的系統(tǒng)訪問(wèn)所有數(shù)據(jù)。您可能需要與您的 IT 和財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)，以最終確定新系統(tǒng)的預(yù)算。

3.使用正確的信息設(shè)置您的系統(tǒng)

購(gòu)買系統(tǒng)后，請(qǐng)確保通過(guò)有效的設(shè)置流程計(jì)算工資單且沒(méi)有任何錯(cuò)誤。首先，以Zoho People為例，您需要輸入員工信息，包括姓名、聯(lián)系方式、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)、稅表和工資詳細(xì)信息。請(qǐng)務(wù)必仔細(xì)檢查此數(shù)據(jù)以確保準(zhǔn)確性。您還必須輸入稅務(wù)信息和工資拆分。此外，定義工資表和工資轉(zhuǎn)移方式也很重要。這樣，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算工資單并將工資直接轉(zhuǎn)入員工賬戶，同時(shí)啟用在線轉(zhuǎn)賬選項(xiàng)。如果要根據(jù)員工的工作小時(shí)數(shù)獲得報(bào)酬，最好選擇與在線打卡解決方案集成的系統(tǒng)。

4.運(yùn)行工資單

在系統(tǒng)中正確設(shè)置所有信息后，我們建議運(yùn)行最終檢查以避免任何可能的錯(cuò)誤。查看您的組織的工資率、出勤和加班數(shù)據(jù)、減稅信息和自愿減稅數(shù)據(jù)，出勤和加班數(shù)據(jù)在Zoho People中都是存在的。同樣，您需要確保您的在線工資系統(tǒng)符合適用法律。一旦一切都設(shè)置好并計(jì)算出最終的凈工資，您就可以運(yùn)行工資單了。您的員工可以通過(guò)自助服務(wù)門戶自行下載工資單。

5.監(jiān)控記錄

工資單處理完成后，檢查表格、總工資詳細(xì)信息、出勤數(shù)據(jù)、加班數(shù)據(jù)、報(bào)銷信息和工資單等記錄是否記錄在您的系統(tǒng)中。如果您選擇了基于云的系統(tǒng)，您就可以告別合規(guī)性問(wèn)題并隨時(shí)做好審計(jì)準(zhǔn)備，并使您的團(tuán)隊(duì)能夠從任何地方訪問(wèn)他們的行動(dòng)記錄。

在線工資單自動(dòng)化工資管理

將工資單轉(zhuǎn)移到線上，可讓您的工資單處理更簡(jiǎn)單。因?yàn)樵诰€工資單是自動(dòng)化的，你不用再去在糾正或重復(fù)做錄入和修改的工作。

我們的人力資源管理系統(tǒng) Zoho People 與 Zoho Payroll 無(wú)縫集成以自動(dòng)計(jì)算工資單。通過(guò)這種集成，您可以立即收集工資計(jì)算所需的出勤和休假數(shù)據(jù)。了解 Zoho People 與 Zoho Payroll 的集成如何對(duì)您的組織有益。