一些企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到，其新供應(yīng)商的準(zhǔn)入特別低效。這一過(guò)程因?yàn)橛斜姸鄥⑴c者和活動(dòng)環(huán)節(jié)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)延誤的情況。在深入探討之前，我們先快速回顧一下什么是供應(yīng)商準(zhǔn)入，以及目前大多數(shù)企業(yè)是如何處理的。
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什么是供應(yīng)商準(zhǔn)入？
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供應(yīng)商準(zhǔn)入是收集和分析供應(yīng)商信息的過(guò)程，以便在企業(yè)的系統(tǒng)中注冊(cè)該供應(yīng)商，安全地從他們那里采購(gòu)商品，并確保合規(guī)性。這一過(guò)程是采購(gòu)的特有流程。

供應(yīng)商準(zhǔn)入流程步驟
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第一步
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通常情況下，供應(yīng)商準(zhǔn)入是在申請(qǐng)者的采購(gòu)訂單已開立、已獲得批準(zhǔn)加入新供應(yīng)商后才開始的。這一內(nèi)部審批流程有時(shí)涉及申請(qǐng)者的直接經(jīng)理，有時(shí)也涉及采購(gòu)經(jīng)理。管理者應(yīng)評(píng)估任何潛在風(fēng)險(xiǎn)。
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第二步
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批準(zhǔn)供應(yīng)商加入后，供應(yīng)商就可以正式入駐企業(yè)的系統(tǒng)資料庫(kù)了。為此，供應(yīng)商要填寫一份供應(yīng)商準(zhǔn)入信息表，其中包括一般信息（公司名稱和地址等）、供應(yīng)商在公司的聯(lián)系人信息（包括主要聯(lián)系人、財(cái)務(wù)等詳細(xì)聯(lián)系方式）以及財(cái)務(wù)信息（默認(rèn)貨幣、銀行賬戶詳情等）。
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第三步
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供應(yīng)商提交這些信息后，企業(yè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的成員必須確保數(shù)據(jù)完整。當(dāng)供應(yīng)商的所有資料正確填寫完畢，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)再將信息手動(dòng)輸入企業(yè)的系統(tǒng)。這是一個(gè)極易出錯(cuò)的過(guò)程，通常也比較耗時(shí)。完成之后，供應(yīng)商就正式準(zhǔn)入了。
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供應(yīng)商準(zhǔn)入的三大難題
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了解過(guò)供應(yīng)商準(zhǔn)入的大致步驟，接下來(lái)研究一下企業(yè)在加入新供應(yīng)商時(shí)最常面臨的難題。
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1、員工不知道企業(yè)目前與哪些供應(yīng)商合作
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如果企業(yè)在同一服務(wù)或產(chǎn)品上有太多的準(zhǔn)入供應(yīng)商，而這項(xiàng)服務(wù)或產(chǎn)品沒(méi)有對(duì)企業(yè)產(chǎn)生多少價(jià)值時(shí)，很明顯，這其中有大部分供應(yīng)商是多余的。也可以說(shuō)，這是 "重復(fù)供應(yīng)商"。
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加入重復(fù)的供應(yīng)商不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且很可能導(dǎo)致最終支付的費(fèi)用更多。與供應(yīng)商建立良好的關(guān)系，可以更好地協(xié)商付款條件。如果不與已經(jīng)熟悉的可靠供應(yīng)商合作，最終可能會(huì)令你付出高昂的代價(jià)。
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員工不知道企業(yè)與哪些供應(yīng)商合作有幾個(gè)原因。首先，這些信息存在于兩個(gè)不同的地方：
● 企業(yè)的內(nèi)部系統(tǒng)，而絕大多數(shù)員工都無(wú)法訪問(wèn)該系統(tǒng)；
● 由不同部門不同員工管理的各種電子表格，這些電子表格往往已經(jīng)過(guò)時(shí)。
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因此，員工不知道從哪里獲取最新的供應(yīng)商信息。如果沒(méi)有一種簡(jiǎn)便的方法讓員工查看公司與哪些供應(yīng)商合作，他們只會(huì)繼續(xù)尋找并要求加入新的同類供應(yīng)商。
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2、只有業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商有直接的溝通渠道
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在涉及供應(yīng)商和財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)成員的流程中，供應(yīng)商的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人往往是中間的傳聲筒。當(dāng)財(cái)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商需要解決的問(wèn)題（例如供應(yīng)商準(zhǔn)入表格）時(shí)，這種溝通鏈的效率非常低。
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雖然財(cái)務(wù)部門和供應(yīng)商直接合作會(huì)更有效率，但開放這種溝通渠道也存在問(wèn)題。當(dāng)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)收到大量與供應(yīng)商反饋問(wèn)題相關(guān)的電子郵件時(shí)，這個(gè)直接溝通的渠道很快會(huì)讓財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)不堪重負(fù)。
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3、供應(yīng)商準(zhǔn)入流程缺乏透明度
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一方面，對(duì)企業(yè)目前與哪些供應(yīng)商建立了合作的了解有限，另一方面還有透明度問(wèn)題，涉及供應(yīng)商準(zhǔn)入的整體流程，以及其中包含的各種 "子流程"。事實(shí)上，這些流程發(fā)生在孤立的系統(tǒng)中，嚴(yán)重限制了相關(guān)各方的參與。它使利益相關(guān)者無(wú)法輕松了解流程的進(jìn)度或與誰(shuí)相關(guān)，也使員工無(wú)法為即將發(fā)生的事情做好準(zhǔn)備，無(wú)法正確安排基本任務(wù)的優(yōu)先次序。
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克服供應(yīng)商準(zhǔn)入挑戰(zhàn)
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供應(yīng)商準(zhǔn)入是企業(yè)為繼續(xù)運(yùn)營(yíng)而必須管理的重要流程。但如今，大多數(shù)企業(yè)還在使用過(guò)時(shí)的供應(yīng)商準(zhǔn)入方法，其中包括溝通鏈斷裂、不必要的延誤和容易出錯(cuò)的手工任務(wù)。
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現(xiàn)代供應(yīng)商管理軟件8Manage SRM能幫助企業(yè)克服依賴孤立系統(tǒng)進(jìn)行供應(yīng)商準(zhǔn)入等綜合流程所帶來(lái)的挑戰(zhàn)。
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8Manage SRM為整個(gè)供應(yīng)商生命周期提供自動(dòng)化工作流程，包括供應(yīng)商自行注冊(cè)、資格認(rèn)證、分類、準(zhǔn)入、持續(xù)管理和戰(zhàn)略關(guān)系管理。
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● 創(chuàng)建實(shí)時(shí)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，全面收集供應(yīng)商數(shù)據(jù)；
● 供應(yīng)商可自助更新他們的產(chǎn)品與服務(wù)信息；
● 根據(jù)多項(xiàng)相關(guān)指標(biāo)來(lái)選擇及細(xì)分供應(yīng)商；
● 自動(dòng)采集所有的溝通與交易信息，供實(shí)時(shí)查找與分析；
● 衡量和分析供應(yīng)商在整個(gè)合同期內(nèi)的績(jī)效，遏制風(fēng)險(xiǎn)；
● 工作流程自動(dòng)化，減少人工干預(yù)并提高響應(yīng)時(shí)間。
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使用8Manage SRM，企業(yè)可以將供應(yīng)商準(zhǔn)入轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)現(xiàn)代化、更高效的供應(yīng)流程，減輕員工和供應(yīng)商的負(fù)擔(dān)。這種現(xiàn)代化的采購(gòu)和供應(yīng)商準(zhǔn)入方法使每個(gè)利益相關(guān)者都能輕松了解流程的情況以及誰(shuí)負(fù)責(zé)完成下一步。最為關(guān)鍵的是，8Manage SRM可與企業(yè)其他已有系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，因此所有供應(yīng)商數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)同步更新并輕松跟蹤。
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無(wú)論是新供應(yīng)商準(zhǔn)入、還是維護(hù)與現(xiàn)有供應(yīng)商間的健康業(yè)務(wù)關(guān)系，在8Manage SRM供應(yīng)商管理軟件的幫助下，企業(yè)都能有效提高流程透明度、輕松減少人為錯(cuò)誤并降低與供應(yīng)商合作的風(fēng)險(xiǎn)。