在工作場所，大大小小的任務可以看作是一個項目，這些項目可以分為主有不同的參與者；每個項目都有自己的目標、任務和周期時間。在處理了項目分配后，將面臨項目團隊、項目完成進度、項目上下級關系的共同合作。

妥善處理上述問題的能力和技能是項目管理能力。項目管理能力是每個專業(yè)人員快速整合工作環(huán)境的必要考驗。項目管理處理不好，不僅及的項目混在一起，而且很難有序地進行一系列的項目，而且使自己的工作效率低下，一個人拖著項目的工作進度。
一個有效的項目管理可以使某件事或某項工作從規(guī)劃、實施到審查有序，簡單的項目管理方法也可以用于工作和工作。那么，一個完整有效的項目管理實施應該是什么樣子的呢？在此之前，我們不妨先了解一下，PMI如何定義項目管理。一個“項目”可視為創(chuàng)造特定產(chǎn)品、服務或成果所需的臨時工作。一般來說，項目有以下三個特點：

1.獨特性

項目的獨特性是指每個項目都是圍繞不同的需求創(chuàng)造有針對性的產(chǎn)品或服務，也就是說，每個項目都是特立獨行的，項目的輸出可能是無形的或有形的。

2.臨時性

事實上，項目的臨時性可以理解為每個項目都是及時的，項目的及時性范圍由明確的起點和結(jié)束時間結(jié)束組成。也就是說，當一個項目到達時間結(jié)束時，這意味著項目的需求已經(jīng)不存在，項目已經(jīng)終止。

3.漸進性

項目的漸進性是指項目在初始階段建立項目的整體實施和實施范圍。在此基礎上，整個項目將通過工作的細化和拆解逐步發(fā)展，使整個項目的工作和內(nèi)容更加細化、清晰、可持續(xù)。
在了解項目的定義和特點時，我們可以將項目管理理解為一個運行管理和過程，利用知識、技能、工具和技術來滿足項目的需要。
項目管理可分為啟動、規(guī)劃、實施、監(jiān)控和結(jié)束五個過程。也就是說，如果我們需要將這五個過程應用到實際工作中，我們應該清楚地認識到：
1.明確項目的需求和目的；
2.完成整個項目需要做哪些工作；
3.需要什么專業(yè)人員合作，需要多少人合作；
4.如何構(gòu)建有效的溝通機制，協(xié)同實施；
5.了解項目所有必要工作的上下級關系，控制整個項目進度。

在明確了有效項目管理的必要因素后，我們可以靈活地將這種基于項目管理五個過程的認知應用到工作中。眾所周知，在更復雜的系統(tǒng)下執(zhí)行的工作標準可以通過工具或軟件更容易地實現(xiàn)。下面，作者將結(jié)合起來「Zoho Projects」項目管理系統(tǒng)講解了如何在工作中實施有效的項目管理。

一、啟動:明確項目的需求和目的是什么

在工作場所，沒有目的或需求不明確的工作是非常頭疼的，這往往導致項目發(fā)起人或執(zhí)行人，如“無頭蒼蠅”一般四處走動，這會導致項目的推廣反復碰壁。即使在磕磕絆絆中完成，項目也已經(jīng)過了原來設定的時間節(jié)點，準確率不高，容易返工。
在項目啟動階段，如果能明確項目的整體需求和目的，那么項目將根據(jù)高效率和高精度進行推廣?！竄oho Projects」可在項目建立之初提供相應的項目需求和目的填寫功能?！竄oho Projects」項目創(chuàng)建界面，用戶可列出包括項目主題、背景、目的、訴求和細節(jié)在內(nèi)的所有信息。
例如，如果作者想完成一個年終活動項目，那么作者可以通過填寫標題來確定活動的主題，并通過填寫后續(xù)細節(jié)來確定整個活動項目的目的、需求、背景等信息，這些重要信息不僅可以看到，如果整個項目需要多人合作，那么每個人都會清楚地了解整個項目的需求和目的，使每個人的目的高度統(tǒng)一，有利于項目的高效和準確推進。

二、規(guī)劃：完成整個項目需要做哪些工作？

對整個項目的合理規(guī)劃有助于將工作與目標高度聯(lián)系起來，在我們對這里提到的規(guī)劃進行具體解讀后，就是對項目進行拆解和細化，這也是上述項目特點之一的漸進性。在工作場所，完成一個龐大的項目往往需要許多必要的因素。只有完成所有這些必要的因素，整個項目才能完成。也就是說，規(guī)劃就是列出整個項目所需的所有工作，通過時間間隔和節(jié)點的設置，使所有的工作都能有序完成。
在這個維度上，「Zoho Projects」為用戶提供項目內(nèi)的用戶“子任務”添加功能，用戶只需在項目創(chuàng)建頁面或點擊創(chuàng)建的項目，就可以在下面的子任務欄中添加與項目相關的必要工作。所有子任務都可以結(jié)合上下級關系完成時間節(jié)點和時間范圍的添加，使整個項目不僅合理拆除，而且通過設置子任務時間點，使所有工作具有相關性和及時性，使項目可以根據(jù)合理規(guī)劃進行一排的推廣。

三、實施:明確需要什么專業(yè)人員合作，需要多少人合作

在工作場所，大型項目往往需要許多不同崗位的人員參與合作，這些人員很可能屬于不同的部門，因此，整個大型項目的實施將變得極其困難，所以我們需要通過計劃完成整個項目的性質(zhì)，在了解細化工作的性質(zhì)后，用戶可以根據(jù)這些工作的性質(zhì)，整個項目需要專業(yè)人員協(xié)助，需要多少個人協(xié)助。
針對這一需求，「Zoho Projects」邀請已完成項目界面的項目創(chuàng)建界面和合作伙伴，為項目的實施提供便利。在項目創(chuàng)建之初，用戶可以通過“邀請協(xié)作人”按鈕邀請所需的合作伙伴進入項目，即使有遺漏，用戶也可以點擊項目進入詳細信息，然后在詳細信息界面邀請合作伙伴。

四、監(jiān)控：如何構(gòu)建有效的溝通機制，協(xié)同實施

有效的溝通無疑有助于項目朝著高效、準確的方向發(fā)展“助推劑”在工作中，由于溝通不及時或效率低下，工作成果的交付和最初的想法是由于溝通不及時或溝通效率低下“天差地別”場景隨處可見。因此，建立有效的溝通機制尤為重要。有效的溝通機制可以大大降低時間成本，使工作和項目在正確的高速公路上工作“風馳電掣”。
在這點上，「Zoho Projects」項目管理系統(tǒng)構(gòu)建了高效的溝通生態(tài)，主要分為多個方面：一是動態(tài)，二是聊天，三是論壇，四是頁面、五是文檔。

五、結(jié)束：認識項目所有必要工作的上下級關系，控制整個項目的進度

由于工作復雜，大型項目往往難以管理，不可避免地存在優(yōu)先級和承接關系。面對工作的復雜交織，項目發(fā)起人對項目的控制力度被削弱。如何加強這種控制？
「Zoho Projects」主界面為用戶提供單個項目的時間表收集功能。例如，如果一個項目需要完成許多子項目，那么用戶只需點擊該項目的下三角箭頭，所有項目都將呈現(xiàn)在用戶面前。
在深入加強項目經(jīng)理控制方面，「Zoho Projects」還支持脈絡圖的顯示，值得注意的是，「Zoho Projects」脈絡圖顯示并不像簡單地顯示工作上下級關系和銜接關系那么簡單，在脈絡圖中，「Zoho Projects」還將顯示項目的整體完成情況，單個任務的合作人員的工作完成情況，點擊子項目顯示相應的合作人員和項目狀態(tài)。這些因素的結(jié)合將增加項目經(jīng)理對項目情況的控制，使人們清楚地認識到哪項工作已經(jīng)完成，哪項工作需要加快，項目如何完成，項目是否完成。

結(jié)論：項目管理不僅僅是處理工作場所的事情，更是對工作場所人員管理協(xié)調(diào)能力的考驗。在依靠自己的邏輯整理能力的同時，也可以使用自己的管理工具。通過對項目管理工具的上述案例分析，我認為項目管理確實具有高效的項目管理能力。高效的項目管理簡化了復雜的項目任務，降低了簡單、清晰、有組織的項目中不必要的時間溝通成本，確保了項目的最大效率。