乍一看，員工工時(shí)管理是一個(gè)簡(jiǎn)單的概念。員工要么打卡上班，要么打卡下班，或者在工時(shí)表上跟蹤他們的時(shí)間。每周或每隔一周，他們都會(huì)提交上述工時(shí)表，管理層會(huì)為他們的工作時(shí)間開出工資單。
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這可能會(huì)出什么問題？
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首先，我們都是人。人為錯(cuò)誤的范圍從忘記打卡到漏報(bào)工時(shí)甚至虛報(bào)工時(shí)。工時(shí)表錯(cuò)誤對(duì)雇主來說是一種負(fù)擔(dān)，對(duì)員工來說可能同樣代價(jià)高昂——財(cái)務(wù)或工時(shí)表錯(cuò)誤并不總是對(duì)員工有利。工資可能與勞力不匹配，福利可能無法準(zhǔn)確累積，晉升可能缺乏有力依據(jù)。

你可以通過以下四種方式部署強(qiáng)大的防御措施以確保更高的工時(shí)表準(zhǔn)確性：

1. 對(duì)員工進(jìn)行時(shí)間跟蹤教育
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員工應(yīng)該了解時(shí)間跟蹤的重要性。告知他們錯(cuò)誤跟蹤時(shí)間的更大影響，以及它如何影響財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)和企業(yè)的整體成功。
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確保他們知道公司的時(shí)間跟蹤系統(tǒng)是如何工作的。如果他們手動(dòng)跟蹤工時(shí)，請(qǐng)確保他們?cè)诜奖愕奈恢脫碛兴璧囊磺小樗麄兲峁┯嘘P(guān)如何正確記錄工時(shí)和最佳提問方式的明確指南。
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如果他們使用移動(dòng)應(yīng)用程序或他們的計(jì)算機(jī)，請(qǐng)確保他們知道如何登錄和導(dǎo)航所述系統(tǒng)。他們應(yīng)該知道在哪里可以記錄他們的時(shí)間以及如何在需要時(shí)重置密碼。
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2. 確保他們充分了解你的期望
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盡早設(shè)定期望并在必要時(shí)經(jīng)常重復(fù)——不要給他們不正確跟蹤工時(shí)的借口。了解他們預(yù)計(jì)工作的時(shí)間。如果他們有預(yù)定的休息時(shí)間，要明確他們應(yīng)該如何跟蹤這些時(shí)間，如果你允許提前或推遲打卡，也要讓他們了解這些。
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加班費(fèi)用迅速增加，給財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)帶來很多不必要的壓力。如果允許加班，確保每個(gè)人都在同一起跑線上，并確保他們了解跟蹤加班的正確方法。

3.創(chuàng)建流程來捕捉常見錯(cuò)誤

確保每張工時(shí)表都經(jīng)過審核批準(zhǔn)，以捕捉任何未經(jīng)授權(quán)的時(shí)間。如果不這樣做，可能會(huì)很快增加時(shí)間表上的工時(shí)，并導(dǎo)致多付員工工資。

使用軟件還可以提供額外的安全協(xié)議層，并有助于發(fā)現(xiàn)常見錯(cuò)誤。它通過提醒和標(biāo)記錯(cuò)誤或不一致極大地減少了人為因素。

當(dāng)有正式的登錄流程時(shí)，員工自己進(jìn)行欺詐的可能性較小，外人也不太可能接觸到您的時(shí)間表。這對(duì)每個(gè)人都是雙贏的。
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4. 讓你的員工成為一道防線
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由于你已就正確的時(shí)間跟蹤對(duì)員工進(jìn)行了培訓(xùn)，因此可以依賴他們對(duì)工時(shí)表的準(zhǔn)確性保持警惕。向每個(gè)人的日歷添加日歷邀請(qǐng)，提醒他們檢查工時(shí)表的準(zhǔn)確性。這樣，工資單就可以減少錯(cuò)誤。
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制定一個(gè)正式流程，員工在發(fā)現(xiàn)工時(shí)表與財(cái)務(wù)結(jié)算差異時(shí)可以使用該流程。他們應(yīng)該知道聯(lián)系誰以及聯(lián)系他們的最佳方式。
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5.利用軟件自動(dòng)跟蹤工時(shí)表
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手動(dòng)工時(shí)表通常是人工處理的，不太符合要求。要真正減少錯(cuò)誤，最好是通過工時(shí)管理軟件實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。
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8Manage 工時(shí)表系統(tǒng)不是簡(jiǎn)單的上下班打卡系統(tǒng)，它能幫助你清晰準(zhǔn)確地跟蹤不同區(qū)域，不同部門的成千上萬員工的工作時(shí)間，包括項(xiàng)目及非項(xiàng)目活動(dòng)，有效地提高員工的工作效率，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。
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● 實(shí)時(shí)跟蹤不同類型的工時(shí)
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一般的工時(shí)表工具獨(dú)立使用或與項(xiàng)目管理工具結(jié)合使用。而8Manage 工時(shí)表既能獨(dú)立使用，又能與項(xiàng)目管理工具結(jié)合使用，還能結(jié)合不同類型的工作或假期，包括項(xiàng)目或項(xiàng)目辦公室活動(dòng)、營銷活動(dòng)、銷售工作、采購工作、臨時(shí)任務(wù)、帶薪假期等。
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● 實(shí)時(shí)匯總花費(fèi)在不同項(xiàng)目/產(chǎn)品/客戶/供應(yīng)商的時(shí)間和成本
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8Manage 工時(shí)表除了幫你從工時(shí)信息實(shí)時(shí)追蹤到活動(dòng)，再追蹤到相關(guān)項(xiàng)目/產(chǎn)品/客戶/供應(yīng)商外，還能替你按項(xiàng)目/客戶/產(chǎn)品/供應(yīng)商/活動(dòng) 實(shí)時(shí)匯總工時(shí)。
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這不僅能讓你了解員工怎樣花費(fèi)上班時(shí)間，還能讓你了解到企業(yè)花費(fèi)在每個(gè)項(xiàng)目/產(chǎn)品 /客戶/供應(yīng)商的時(shí)間和成本。
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● 幫助企業(yè)有效使用資源并形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)
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資源分配：了解每個(gè)員工計(jì)劃從事的項(xiàng)目和任務(wù)以及何時(shí)工作
工作負(fù)載儀表盤：了解哪些項(xiàng)目正在進(jìn)行以及誰過度分配
預(yù)算小時(shí)時(shí)間表：深入了解每個(gè)員工的能力和可用性
實(shí)時(shí)員工可用性：查看每個(gè)員工在任務(wù)日期范圍內(nèi)的可用小時(shí)數(shù)
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借助?8Manage 工時(shí)表，你可以始終擁有做出正確業(yè)務(wù)決策所需的全面知識(shí)和深刻洞察力。
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準(zhǔn)確的工時(shí)管理對(duì)于經(jīng)營盈利業(yè)務(wù)至關(guān)重要。它幫助企業(yè)監(jiān)測(cè)員工的生產(chǎn)力，并確定員工可能懈怠的領(lǐng)域，這樣也幫助企業(yè)更有效地預(yù)算他們的時(shí)間和資源，最終使企業(yè)創(chuàng)造一個(gè)更加高效和有效的工作場(chǎng)所。