一、適用于專業(yè)服務的管理軟件

01 專業(yè)服務的管理軟件類型

預計到2022年，全球專業(yè)服務市場將增長到8.08萬億美元。即使是現(xiàn)在，這些組織也依靠軟件解決方案來使他們更有效率、更有利可圖，并對客戶更有吸引力。

談到專業(yè)服務，資源規(guī)劃、客戶管理和計費等流程的復雜性說明了對強大的專業(yè)服務軟件的需求。

企業(yè)需要跟蹤和優(yōu)化員工的利用率，并通過自動化來簡化流程。一個能解決這些業(yè)務需求的一體化解決方案可以使公司更有生產(chǎn)力和盈利能力。

02 專業(yè)服務的管理軟件有哪些不同類型？

專業(yè)服務軟件不是一個 “一刀切 “的解決方案，各行業(yè)不同規(guī)模的公司將有不同的業(yè)務需求需要解決。這就是為什么一些管理軟件解決方案會專注于商業(yè)智能和銷售功能，而其他軟件會專注于時間跟蹤和資源管理等功能。

一些類型的管理軟件及其主要功能包括：

（1）ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）

供應鏈管理

商業(yè)智能

銷售管理

（2）PSA (專業(yè)服務自動化)

時間和費用跟蹤

資源管理

項目管理

（3）CWM（協(xié)作式工作管理）

文件儲存和管理

資源管理

任務管理

二、PSA軟件

01 PSA軟件是什么

對于專業(yè)服務機構來說，按時和按預算交付項目是一項任務。要做到這一點，就必須采用自動化軟件，以提高可視性、消除低效率，并從頭到尾跟蹤進度，這就是PSA（專業(yè)服務自動化）軟件可以幫助的地方。

PSA軟件的一些重要功能包括時間跟蹤、項目報告和分析，以及資源管理。

雖然許多團隊仍然使用電子表格和共享文件來跟蹤某些任務的進展，但靈活的PSA軟件是一個更好的選擇。手動更新電子表格，在不同的軟件解決方案之間切換，以及在重復性任務上花時間，都是在浪費時間。

02 PSA軟件是用來做什么的？

PSA軟件旨在簡化專業(yè)服務團隊的流程，使他們能夠專注于更重要的任務。一份2018年Clio法律趨勢報告發(fā)現(xiàn)，律師的平均利用率為30%。這意味著在每周40小時的工作中，每天有2.4個小時用于計費工作。根據(jù)該報告，他們其余的時間都花在了”記錄和總結時間條目”、”在軟件之間傳輸信息”和”組織物理和電子工作空間”等活動上。

將”總結時間條目”等簡單的行政任務自動化，可以確保工作人員有足夠的精力專注于面向客戶的活動。Wrike的2019年”專業(yè)服務工作基準”報告顯示，22%的受訪者認為，如果計費等行政任務實現(xiàn)自動化，他們每周可以多做50%的工作。

三、ERP軟件

01 ERP軟件

ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）軟件可以幫助企業(yè)管理其業(yè)務運營的許多移動部分。通常情況下，企業(yè)需要一個端到端的解決方案，以解決其財務、運營和資源管理的要求。

ERP軟件集供應鏈管理工具、客戶關系管理工具、會計和賬單工具、銷售工具和商業(yè)智能工具于一身。

ERP軟件是很有益的，因為它整合了專業(yè)服務組織內最重要的活動。Softwarepath的一份2019年報告顯示，34.4%的服務組織使用了ERP系統(tǒng)，理由是需要”管理大量勞動力以適應所需的商品或服務”。

但這是有代價的，ERP軟件很昂貴，使得它成為小型和成長型企業(yè)的一個遙不可及的解決方案。根據(jù)ERPfocus的數(shù)據(jù)，小型、中型和大型企業(yè)實施ERP系統(tǒng)，每個用戶的成本可能在7143-8542美元之間。

02 有哪些不同類型的ERP

內置式和云端式是ERP系統(tǒng)的主要類型。就像它的名字一樣，內部解決方案是基于本地的，通常是在物理辦公室，由內部IT直接控制，而基于云的ERP軟件是存儲在云端。

軟件咨詢公司強調了ERP類型在定價上的差異?；谠朴嬎愕腅RP軟件通常是按月定價，而內部部署通常是按一次性永久許可定價，大大增加了其初始投資成本。

如前所述，ERP軟件的成本可能是一個重要的障礙，這使得它更適合于有財力投資一個強大而昂貴的端到端業(yè)務流程管理系統(tǒng)的組織。

四、資源管理軟件

對于專業(yè)服務機構來說，良好的資源管理是項目成功的核心，優(yōu)化這一過程需要大量的自上而下的透明度與可視化。資源管理工具在明確工作量、角色和責任以及可用性方面至關重要。

如果沒有一個好的資源管理軟件解決方案，本應該高效和簡單管理的項目活動會變得費時且容易出現(xiàn)人為錯誤。

01 資源管理的挑戰(zhàn)是什么？

當涉及到資源管理時，透明度和可視化程度低是一個實質性的挑戰(zhàn)。當不清楚哪些資源可用于當前和未來的項目時，像能力規(guī)劃和需求管理這樣的過程就會變得成倍的困難。

如果沒有戰(zhàn)略性的、有意識的資源管理，員工就可能過量工作，導致倦怠。

當工作在短時間內到達時，管理資源會變得更加復雜。在Wrike的2018年創(chuàng)意團隊狀況報告中，35%的受訪者表示他們每周至少收到一次臨時請求，還有22%的受訪者表示他們每周收到數(shù)次此類請求。雖然不理想，但這往往是不可避免的。資源經(jīng)理面臨的一個挑戰(zhàn)是確保高效的接收流程。

02 資源管理工具如何幫助專業(yè)服務團隊？

一個有效的資源管理工具將解決前面提到的痛點，同時在團隊工作流程中建立透明度和問責制。通過資源管理工具，專業(yè)服務團隊可以：

（1）通過毫不費力地重新安排任務的優(yōu)先次序來承擔更多的客戶工作

項目經(jīng)理可以輕松地重新安排行政或非客戶工作的優(yōu)先次序，以騰出更多時間用于可收費的客戶工作。被指派人得到實時更新，使他們了解其工作量的任何變化。

（2）平衡工作負荷，減少工作時間

不可避免的是，一些團隊成員的工作太多，而其他成員的工作太少。項目經(jīng)理可以通過減輕員工過重的負擔，評估哪些團隊成員有足夠的帶寬來承擔更多的職責，從而在資源管理方面具有戰(zhàn)略性。

（3）提高角色和責任的明確性

當參與項目的人不確定他們的角色和責任時，項目的輪子會很快脫落。

（4）識別技能或資源短缺

資源經(jīng)理不只是在看現(xiàn)在可用的資源。項目管理中的能力規(guī)劃幫助組織評估他們在未來的舉措中需要哪些技能。如果不能深入了解當前的資源可用性，企業(yè)就不能有效地規(guī)劃未來的項目。

項目和投資組合的成功往往取決于正確的資源是否可以用于正確的項目。一個資源管理工具可以幫助企業(yè)做出戰(zhàn)略性的項目、招聘和預算決策，這最終可以幫助企業(yè)發(fā)展。

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