有小伙伴問，跟客戶簽完訂單我們外貿(mào)業(yè)務(wù)員需要注意什么？

別以為簡單，如果你沒有系統(tǒng)的方法論，很容易讓訂單在執(zhí)行過程中出現(xiàn)各種意外，一個(gè)環(huán)節(jié)沒弄好后面產(chǎn)生一連串的事故，或者產(chǎn)品“帶病交付”，影響了客戶對你的信任和公司的專業(yè)形象，影響客戶返單。

有句話是這么說的：訂單簽完，客戶付完款，一切才剛剛開始。

今天我們就來系統(tǒng)地梳理一下跟客戶簽完訂單后我們外貿(mào)業(yè)務(wù)員需要注意哪些東西，以避免好不容易談下來的訂單，在執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，甚至引發(fā)客戶的投訴而丟失客戶。

01

交貨期

首先，跟客戶簽完訂單，收完款的時(shí)候，我們第一步要去做的事情是快速把你的訂單執(zhí)行下去，避免有的業(yè)務(wù)員手上事情特別多，所以就把訂單一直扣在自己手里，沒有傳達(dá)到相關(guān)的部門去執(zhí)行這張訂單，導(dǎo)致客戶的交貨期一直被延遲。如果客戶的訂單是非常著急的訂單的話，我們就要對公司內(nèi)部的訂單執(zhí)行周期要進(jìn)行壓縮。

比如客戶要的是15天的交貨期，你要告訴公司的內(nèi)部，訂單大概是13天或者12天或者10天就要做出來交貨。在內(nèi)部一定要進(jìn)行充分的時(shí)間壓縮，以保障訂單的及時(shí)交付。而對我們客戶，我們要跟客戶說的就不同了，可能我們已經(jīng)答應(yīng)客戶15天，但是我們也要跟客戶說一下，這個(gè)訂單比較急，為避免真的出現(xiàn)什么特殊的意外，所以也希望你稍微給我們留幾天周轉(zhuǎn)的時(shí)間，在客戶那邊盡量爭取足夠長的交貨期。

通過這種內(nèi)部壓縮+外部延長的方式，將訂單交付時(shí)間控制在我們業(yè)務(wù)員可控的范圍內(nèi)。這個(gè)是在我們交貨期的板塊上要特別要注意的。

當(dāng)你的訂單安排下去的時(shí)候，你要逐步、時(shí)不時(shí)地去跟進(jìn)一下它的進(jìn)度到哪一個(gè)地方了。比如物料有沒有來齊，有沒有開始生產(chǎn)了，包括它什么時(shí)候包裝，你大概心里都要有一個(gè)底。只有你持續(xù)去跟進(jìn)你的同事，你的相關(guān)的部門的人員，他們也才能再三地知道這張訂單比較著急，你每跟進(jìn)一次，就為這些同事去敲了一次鐘，就讓他們知道這張訂單的著急性，這個(gè)也是我們針對交貨期要特別要注意的一個(gè)細(xì)節(jié)。

02

關(guān)注客戶的特殊要求

接下來第二個(gè)板塊，當(dāng)我們與客戶簽完訂單了以后，我們要特別去核查和注意客戶在這張訂單里面有沒有什么特殊的要求，比如客戶的這種產(chǎn)品的規(guī)格、產(chǎn)品的參數(shù)還有功能特點(diǎn)上做出來跟我們以往的內(nèi)部的一些標(biāo)準(zhǔn)不太一樣的地方，這個(gè)地方也是我們在生產(chǎn)的過程當(dāng)中最容易出現(xiàn)貨不對板的地方。所以我們要在下單的第一時(shí)間就把客戶的這種特殊要求給它著重強(qiáng)調(diào)出來。你可以在你的生產(chǎn)訂單上加粗或者備注，或者是打印出來。有些公司是內(nèi)部訂單是打印出來去簽字的，在這個(gè)地方像我以往我會用紅筆特別地給它圈出來，去提示同事要特別注意。

這種特殊要求，圈出來特別強(qiáng)調(diào)還不算，我們還要做到一點(diǎn)，就是【重復(fù)】。什么是重復(fù)？

比如你知道這張訂單已經(jīng)排到了工程部門，這個(gè)時(shí)候你要去問工程部門或者讓相關(guān)的同事去幫你跟進(jìn)，你要跟他說，要跟工程部門強(qiáng)調(diào)一下哪個(gè)地方是特別的。再過幾天以后又要看一下他大概到了哪一個(gè)部門。如果是你對接的人員去負(fù)責(zé)的，你要去找對接的人員。如果你是對接相關(guān)的直屬的負(fù)責(zé)的部門，你要直接找直屬部門去強(qiáng)調(diào)特殊的要求。只有這樣子，你的這種特殊訂單出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率才會低。

03

做好產(chǎn)品出貨前的核驗(yàn)

接下來第三個(gè)板塊，我們要注意的是在出貨之前的一個(gè)核驗(yàn)。什么是核驗(yàn)？如果你的跟單或者是助理，或者你自己有時(shí)間的情況下，自己去核對一遍做出來的產(chǎn)品。第一，檢查一下產(chǎn)品參數(shù)有沒有對了？客戶的要求是不是這樣子的？第二，就是彩盒和它的標(biāo)簽有沒有對。第三，標(biāo)簽和款型和產(chǎn)品有沒有匹配。

有的業(yè)務(wù)員可能就會吃過這個(gè)虧，比如標(biāo)簽是對的，里面裝的產(chǎn)品不是同樣的產(chǎn)品，這個(gè)有時(shí)候是會疏漏的。

我們在出庫之前，大型的訂單，大型客戶的單子我會建議大家，我們在發(fā)貨提貨之前，自己親自或者助理或跟單，進(jìn)入到倉庫去隨機(jī)開箱去核驗(yàn)我們的產(chǎn)品。你在隨機(jī)開箱核驗(yàn)的過程當(dāng)中，記得要把產(chǎn)品進(jìn)行全面的拍照記錄，最好是視頻+照片，比如它的標(biāo)簽，內(nèi)盒，外箱全部去拍照，給到我們的客戶拍視頻留底。包括箱嘜也是需要去核查的，比如箱數(shù)對不對？這個(gè)是我們要注意的。你在裝柜或者裝貨提走交接的時(shí)候，這個(gè)時(shí)候要再三地去核算箱數(shù)對不對，件數(shù)對不對。有些時(shí)候客戶收到了以后說短裝了，那么這就是你自己沒有核查的原因。所以我們在簽完訂單之后，這些板塊都是我們要特別注意的。

04

超越同行的客戶服務(wù)

在簽完訂單以后，還有一個(gè)要注意的地方是什么呢？我們來到第二大類，就是客戶的一個(gè)服務(wù)，因?yàn)槲覀儾皇呛炌暧唵?，收完款我們服?wù)就截止了。這個(gè)時(shí)候你的服務(wù)還有哪些呢？

比如你在如果在簽訂單之前，因?yàn)樯婕暗揭恍┍热缍ㄖ菩偷漠a(chǎn)品，或者不規(guī)則的特殊的產(chǎn)品，這個(gè)時(shí)候你的裝箱單可能你還不確定。等到你把產(chǎn)品的規(guī)格等相關(guān)信息拿到手了以后，一定要第一時(shí)間把你的裝箱計(jì)劃，也就是我們的 PL 給它做出來，這樣以后在你出貨的時(shí)候，你才不會急急忙忙去做這種相關(guān)的參數(shù)信息，才不容易出錯(cuò)。

這個(gè)動作也許是你自己做，也許是助理，也許是跟單來做。

如果貨代是客戶自己的貨代，我們自己也要第一時(shí)間把裝箱單給到客戶，他才方便去安排貨運(yùn)。在客戶服務(wù)的層面上，除了裝箱的信息之外，我們還要時(shí)不時(shí)地將訂單的進(jìn)度更新給客戶。比如如果是新客戶，在他的訂單在生產(chǎn)的過程當(dāng)中，我們可以拍點(diǎn)圖片，拍一點(diǎn)產(chǎn)品的相關(guān)的視頻給到客戶，讓客戶放心，他的訂單正在執(zhí)行，正在生產(chǎn)。如果客戶是有特殊要求的客戶，那我們可以在比如物料到的時(shí)候，拍個(gè)照片給到客戶，或者是在生產(chǎn)的過程當(dāng)中，把客戶的這個(gè)特殊的要求去拍個(gè)圖片傳達(dá)給到我們的客戶，客戶他就知道了，他的這種特殊要求在你們公司得到了足夠的重視，客戶他也就能夠感受到你對他的訂單的特別的跟進(jìn)和服務(wù)。

這些都是我們簽完訂單之后要特別注意的一些點(diǎn)。

05

關(guān)于貨款

如果簽完訂單，客戶的錢還沒付清，這個(gè)時(shí)候我一般會建議大家盡量地是先收完款，等到款收齊，而且確認(rèn)已經(jīng)到賬了再去發(fā)貨。不要急，客戶催你的時(shí)候，不要客戶一催你就一心軟一松口，然后貨物就這樣子發(fā)出去了，到時(shí)候款追不回來，還是自己的麻煩，也是公司的麻煩。當(dāng)然如果公司跟客戶簽訂的 OA 或者是DP，這個(gè)是另當(dāng)別論。如果是OA， DP 的情況下，我們該有的一些相關(guān)的資料一定要給他準(zhǔn)備齊全。

以上就是我們今天跟大家聊的外貿(mào)業(yè)務(wù)員簽完訂單之后要注意哪些問題。

總結(jié)起來，就是第一，內(nèi)部確認(rèn)不出錯(cuò)，第二就是客戶服務(wù)要做好，第三就是出貨之前貨款要確認(rèn)清楚。

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