編按：Excel處理數(shù)據(jù)有自己的游戲規(guī)則，尤其是數(shù)據(jù)源表規(guī)矩森嚴(yán)。想Excel運(yùn)行快，操作順，就必須遵守Excel的家規(guī)。在數(shù)據(jù)處理中，那種蔑視規(guī)則的人，忽視規(guī)則的人，注定要碰得頭破血流，因?yàn)镋xcel不！留！情！

在前幾天我們分享了一篇文章，專(zhuān)門(mén)講解了用一維表做數(shù)據(jù)源的重要性，今天繼續(xù)這個(gè)話(huà)題，介紹數(shù)據(jù)源的規(guī)范。

Excel對(duì)數(shù)據(jù)處理有一套自己的規(guī)則，只有按照它的規(guī)則去做，我們后續(xù)才能輕松地完成各種統(tǒng)計(jì)匯總數(shù)據(jù)處理。下面以一個(gè)不規(guī)范的原始數(shù)據(jù)表格為例，介紹Excel的家規(guī)。希望大家能夠引以為戒，最大程度的規(guī)范數(shù)據(jù)，提高效率。

這是某單位的銷(xiāo)售記錄表：

這種記錄表大家一定不陌生，或者你自己就是這樣做記錄的。這種記錄表的確是一維表，而且還挺美觀。但是這個(gè)記錄表有多處違反Excel數(shù)據(jù)源表家規(guī)，數(shù)據(jù)后續(xù)處理麻煩不斷。你發(fā)現(xiàn)有哪些地方不符合家規(guī)了嗎？

第1項(xiàng)錯(cuò)誤：出現(xiàn)表格標(biāo)題（名稱(chēng)）

Excel家規(guī)第3條：不要表格標(biāo)題（名稱(chēng)）

作為數(shù)據(jù)源的記錄表，表格內(nèi)部不需要表格標(biāo)題（名稱(chēng)）。本例有表格標(biāo)題“衛(wèi)龍商貿(mào)銷(xiāo)售記錄表”，違反了家規(guī)第2條。其實(shí)表格標(biāo)題完全沒(méi)有必要放在表中，如果只是為了說(shuō)明數(shù)據(jù)涉及的內(nèi)容，可以在文件名稱(chēng)或者sheet名稱(chēng)中去說(shuō)明。

與家規(guī)3“外貌”類(lèi)似實(shí)質(zhì)不同的第2條家規(guī)是：?jiǎn)涡斜眍^。

單行表頭就是數(shù)據(jù)源記錄表的表頭只能是一行，不能多行。這一條與家規(guī)第1條“必須是一維表”密切相關(guān)。往往多行表頭的表格都不是一維表。多行表頭更常見(jiàn)的是工資表、考勤表等等，例如這種：

表格的第一行和第二行都是表頭信息。這類(lèi)報(bào)表在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表之前需要將多行表頭合并為一行。當(dāng)然上面的考勤表不僅僅是多行表頭，它還違反了一維表家規(guī)。

第2項(xiàng)錯(cuò)誤：數(shù)據(jù)格式不一致

Excel家規(guī)第4條：同列單元格格式一致（表頭除外）

當(dāng)前表格中日期的記錄方式很隨意：

同一列數(shù)據(jù)格式不同通常是由于不同的人進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)完全根據(jù)個(gè)人習(xí)慣操作所致。如果已經(jīng)有了大量的不規(guī)范日期，也不需要重新去修改，可以通過(guò)分列進(jìn)行規(guī)范：

選中A3:A12進(jìn)行分列，分隔符號(hào)設(shè)置為“Tab鍵”，列數(shù)據(jù)格式選擇“日期”。

細(xì)心的朋友可能注意到了，我們?cè)诜至械臅r(shí)候是選擇的單元格區(qū)域，而沒(méi)有選擇整列，如果數(shù)據(jù)行數(shù)比較多的話(huà)，選取也是比較麻煩的。

為什么不直接選擇整列去分列呢？我們可以選擇整列試試看會(huì)發(fā)生什么：

相信大家都明白了，就是第一行標(biāo)題中的合并單元格造成了麻煩。如果沒(méi)有這一行的話(huà)，選擇整列完全沒(méi)問(wèn)題。

第3項(xiàng)錯(cuò)誤：數(shù)字帶單位

Excel家規(guī)第5條：數(shù)字不帶單位

很多朋友習(xí)慣在數(shù)字中帶上單位，例如300元，20天，10個(gè)等等，其實(shí)這種習(xí)慣不但為自己增加了工作量，而且對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也帶來(lái)了麻煩。譬如下面，我們進(jìn)行求和操作就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題：

可能會(huì)有人告訴你一個(gè)公式，對(duì)帶單位的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和：

=SUMPRODUCT(--MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))

注：這是一個(gè)SUMPRODUCT函數(shù)套路公式，利用兩個(gè)負(fù)號(hào)，把(MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))變成了乘積運(yùn)算，它實(shí)質(zhì)等于SUMPRODUCT(1*MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))。關(guān)于?SUMPRODUCT函數(shù)的用法，請(qǐng)查看部落窩教育相關(guān)教程。

那也不能每次為了求和的問(wèn)題就到處找人幫忙吧，正確的做法是數(shù)字與單位分兩列存放：

但有時(shí)候老板非要讓你把單位和數(shù)字寫(xiě)在一起，怎么辦？可以用障眼法?。?/p>

看明白了吧，就是利用自定義格式添加單位，注意單位要放在英文狀態(tài)下的引號(hào)中間。

第4項(xiàng)錯(cuò)誤：單元格合并

Excel家規(guī)第6條：不能合并單元格

合并單元格會(huì)帶來(lái)很多麻煩。譬如：

因?yàn)楹喜卧瘢Y選的數(shù)據(jù)不全，而且不能排序。更糟糕的是，這種數(shù)據(jù)源在使用數(shù)據(jù)透視表工具時(shí)錯(cuò)誤百出：

很多數(shù)據(jù)被計(jì)入了空白項(xiàng)，由此可見(jiàn)合并單元格的破壞性了。合并單元格雖然在視覺(jué)效果上有優(yōu)勢(shì)，但是完全打亂了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，統(tǒng)計(jì)時(shí)就會(huì)有各種各樣的問(wèn)題。

那么如何來(lái)處理這些合并單元格呢？也不難！

操作步驟大致是這幾步：選擇范圍后取消合并單元格，然后按F5或者CTRL+G組合鍵打開(kāi)定位功能，定位空值，確定后先按一次=鍵，再按一下方向鍵↑，不要點(diǎn)擊任何地方，接著按Ctrl+Enter鍵。最后復(fù)制這部分?jǐn)?shù)據(jù)選擇性粘貼為數(shù)值。具體過(guò)程看動(dòng)畫(huà)演示：

經(jīng)過(guò)這樣處理后，排序篩選統(tǒng)統(tǒng)不受影響，將數(shù)據(jù)透視表刷新一下，結(jié)果也正確了：

與家規(guī)6相似的家規(guī)7：不用合計(jì)行。不要在數(shù)據(jù)源表中邊記錄數(shù)據(jù)邊進(jìn)行匯總。

可見(jiàn)很多問(wèn)題并不是技術(shù)不好造成的，而是壞習(xí)慣造成的。相比技術(shù)學(xué)習(xí)，更重要的是養(yǎng)成好習(xí)慣。下面把Excel數(shù)據(jù)源表家規(guī)集中列出：

家規(guī)1：必須是一維表

家規(guī)2：單行表頭

家規(guī)3：不要表格標(biāo)題

家規(guī)4：同列單元格格式一致

家規(guī)5：數(shù)字不帶單位

家規(guī)6：不能合并單元格

家規(guī)7：不用合計(jì)行

以上就是今天分享的內(nèi)容，覺(jué)得有用就告訴更多人吧。

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