項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵步驟，如果跳過(guò)這一步，項(xiàng)目還未啟動(dòng)就已岌岌可危。
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什么是項(xiàng)目計(jì)劃？
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項(xiàng)目計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)或成果的詳細(xì)路線(xiàn)圖。它是一份全面的文件，回答了 "誰(shuí)"、"什么"、"為什么"、"如何 "和 "何時(shí) "等問(wèn)題，指導(dǎo)項(xiàng)目的執(zhí)行。

在開(kāi)始一個(gè)新項(xiàng)目之前，每位經(jīng)理都需要了解以下內(nèi)容：
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● 目標(biāo)： 概述收益和目的，說(shuō)明為什么要完成該項(xiàng)目。
● 要做什么（范圍）： 這是任務(wù)和活動(dòng)清單，概述為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)需要做的事情。
● 什么時(shí)候做（時(shí)間表）： 提供了時(shí)間表，告訴你何時(shí)開(kāi)始和完成項(xiàng)目的每個(gè)部分。
● 誰(shuí)來(lái)做什么（任務(wù)和資源）： 這決定了誰(shuí)負(fù)責(zé)每項(xiàng)任務(wù)，以及為每項(xiàng)活動(dòng)分配了多少時(shí)間、資金或其他資源。
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項(xiàng)目計(jì)劃為確定項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、時(shí)間表和資源提供了一種結(jié)構(gòu)化的方法，有效幫助項(xiàng)目經(jīng)理構(gòu)思和控制項(xiàng)目。
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如何通過(guò) 6 個(gè)步驟編寫(xiě)項(xiàng)目計(jì)劃
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項(xiàng)目計(jì)劃過(guò)程可以分為六個(gè)步驟：
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第 1 步：確定并會(huì)見(jiàn)利益相關(guān)者
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利益相關(guān)者是指受項(xiàng)目計(jì)劃結(jié)果影響的人，包括客戶(hù)和最終用戶(hù)。確保識(shí)別所有利益相關(guān)者，并在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)牢記他們的利益。
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與項(xiàng)目發(fā)起人和主要利益相關(guān)者會(huì)面，討論他們的需求和項(xiàng)目期望，并確定范圍基線(xiàn)、預(yù)算和時(shí)間表。接著，創(chuàng)建一份范圍聲明文件，以最終確定并記錄項(xiàng)目范圍細(xì)節(jié)，讓每個(gè)人都達(dá)成共識(shí)，減少代價(jià)高昂的溝通失誤。在這一階段，成本控制尤其重要。
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以下是你應(yīng)該與利益相關(guān)者一起討論的問(wèn)題：
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● 如何編寫(xiě)與公司目標(biāo)一致的項(xiàng)目計(jì)劃？
● 利益相關(guān)者的期望是什么？
● 如何衡量成功與否？
● 有哪些資源？
● 該項(xiàng)目預(yù)計(jì)會(huì)產(chǎn)生哪些資產(chǎn)或交付成果？
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第 2 步：制定目標(biāo)并確定優(yōu)先次序
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列出利益相關(guān)者的需求清單后，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)先排序，并制定具體的項(xiàng)目目標(biāo)。
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確定優(yōu)先級(jí)時(shí)應(yīng)考慮以下因素：對(duì)項(xiàng)目成功的潛在影響、需求的緊迫性、可用資源以及與需求相關(guān)的任何依賴(lài)性或風(fēng)險(xiǎn)。
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對(duì)利益相關(guān)者的需求進(jìn)行優(yōu)先排序后，就可以制定具體的項(xiàng)目目標(biāo)。每個(gè)目標(biāo)都應(yīng)定義明確，并至少與一個(gè)利益相關(guān)者的需求相一致。
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接下來(lái)，將這些目標(biāo)及其所針對(duì)的利益相關(guān)者需求納入項(xiàng)目計(jì)劃。這樣可以確保將目標(biāo)傳達(dá)給所有團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者。這也使它們易于共享，從而提高整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的透明度和一致性。
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第 3 步：確定交付成果
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你期望產(chǎn)生哪些具體成果？確定實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所需的交付成果和項(xiàng)目規(guī)劃步驟。
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接下來(lái)，估算項(xiàng)目計(jì)劃中每個(gè)可交付成果的到期日期。為重要的截止日期和交付成果設(shè)定明確的里程碑。工作開(kāi)始后，你就可以跟蹤進(jìn)度，確保按時(shí)完成任務(wù)，讓利益相關(guān)者滿(mǎn)意。
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第 4 步：創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度表
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查看每項(xiàng)交付成果，確定完成每項(xiàng)交付成果必須完成的一系列任務(wù)。針對(duì)每項(xiàng)任務(wù)，確定所需的時(shí)間、必要的資源以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)執(zhí)行。
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你可以使用 RACI 圖表為每項(xiàng)任務(wù)分配角色和責(zé)任，并傳達(dá)誰(shuí)應(yīng)該做什么，以確保項(xiàng)目取得成功。
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在增加每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的工作量之前，要考慮到他們的帶寬。有些團(tuán)隊(duì)成員可能同時(shí)為多個(gè)團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目工作，如果項(xiàng)目不一致，工作量可能會(huì)變得過(guò)大，導(dǎo)致延誤和效率低下。
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第 5 步：確定問(wèn)題并完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
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沒(méi)有一個(gè)項(xiàng)目是沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)的。你是否預(yù)先知道影響項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程的問(wèn)題，比如團(tuán)隊(duì)關(guān)鍵成員即將休假、哪些不可預(yù)見(jiàn)的情況可能會(huì)造成一些意外。
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制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，應(yīng)了解如何管理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并考慮應(yīng)采取哪些措施來(lái)防止某些風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生或限制其負(fù)面影響。進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略，做好準(zhǔn)備。
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第 6 步：向利益相關(guān)者介紹項(xiàng)目計(jì)劃
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解釋你的計(jì)劃如何滿(mǎn)足利益相關(guān)者的期望，并提出解決任何沖突的方案。
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接下來(lái)，你需要確定角色： 誰(shuí)需要查看哪些報(bào)告以及查看的頻率？哪些決策需要批準(zhǔn)，由誰(shuí)批準(zhǔn)？
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讓所有利益相關(guān)者都能清晰地了解項(xiàng)目計(jì)劃，這樣他們就不必為了簡(jiǎn)單的更新而追著你跑了。將所有項(xiàng)目計(jì)劃數(shù)據(jù)存放在一個(gè)位置（如8Manage PM項(xiàng)目管理軟件），就能輕松跟蹤進(jìn)度、共享更新和進(jìn)行編輯。
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最后是明確溝通。確保利益相關(guān)者清楚地了解對(duì)他們的期望以及他們需要采取的行動(dòng)。對(duì)你來(lái)說(shuō)是顯而易見(jiàn)的事情，并不意味著對(duì)他們來(lái)說(shuō)也是如此。
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8Manage PM 如何幫助你制定項(xiàng)目計(jì)劃？
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項(xiàng)目規(guī)劃是執(zhí)行成功項(xiàng)目的第一步。但這不是一個(gè)小步驟——這是一個(gè)巨大的飛躍，需要項(xiàng)目管理軟件的幫助。
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端到端自動(dòng)化的8Manage PM 可以幫助你簡(jiǎn)化流程、管理團(tuán)隊(duì)任務(wù)并立即開(kāi)始項(xiàng)目執(zhí)行，所有這些都在同一平臺(tái)上進(jìn)行。為了使創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃變得更加容易，8Manage系統(tǒng)還有項(xiàng)目計(jì)劃模板，可以幫助你將項(xiàng)目分解為可管理的部分，并在執(zhí)行時(shí)跟蹤進(jìn)度。
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8Manage PM為你提供以下項(xiàng)目計(jì)劃工作流程：
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● 將整個(gè)項(xiàng)目分解成更小的、可操作的活動(dòng)
● 為每項(xiàng)活動(dòng)設(shè)置開(kāi)始日期和結(jié)束日期
● 跟蹤變更，并在某項(xiàng)活動(dòng)延遲時(shí)自動(dòng)安排依賴(lài)
● 創(chuàng)建里程碑，指定負(fù)責(zé)人
● 根據(jù)技能、位置和可用性查找及分配資源
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項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行實(shí)時(shí)同步是8Manage PM 最大特點(diǎn)，項(xiàng)目所有信息都會(huì)被實(shí)時(shí)記錄和分析。系統(tǒng)以WBS架構(gòu)帶動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行的全局掌控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源、績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)、變更等方面的有效跟進(jìn)，大大提升項(xiàng)目成功交付的幾率。