論述題
1. ?秘書的涵義是什么？秘書的類別和層次是什么？ ?
答： 秘書： 掌管文書并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人員。
????類別： 1 ）機關秘書 2 ）企業(yè)秘書 3 ）私人秘書 4 ）商業(yè)秘書 5 ）涉外秘書
????層次： 1 ）高級秘書 2 ）中級秘書 3 ）初級秘書
2. ?秘書工作的主要內容是什么？其主要特點是社么？ ?
答：主要內容： 1 ）文書撰寫 2 ）文書制作 3 ）文書處理 4 ）檔案管理 5 ）會議組織 6 ）調查研究 7 ）信息資料工作 8 ）信仿工作 9 ）接待工作 10 ）協(xié)調工作 11 ）督查工作 12 ）日程安排 13 ）日常事務 14 ）辦公室管理 15 ）其他臨時交辦事項
??特點： 1 ）輔助性 2 ）綜合性 3 ）機密性 4 ）服務性
3 ．什么是秘書學？秘書學主要研究哪些內容？
答：秘書學 是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科，是一門綜合性，應用性的科學。
??秘書學研究內容： （ 1 ）研究我國秘書工作的現狀，了解內容、性質與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；（ 2 ）研究中央秘書機關對秘書工作的指示、規(guī)范與要求；（ 3 ）研究我國古代秘書工作和外國秘書工作經驗，批判地繼承古代秘書工作遣產，借鑒與吸收外國秘書工作的有益成分。（ 4 ）研究秘書人員應有的知識、能力、修養(yǎng)、素質及職業(yè)道德，了解秘書的任職資格與要求；（ 5 ）研究秘書學與相關學科的關系，以促使秘書學的豐富與發(fā)展。
4 ．秘書工作機構設置原則是什么？秘書工作機構的性質是什么？
答：設置原則： 一是精簡原則；二是縱向層次量少；三是橫向幅度可適當加大。
??性質： 1 ）機密性 2 ）輔助性 3 ）綜合性 4 ）服務性
5 ．秘書工作機構是的職能是什么？秘書工作機構的原則是什么？
答：職能： 1 ）助手職能 2 ）參謀職能 3 ）樞紐職能 4 ）協(xié)調職能 5 ）保密職能 6 ）公關職能
??工作原則： 1 ）明確職責、權限、目標、任務 2 ）制定秘書工作的各項制度和標準 3 ）分清主次，有條不紊 4 ）科學地安排工作程序 5 ）準確細致，切實無誤 6 ）迅速果斷，講求時效 7 ）忠到職守，安于職分 8 ）加強教育、管理，不斷提高素質、能力
6 ．秘書班子怎樣才能做到群體優(yōu)化？
答： 秘書群體的科學組合應遵從 “ 異質結合 ” 的原則，即由不同的專長，學歷、能力、年齡、以及性格、性別的人員組合。群體優(yōu)化的第二個條件是合理分工，密切合作。分工的原則是職才相適，要使職得其人，人盡其才。
7 ．秘書部門管理包括哪些內容？
答： 1 ）機構與部門職責 2 ）崗位責任制 3 ）工作程序和工作方法 4 ）信息系統(tǒng) 5 ）辦公自動化
8 ．秘書應具備哪些能力？
答： 1 ）寫作能力 2 ）口頭表達能力 3 ）聽知能力 4 ）閱讀概括能力 5 ）社交活動能力 6 ）協(xié)調能力 7 ）觀察分析能力 8 ）應變能力 9 ）使用先進辦公器械的能力 10 ）預測能力
9 ．秘書應當具有哪些職業(yè)道德？

答： 1 ）忠于職守 2 ）嚴守機密 3 ）恪守信用 4 ）文明禮貌 5 ）廉法奉公
10 ．秘書處理人際關系一般準則有哪些？
答： 1 ）尊重 ?2 ）禮貌 ?3 ）樂于助人 ?4 ）贊美他人 ?5 ）寬容與體諒 ?6 ）公允

論述題（第五章至第六章）
1. ?秘書人員的辦公室管理有哪些方面？ ?
答： 廣義的辦公室管理既包括辦公室環(huán)境與物業(yè)的管理，又包括辦公人員的行為管理。
2. ?秘書人員的接待工作應當遵循哪些原則？秘書人員應當怎樣做好日程安排工作？ ?
答：原則： 1 ）文明禮貌 ?2 ）負責 ?3 ）與人方便 ?4 ）講求時效 ?5 ）按制度辦事 ?6 ）遵守紀律
??安排工作： 1 ）服從于組織的總目標和整體計劃 ?2 ）區(qū)分輕重緩急 ?3 ）隨時補充、調整 ?4 ）提示和督促 ?5 ）酌留彈性、勞逸結合
3. ?督查工作應遵循哪些原則和程序？ ?
答：原則： 1 ）領導負責 ?2 ）分級負責 ?3 ）實事求是 ?4 ）不直接辦案 ?5 ）講求時效
??程序： 1 ）查辦立項 ?2 ）查辦通知 ?3 ）催辦 ?4 ）直接調查 ?5 ）商討處理 ?6 ）結案反饋 ?7 ）立卷歸檔
4. ?秘書保密工作主要有哪些方面？有什么意義？保密工作的方針是什么？ ?

答：方面： （ 1 ）文件保密 ??（ 2 ）會議保密 ??（ 3 ）通迅保密 ??（ 4 ）電腦保密 ??（ 5 ）涉外保密
??意義： （ 1 ）在政治上，保障國家安全 ??（ 2 ）在軍事上，確保戰(zhàn)爭勝利 ??（ 3 ）在經濟上，是保障國家利益，取得競爭勝利的重要條件
??方針： （ 1 ）積極參與防范 ??（ 2 ）突出重點 ??（ 3 ）既確保國家機密，又便利各項工作。
5. ?秘書應怎樣管理并使用公章和介紹信？ ?
答：公章的保管： 公章由單位主管指定專人（一般為秘書）保管并使用。公章應放置在機要室或辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內，鑰匙不可掛在抽屜或保險箱上 , 應由保管人隨身攜帶，也不可委托他人代管。
??公章的使用： 蓋用單位公章，必須由單位主要負責人或主要負責人授權的專人審核簽名批準，并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等用項詳細登記。
??介紹信的保管： 正式介紹信通常為專門印制并有編號，如聯系一般事務也有以單位信箋代替者。介紹信一般和公章由同一人保管并使用，與公章須同等重視，不可缺頁或丟失。
??介紹信的使用： 凡領用介紹者須主管批準，秘書不得擅自開具發(fā)放。開具介紹信時應由秘書自己填寫領用人姓名、身份，去往何單位、聯系保業(yè)務、領用日期、有效期限等項，正本和存根必須一致。與落款處及騎縫線上應加蓋兩次公章。秘書不得委托他人或讓領用人自己填寫蓋章，尤其不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領用人 , 否則 , 出了事故秘書要負責任。
6. ?秘書為什么要做好值班工作？ ?
答： 一般的政府機關、企事業(yè)單位的行政部門都是實行 8 小時工作制。白天工作，夜間休息。我國還實行每周雙休日制。這樣，一年 365 天，有 52 個星期六、日，再加上 10 天法定假日，共有 116 天是非工作日?？墒墙煌ā⑸a、醫(yī)療、安全等部門都是每日 24 小時連續(xù)工作的，何況業(yè)務聯系、人來人往、信息傳遞、自然變化也不可能都限制在工作時日之內，尤其是國際交往、世界性業(yè)務還涉及到不同時區(qū)，這些都需要行政部門采取補充辦法，就有了秘書的值班工作。在節(jié)假日也安排人員值班，以維持機關、單位不停地運轉，各項工作不至于中斷或延誤。
7. ?秘書寫作有哪些特點？其過程是怎樣的？ ?
答：特點： 1 ）代單位立言，非個人意愿
?2 ）集體成果，非個人創(chuàng)作
?3 ）內容真實、實用、客觀、符合政策
?4 ）語言要求流暢、平實、簡潔、規(guī)范
?5 ）講究文體格式
??過程： 1 ）立意 ?2 ）選材 ?3 ）結構 ?4 ）文字表達 ?5 ）修改 ?6 ）審核
8. ?秘書寫作的原則和要求是什么？文書處理的原則和要求是什么？ ?
答：秘書寫作的原則 ： 1 ）符合方針、政策、法令、法規(guī)； 2 ）二是忠于機關制文意圖； 3 ）是堅持實事求是的精神。
??秘書寫作的要求： 1 ）信息量大，措施具體，指示性強
?2 ）內容高度概括，語言表達實用、精確
?3 ）用材精要，語言深入淺出，主題富有個性
?4 ）講究文明禮貌，語言得體，多一點人情味
??文書處理的原則： 文書處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實事 ??求是，按要求和規(guī)定進行的原則。
??文書處理的要求： 1 ）必須準確、周密、確保質量
?2 ）必須及時、迅速、注重時效 ?
?3 ）必須做到安全、可靠，確保國家機密
???4 ）必須加強集中統(tǒng)一管理。
?5 ）必須堅持實事求是，按要求和規(guī)定進行。
?6 ）精簡文件，深入實際，反對官僚主義和文牘主義。
9. ?收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？ ?
答：收文辦理程序： 1 ）簽收、拆封和登記 ?2 ）分辦和傳閱 ?3 ）擬辦與批辦 4 ）承辦、催辦和注辦。 ?
??發(fā)文辦理程序： 1 ）擬稿、審核、與簽發(fā) ?2 ）繕印與校對 ?3 ）用印、登記與封發(fā)
10 ．怎樣進行公文立卷？怎樣進行案卷歸檔？
答：公文立卷的基本方法：

1） ?根據文件的特征組卷，即問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊特征。
2 ） “ 六個特征 ” 在組卷時應靈活運用，即在一個案卷之內結合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學可行的辦法。
3 ）適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限，分為永久保存的、長期保存的（保管期限為 16-50 年）、短期保存的（ 15 年以下）三種形式。
??案卷歸檔： 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案集中保管，稱為 “ 歸檔 ” 。
1. ?歸檔范圍，也即文書立卷的范圍，指機關在工作活動中形成和使用的文件以及其他有關的材料（包括照片、圖表、印模、錄像帶等）。 ?
2. ?歸檔時限。一般應在第二年上半年向檔案部門移交。 ?
3. ?歸檔要求： ?
??應歸檔的文件材料必須齊全、完整；
??文件和電報按其內容的聯系，合并整理、立卷；
??歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區(qū)分保存價值、分類整理、立卷，案卷標題應簡明確切。
??機關檔案室在接收案卷時，應按照時以上要求對案卷檢查驗收。
??移交目錄一式二至三份，一份經簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機關檔案室保存。
　
11. ?會議的要素是什么？會前、會間、會后秘書應當做好哪些工作？ ?
答：會議的要素， 即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。
??會前準備： 1 ）會議計劃和成本預算 ?2 ）文件準備 ?3 ）會場準備 ?4 ）會議議程、程 ??序的似定 ?5 ）會議通知的發(fā)送 ?

會間準備： 1 ）會場的組織與服務 ?2 ）會議信息的收集與編發(fā) ?3 ）會議文件的起革
??會后工作： 1 ）會后事務 ?2 ）會議文書立卷 ?3 ）會議傳達 ?4 ）會議決議的催辦
12. ?試擬一份跨地區(qū)的工作會議通知。 ?
答： 通知的構成：標題、主送機關、正文、落款和日期
13. ?某公司要召開董事會，試擬會議議程和程序表。 ?
答案略
14. ?信訪工作的要素是什么？信訪工作有哪些用作用？ ?
答： 信訪工作由信訪者、信訪受理者、信訪關系、信訪工作四個要素構成。
??信訪工作的作用： （ 1 ）參政議政作用（ 2 ）監(jiān)督控制作用（ 3 ）信息反饋作用（ 4 ）化解矛盾作用（ 5 ）公關形象作用
15. ?信訪訪辦理和信訪處理應遵循怎樣的原則？ ?
答： 1 ）辦理原則，信訪工作的辦理原則是： “ 分級負責，歸口辦理 ”
?2 ）處理原則，信訪的處理原則是 “ 以事實為根據，以黨的政策和國家的法律為準繩，區(qū)別情況，實事求是地進行處理。

16. ?信訪處理的程序和方法是怎樣的？ ?
答：程序： 1 ）受理、登記 ?2 ）立案、呈批 ?3 ）承辦、交辦、轉辦 ?4 ）調查、處理 5 ）催辦、回告 ?6 ）審查、結案 ?7 ）復信、督查 ?8 ）總結、綜合研究工作 ?9 ）立卷
17. ?溝通有哪些類型和方法？ ?
答：溝通的類型： 1 ）單向溝通 ?2 ）雙向溝通 ?3 ）多向溝通
??溝通的方法： 1 ）直接溝通 ?2 ）間接溝通 ?3 ）明示溝通 ?4 ）暗示溝通
18. ?協(xié)調的哪些作用？應當遵循哪些原則？ ?
答：作用： 1 ）緩解矛盾 ?2 ）消除誤會 ?3 ）積極平衡 ?4 ）融洽關系 ?
??原則： 1 ）政策指導原則 ?2 ）公正無私原則 ?3 ）平等、尊重原則 ?4 ）統(tǒng)籌兼顧原則 ?5 ）隨機應變原則
19. ?秘書協(xié)調有哪些主要內容？ ?
答： 1 ）政策協(xié)調 ?2 ）地區(qū)關系協(xié)調 ?3 ）部門關系協(xié)調 ?4 ）工作關系協(xié)調 ?5 ）會議協(xié)調 ?6 ）領導關系協(xié)調 ?7 ）人際關系協(xié)調 ?8 ）股東關系協(xié)調 ?9 ）職工關系協(xié)調 ?
20 ．秘書協(xié)調的主要步驟和方法是怎樣的？
答：主要步驟： 1 ）摸清情況 ?2 ）找出癥結 ?3 ）提擬方案 ?4 ）反復磋商 ?5 ）督促落實 ?6 ）檢查反饋
??方法： 1 ）信息溝通法 ?2 ）宣傳教育法 ?3 ）中介法 ?4 ）在同存異法 ?5 ）冷處理法 ?6 ）避虛就實法 ?7 ）先易后難法 ?8 ）步步為營法 ?9 ）場景變換法 ?10 ）交談法

1 ．秘書學

秘書學是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學，是一門綜合性、應用性的科學。通俗地說秘書學就是研究秘書人員如何做好秘書工作的科學。

2 ．平行

平行文是指互相沒有隸屬關系的單位、機關之間或同級機關之間的一種行文，如“函”，“通知”。

3 ．秘書工作機構

秘書工作機構是行政組織內的綜合辦事機構和參贊性機構。

4 ．協(xié)調

協(xié)調就是通過協(xié)商、溝通、調和、調解、調節(jié)，使產生隔閡、失調、差異及至矛盾的各方消除隔閡、彼此理解、互諒互讓、求同存異，使矛盾得到解決，達到政令統(tǒng)一、目標一致、步調一致、團結一致，從而產生改造社會、創(chuàng)造精神文明和物質財富的巨大力量。

5 ．督查

督查是指秘書協(xié)助領導，把已經布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善。

6 ．保密

保密就是知悉無形秘密或掌握有形秘密的人員保守、保護這些秘密，不向無關人員泄露或失密。

7 ．印信工作

印信工作是指機關、單位公務和介紹信的管理、使用工作。

8 ．文書工作

文書工作是指機關、單位在使用文書，處理日常公務的活動中，圍繞著文書的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。

9 ．信訪工作

信訪工作是指人民群眾以寫信和上訪（包括電話）的方式向黨和政府機關、企事業(yè)單位反映情況、申述困難或冤屈、提出批評或建議、檢舉或控告等，而黨政機關、企事業(yè)單位由專設部門、專職人員或秘書部門、秘書人員予以受理、處理的一系列活動過程。

10 ．溝通

現代意義上的溝通泛指政治、外交、文化和一切思想意識領域內的情況互通、意見交流。從行政管理學和秘書學角度看，溝通主要是指政務和業(yè)務信息的傳遞和交流，乃是行政管理工作和秘書工作必不可少的手段之一。

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簡答題 ?

1 ．秘書應當具有哪些能力？秘書處理人際關系的一般準則有哪些？

（ 1 ）寫作能力（ 2 ）口頭表達能力（ 3 ）聽知能力（ 4 ）閱讀概括能力（ 5 ）社交活動能力（ 6 ）協(xié)調能力（ 7 ）觀察分析能力（ 8 ）應變能力（ 9 ）使用先進辦公器械的能力（ 10 ）預測能力準則

（ 1 ）尊重（ 2 ）禮貌和禮儀（ 3 ）樂于助人（ 4 ）贊美他人（ 5 ）寬容與體諒（ 6 ）公允

2 ．秘書寫作有什么特點？其原則和要求是什么？

（ 1 ）代單位立言，非個人意愿 ??（ 2 ）集體成果，非個人創(chuàng)作（ 3 ）內容真實、使用、客觀、符合政策 ??（ 4 ）語言要求流暢、平實、簡潔、規(guī)范（ 5 ）講究文體格式

原則（ 1 ）符合方針、政策、法令、法規(guī)（ 2 ）忠于機關制文意圖（ 3 ）堅持實事求是的精神

要求（ 1 ）信息量大，措施具體，指示性強（ 2 ）內容高度概括，語言表達實用，精確（ 3 ）用材精要，語言深入淺出，主題富有個性（ 4 ）講究文明禮貌，語言得體，多一點人情味

3 ．會前、會間、會后應做好哪些準備工作？

會前準備（ 1 ）會議計劃和成本預算（ 2 ）文件準備（ 3 ）會場準備（ 4 ）會議議程、程序的擬定（ 5 ）會議通知的發(fā)送

會間工作（ 1 ）會場的組織與服務（ 2 ）會議信息的收集與編發(fā)（ 3 ）會議文件的起草

??會后工作（ 1 ）會場清理（ 2 ）人員離會（ 3 ）會議決算（ 4 ）會議文書立卷（ 5 ）會議傳達（ 6 ）會議催辦

4 ．信訪處理的程序和方法是怎樣的？

（ 1 ）受理、登記（ 2 ）立案、呈批（ 3 ）承辦、交辦、轉辦（ 4 ）調查、處理（ 5 ）催辦、回告（ 6 ）審查、結案（ 7 ）復信、督查（ 8 ）總結、綜合研究（ 9 ）立卷

5 ．秘書協(xié)調有哪些主要內容？其主要步驟和方法是怎樣的？

內容：（ 1 ）政策協(xié)調（ 2 ）地區(qū)關系協(xié)調（ 3 ）部門關系協(xié)調（ 4 ）工作關系協(xié)調（ 5 ）會議協(xié)調（ 6 ）領導關系協(xié)調（ 7 ）人際關系協(xié)調（ 8 ）股東關系協(xié)調（ 9 ）職工關系協(xié)調

步驟：（ 1 ）摸清情況（ 2 ）找出癥結（ 3 ）提擬方案（ 4 ）反復磋商（ 5 ）督促落實（ 6 ）檢查反饋

方法：（ 1 ）信息溝通法（ 2 ）宣傳教育法（ 3 ）中介法（ 4 ）求同存異法（ 5 ）冷處理法（ 6 ）避虛就實法（ 7 ）先易后難法（ 8 ）步步為營法（ 9 ）場景變換法（ 10 ）交談法

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