實(shí)物檔案是指法人、其他組織以及個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。

實(shí)物檔案的歸檔范圍

（1）獎(jiǎng)品類：主要包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)等帶有明顯榮譽(yù)性的物品。

（2）印章類：主要包括失效的木印、石印、塑料印、鋼?。粓A印、方印、菱?。稽h印、政府印、行政印、社團(tuán)印、財(cái)務(wù)印等。

（3）字畫(huà)類：主要包括領(lǐng)導(dǎo)及名人的題詞、簽名及各種類型書(shū)畫(huà)。

（4）贈(zèng)品類：

主要包括單位或個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中互相贈(zèng)送的紀(jì)念性物品、禮品。

（5）其它類：其他有保存價(jià)值的物。

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分類

字畫(huà)、贈(zèng)品數(shù)量較少的單位可不單設(shè)“字畫(huà)”、“贈(zèng)品”類，歸入“其他類”。

• 一般情況：

實(shí)物檔案數(shù)量適中的單位可分為獎(jiǎng)品類（SWj）、印章類（SWy）、字畫(huà)類（SWz）、贈(zèng)品類（SWp）、其他類（SWq），不設(shè)置二級(jí)類日。

• 特殊情況：

若獎(jiǎng)品類實(shí)物數(shù)量較多，可設(shè)置二級(jí)類目，即按物品類型分為獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)牌、錦旗等。印章、字畫(huà)數(shù)量不多可不必再分類，多的可按其制成材料、內(nèi)容細(xì)分。

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劃分保管單位

獎(jiǎng)品、印章、字畫(huà)、贈(zèng)品等實(shí)物以一件實(shí)物作為一個(gè)保管單位進(jìn)行整理。

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排列

一般情況下歸檔的實(shí)物按收到的時(shí)間先后順序排列。

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劃分保管期限

實(shí)物檔案的保管期限分為永久、30年、15年和10年。保管期限的劃分參照國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

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編號(hào)

歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號(hào)，并在不影響實(shí)物原貌的合適位置粘貼標(biāo)簽，填寫(xiě)檔號(hào)。

實(shí)物檔案用“SW”表示，用SWj、SWy、 SWz、SWp、SWq分別表示獎(jiǎng)品、印章、字畫(huà)、贈(zèng)品、其他五個(gè)類型的實(shí)物檔案。

各類中的實(shí)物以件為單元，按收到的先后順序編流水號(hào)。編號(hào)方式為：全宗號(hào)一分類及目錄號(hào)一件號(hào)（29一SWj1一1表示29號(hào)全宗獎(jiǎng)品類實(shí)物檔案1號(hào)目錄的第1件）

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封裝及排架

1、榮譽(yù)類實(shí)物：

a、有實(shí)物檔案室的單位，可將整理好的榮譽(yù)類實(shí)物放置在實(shí)物檔案室的展柜內(nèi)，或掛在開(kāi)闊干凈的墻面上。

b、無(wú)實(shí)物檔案室的單位，可將整理好的榮譽(yù)類實(shí)物與其它門(mén)類檔案分開(kāi)，平置疊放在檔案柜或密集架中保管。

2、印章類實(shí)物：

將整理好的印章放入內(nèi)襯活動(dòng)式隔條的翻蓋印章檔案盒內(nèi)

（不分期限混裝），盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

檔案盒封面樣式檔案盒脊背樣式盒內(nèi)樣式在盒蓋背面上方粘貼備考表及印模單。

備考表樣式印模單樣式將印章檔案盒與其它門(mén)類檔案分開(kāi)，平置疊放在檔案柜或密集架中保管。

3、字畫(huà)類實(shí)物

字畫(huà)經(jīng)裱糊后，以件（幅）為單位將其卷為筒狀，放在特制的柱形盒子中，或用襯紙包住，與其它門(mén)類檔案分開(kāi)，平置疊放在檔案柜或密集架中保管

注：

1、卷著的字畫(huà)隔一段時(shí)間要展開(kāi)或掛出一段時(shí)間，再放入盒子中。

2、為不影響字畫(huà)的美觀，填寫(xiě)檔號(hào)的標(biāo)簽可粘貼在字畫(huà)背面，同時(shí)放置字畫(huà)的柱形盒子上也要粘貼檔號(hào)標(biāo)簽

4、其它類實(shí)物：

參照上述三種類型實(shí)物進(jìn)行封裝及保管

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制作目錄

實(shí)物檔案整理完成后，應(yīng)制作實(shí)物檔案保管單位日錄