工作中接觸的各種數(shù)據(jù)都需要先歸類再查看或統(tǒng)計(jì)，而除了最基礎(chǔ)的排序或篩選外，我們還應(yīng)該學(xué)會(huì)使用Excel找內(nèi)置的分列匯總來提高處理效率。

今天就來跟大家聊聊職場人必備的Excel技巧——分類匯總。

分類匯總就是按類別對數(shù)據(jù)進(jìn)行求和，求平均值，統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)等計(jì)算。Excel中的分類匯總功能操作簡單，更能直觀地反映數(shù)據(jù)信息。

1、創(chuàng)建簡單的分類匯總

在Excel中，默認(rèn)情況下，只能按工作表中的一個(gè)字段進(jìn)行分類匯總。

如：我們要求出各班的語文，數(shù)學(xué)，英語三個(gè)科目的平均分。

第一步:對需要進(jìn)行分類匯總的字段“班級(jí)”進(jìn)行排序。

第二步：在需要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)，單擊任一單元格。

第三步：單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“分級(jí)顯示組”的“分類匯總”按鈕，打開“分類匯總”對話框，

第四步：在“分類字段”，下拉列表中選擇“班級(jí)”，在“匯總方式”下拉列表中選擇“平均值”，在“選定匯總項(xiàng)”列表框勾選語文，數(shù)學(xué)，英語的復(fù)選框。

第五步：單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框。

2.分級(jí)顯示數(shù)據(jù)

如上面動(dòng)圖所示:在建立了分類匯總的工作表中，數(shù)據(jù)是分級(jí)顯示的。利用分級(jí)顯示，可以快速顯示匯總信息。其中第1級(jí)數(shù)據(jù)是匯總項(xiàng)的結(jié)果（所有人的語文，數(shù)學(xué)，英語平均分），第2級(jí)數(shù)據(jù)是班級(jí)分類匯總數(shù)據(jù)組各匯總項(xiàng)的結(jié)果（各個(gè)班級(jí)語文，數(shù)學(xué)，英語的平均分），第3級(jí)數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)清單的原始數(shù)據(jù)。

說明：分級(jí)顯示數(shù)據(jù)也可以通過“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“分級(jí)顯示”組的“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”和“隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)”按鈕實(shí)現(xiàn)。

3.創(chuàng)建多級(jí)分類匯總

在Excel中如果想要按兩個(gè)或兩個(gè)以上的字段進(jìn)行分類匯總，可以創(chuàng)建多級(jí)的分類匯總。

如: 我們要在求出各班語文，數(shù)學(xué)，英語平均分的基礎(chǔ)下，再對每個(gè)考場求平均分。

(1)在進(jìn)行分類匯總前，對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行多列排序， 其中主關(guān)鍵字為“班級(jí)”，次要關(guān)鍵字為“考場”。

(2)單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“分級(jí)顯示”組中的“分類匯總”按鈕，打開“分類匯總”對話框，在“分類字段” 列表框中選擇“班級(jí)”，在“匯總方式”列表框中選擇“平均值”，在“選定匯總項(xiàng)”列表框中勾選語文，數(shù)學(xué)，英語的復(fù)選框。建立一級(jí)分類匯總。

(3)再次打開“分類匯總”對話框，在“分類字段”列表框中選擇“考場”，在 匯總方式”列表框中選擇“平均值”，在“選定匯總項(xiàng)”列表框中勾選語文，數(shù)學(xué)，英語的復(fù)選框。

(4)清除“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框。

說明：在多級(jí)分類匯總中，每級(jí)分類匯總的匯總方式可以不同。

4、刪除分類匯總

(1)單擊分類匯總數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。

(2)在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“分級(jí)顯示”組中，單擊“分類匯總”,打開“分類匯總”對話框。

(3)單擊“全部刪除”按鈕。

(4)單擊“確定”按鈕。

另外，分類匯總還可以批量合并相同單元格，還可以實(shí)現(xiàn)分頁打印等等。

好了，分類匯總就聊到這里吧。感謝您耐心看完。

熟練掌握唯一的捷徑就是多加練習(xí)，大家抓緊時(shí)間操練起來吧！

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