在探討如何通過更好的支出管理來增加利潤之前，先來了解一下什么是支出管理。
?
支出管理是指通過收集、維護(hù)、分類和審查支出數(shù)據(jù)，來降低采購成本的過程。其目的還包括提高效率、監(jiān)控工作流程以及保持合規(guī)性。
?
支出管理流程影響到整個(gè)采購周期的眾多活動(dòng)，包括采購申請(qǐng)?zhí)幚怼⒁?guī)劃、預(yù)算編制、供應(yīng)商和合同管理、庫存管理、采購，甚至產(chǎn)品開發(fā)。所有組織，無論其規(guī)模和類型如何，都應(yīng)制定支出管理流程。據(jù)統(tǒng)計(jì)，優(yōu)化的支出管理流程可以節(jié)省 90% 以上的運(yùn)營成本。

審查支出管理流程
?
你當(dāng)前的支出管理流程是什么樣的？有的企業(yè)可能使用許多不同的工具來嚴(yán)格管理流程，有的可能使用不同的工具，松散地管理流程。但事實(shí)上，許多企業(yè)根本沒有任何流程。
?
支出管理和分析的最佳實(shí)踐
?
制定流程是一個(gè)好的開始，但需要對(duì)其進(jìn)行分析，確保得到最佳實(shí)踐效果。要制定一個(gè)好的流程，這意味著：
?
● 需要一個(gè)集中式平臺(tái)
● 提供完全的支出透明度
● 與會(huì)計(jì)軟件集成
● 管理從采購到支付的整個(gè)生命周期
● 防止組織內(nèi)任何人不使用系統(tǒng)就進(jìn)行采購
● 允許實(shí)施適當(dāng)?shù)膶徟ぷ髁鞒?br>● 包括三向匹配以實(shí)現(xiàn)更好的風(fēng)險(xiǎn)管理
?
或許你當(dāng)前的支出管理策略很可能無法滿足所有要求，但不要緊。重要的是，要從以電子表格、電話和郵件為主的手工方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芾硪磺械膶Ｓ貌少彽礁犊钴浖?Manage SRM一站式采購管理軟件。它支持管理整個(gè)企業(yè)的開支，可匯總和分類整個(gè)組織架構(gòu)的開支費(fèi)用，并將開支智能分析內(nèi)嵌于采購流程中。
?
中央存儲(chǔ)庫的必要性
?
將信息存儲(chǔ)在單一位置，就不再需要翻閱電子郵件或Excel 電子表格，而可以在需要的時(shí)候獲取所需的信息。有了所有相關(guān)文檔（供應(yīng)商發(fā)票、合同等），每個(gè)人都將能達(dá)成共識(shí)。
?
用戶可以向供應(yīng)商添加文件，以及他們所提供產(chǎn)品的完整目錄，以加快訂購流程。這將有助于在必要時(shí)進(jìn)行更好的控制，所有組織都將從采購流程的透明度中受益。
?
會(huì)計(jì)整合的重要性
?
無論你使用什么支出管理或采購管理軟件，它都應(yīng)該與會(huì)計(jì)軟件或ERP系統(tǒng)集成。這是因?yàn)槿斯ち鞒毯臅r(shí)且可能出錯(cuò)。應(yīng)付自動(dòng)化可為團(tuán)隊(duì)節(jié)省多達(dá) 80% 的發(fā)票處理時(shí)間，并防人為犯下代價(jià)高昂的錯(cuò)誤，例如：
?
● 支付重復(fù)發(fā)票
● 為已開發(fā)票但未收到的項(xiàng)目付款
● 為已開具發(fā)票但收到時(shí)已損壞或無法使用的物品付款
● 錯(cuò)失利用提前付款折扣的機(jī)會(huì)
● 逾期支付多張發(fā)票，導(dǎo)致公司承擔(dān)滯納金并破壞與供應(yīng)商的關(guān)系
?
如果每周在應(yīng)付賬款上花費(fèi) 10 個(gè)小時(shí)，那么改用自動(dòng)化系統(tǒng)后，花費(fèi)的時(shí)間將減少到 2 個(gè)小時(shí)。試想一下，如果每周多出 8 個(gè)小時(shí)，你的團(tuán)隊(duì)可以做些什么。
?
用戶權(quán)限和審批工作流程
?
如果你當(dāng)前的流程讓任何人都可以輕松購買任何東西，而無需通過特定的流程或軟件，那就有麻煩了。企業(yè)可能會(huì)因?yàn)楫惓５闹С龌蛟谄髽I(yè)指定采購流程之外進(jìn)行的采購、重復(fù)訂單而損失大量資金。
?
所以，如果沒有支出可視性和正確的審批工作流程，就會(huì)對(duì)現(xiàn)金流和利潤產(chǎn)生巨大的整體影響。
?
通過用戶權(quán)限，你可以根據(jù)每位員工的工作職能要求，為其指定某些功能。部門主管可能負(fù)責(zé)一級(jí)審批，某些閾值需要部門主管及其上司的批準(zhǔn)。而辦公室經(jīng)理可以審批某些類型的間接開支，如辦公用品。一些基本用品或金額可能不需要任何審批。
?
報(bào)告和預(yù)測
?
當(dāng)然，如果你精通公式，可以用 Excel 完成報(bào)告。但是，當(dāng)需要與多人和同一數(shù)據(jù)的多個(gè)版本打交道時(shí)，就無法確保你所處理的是準(zhǔn)確的支出數(shù)據(jù)。
?
實(shí)時(shí)報(bào)告和支出分析對(duì)于管理公司支出至關(guān)重要。支出分析數(shù)據(jù)是發(fā)現(xiàn)節(jié)約機(jī)會(huì)、做出數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策，甚至改善供應(yīng)商管理的關(guān)鍵部分。如果報(bào)告發(fā)現(xiàn)某些支出類別的花費(fèi)超出了預(yù)期，就可以深入挖掘以找到根本原因。
?
基于歷史支出的數(shù)據(jù)管理對(duì)于幫助了解過去的表現(xiàn)非常重要，但報(bào)告和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化在預(yù)測未來時(shí)也很有幫助。
?
例如，如果每個(gè)月的業(yè)務(wù)保持相對(duì)相同，你可以將銷售數(shù)據(jù)與上個(gè)月進(jìn)行比較，以確定盈利能力。
?
有效的支出管理始于數(shù)字化轉(zhuǎn)型
?
要想在競爭中立于不敗之地，就必須制定堅(jiān)實(shí)的采購戰(zhàn)略。但如果采購戰(zhàn)略不包括使用數(shù)字化工具，那么采購團(tuán)隊(duì)就難以盡全力執(zhí)行該戰(zhàn)略。
?
8Manage SRM提供一體化采購管理平臺(tái)，用于管理供應(yīng)商、管理團(tuán)隊(duì)的采購請(qǐng)求、跟蹤訂單與合同并簡化支出管理。該采購管理軟件提供了單一的事實(shí)來源，你可以在其中以最大化的可見性來管理每一次采購。
?
● 產(chǎn)品目錄可簡化產(chǎn)品訂購
● 從準(zhǔn)入到付款的端到端供應(yīng)商管理
● 多種支付方式以適應(yīng)不同供應(yīng)商
● 通過聊天、提醒和通知，使團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商保持在同一頁面上
● 增強(qiáng)安全協(xié)議以保護(hù)數(shù)據(jù)
● 簡單便捷的文檔管理，無需再通過郵件發(fā)送文檔
● 報(bào)告和深入智能分析
?
采購流程優(yōu)化首先要分析當(dāng)前的工作，并找到改進(jìn)的方法。當(dāng)有了正確的支出管理解決方案，企業(yè)才能開始節(jié)約成本。