據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)報(bào)告，大約有 15%的項(xiàng)目被認(rèn)為是徹底失敗的。而那些成功的項(xiàng)目中，近一半未能按時(shí)完成，43%的項(xiàng)目超出預(yù)算，32%的項(xiàng)目在產(chǎn)品交付的某些方面存在不足。
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時(shí)間、資金和產(chǎn)品是項(xiàng)目管理中最常見的三個(gè)絆腳石，那么如何才能在這些方面取得成功呢？
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答案是：跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。這聽起來似乎很簡(jiǎn)單，項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控做得好可以決定項(xiàng)目成敗。只要稍加用心，你就能帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成功完成項(xiàng)目。

跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度面臨的挑戰(zhàn)
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雖然及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況很重要，但這通常也很困難。以下是導(dǎo)致難以跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的幾個(gè)挑戰(zhàn)：
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許多項(xiàng)目往往沒有詳細(xì)的計(jì)劃和文件記錄
項(xiàng)目任務(wù)分配有時(shí)很隨意，導(dǎo)致跟蹤困難
許多項(xiàng)目缺乏適當(dāng)?shù)臏贤?，每個(gè)人都無(wú)法達(dá)成共識(shí)。
有些項(xiàng)目沒有經(jīng)常召開更新會(huì)議。
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只要改善上述一個(gè)或多個(gè)境況，就能克服項(xiàng)目跟蹤方面的挑戰(zhàn)。
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如何有效跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度
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跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度可以是多種方法的組合，通過制定流程并提前規(guī)劃，你可以為成功做好準(zhǔn)備。以下是在項(xiàng)目管理中有效跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的五個(gè)技巧：
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1. 團(tuán)隊(duì)合作
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團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都有同樣的愿景：一個(gè)成功的項(xiàng)目?？紤]到這一點(diǎn)，通過召開啟動(dòng)會(huì)議、分享你的愿景和客戶的動(dòng)機(jī)以及征求團(tuán)隊(duì)的意見，讓每個(gè)人都參與進(jìn)來。
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尤其重要的是，你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員要為制定目標(biāo)做出貢獻(xiàn)，因?yàn)閷?shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)在很大程度上取決于這些人。
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2. 利用報(bào)告工具監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度
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利用項(xiàng)目管理軟件自動(dòng)生成進(jìn)度報(bào)告非常有幫助。8Manage PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目報(bào)告功能只需點(diǎn)擊幾下，就能為你提供準(zhǔn)確的信息，不再需要人工單獨(dú)評(píng)估最后期限的進(jìn)度或嘗試計(jì)算完成百分比。
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3. 制定好目標(biāo)
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好的目標(biāo)是現(xiàn)實(shí)的、明確的、可衡量的。寫下項(xiàng)目目標(biāo)的粗略圖，然后檢查它們是否符合以下要求：
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現(xiàn)實(shí)：有遠(yuǎn)大的目標(biāo)是好事，但一定要保持現(xiàn)實(shí)。問問自己：我們能用分配給我們的時(shí)間和資源完成這個(gè)目標(biāo)嗎？
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明確：許多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為，缺乏明確的目標(biāo)是項(xiàng)目失敗的最常見原因。請(qǐng)確認(rèn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是否清楚被要求做什么，團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人是否都明白。
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可衡量：僅僅說 "及時(shí)完成第一階段 "或 "提高產(chǎn)能 "是不夠的。你需要具體的數(shù)字。確定第一階段應(yīng)在什么日期完成，并確定能力的基準(zhǔn)、可接受和理想數(shù)字。確認(rèn)好團(tuán)隊(duì)是否有可量化的指標(biāo)來評(píng)判每個(gè)目標(biāo)。
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4. 讓項(xiàng)目顯而易見
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促進(jìn)項(xiàng)目成功的最佳方法之一就是讓團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都能看到項(xiàng)目。當(dāng)團(tuán)隊(duì)能夠看到他們幫助建立的目標(biāo)以及在實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)方面取得（或未取得）的進(jìn)展時(shí)，將極大地激發(fā)他們的積極性。
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看板方法是一種簡(jiǎn)單有效的可視化工作流程組織系統(tǒng)。它有助于防止瓶頸，鼓勵(lì)漸進(jìn)式改進(jìn)，并根據(jù)可用能力平衡需求。
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首先，確定工作流程的步驟或項(xiàng)目階段，并為每個(gè)步驟或階段創(chuàng)建一欄。其次，為需要完成的每項(xiàng)任務(wù)或項(xiàng)目?jī)?nèi)容創(chuàng)建一張卡片。第三，將卡片放入代表每個(gè)任務(wù)或項(xiàng)目在工作流程中所處位置的列中。當(dāng)任務(wù)從一個(gè)階段轉(zhuǎn)到下一個(gè)階段時(shí)，將卡片移到下一列，直到完成工作流程的所有階段。
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團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都可以一目了然地看到任務(wù)在各個(gè)階段的進(jìn)展情況。這可以讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員知道誰(shuí)在等待、誰(shuí)需要幫助、哪些任務(wù)已經(jīng)晚了，以及下一步需要做什么。
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5. 定期與團(tuán)隊(duì)溝通
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為自己制定一個(gè)項(xiàng)目時(shí)間表，檢查與團(tuán)隊(duì)共同制定的目標(biāo)。截止日期是顯而易見的重要節(jié)點(diǎn)，但如果等到截止日期，再想糾正就為時(shí)已晚了。與其采取這種被動(dòng)的方法，不如主動(dòng)出擊。
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在整個(gè)項(xiàng)目過程中，為自己設(shè)定定期評(píng)估進(jìn)度的時(shí)間間隔。這樣就可以及早解決問題，使項(xiàng)目步入正軌。
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建議：使用項(xiàng)目管理軟件
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一款優(yōu)質(zhì)的項(xiàng)目管理軟件可以讓你的項(xiàng)目與眾不同。廣受贊譽(yù)的項(xiàng)目管理軟件8Manage PM集成了一系列項(xiàng)目管理功能，是一款全面的項(xiàng)目管理工具，可讓你和團(tuán)隊(duì)有效協(xié)作、使用看板進(jìn)行可視化、生成報(bào)告等等。
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通過待定截止日期通知和任務(wù)超時(shí)測(cè)量，8Manage PM使跟蹤變得輕而易舉。此外，它還提供各種視圖和實(shí)時(shí)視圖，以便更快地獲取所需的信息，讓你不再需要費(fèi)力跟蹤。
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● 完整的審計(jì)跟蹤，項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行實(shí)時(shí)同步
● 支持看板，通過“完成”、“進(jìn)行中”和“暫?！眮砻鞔_狀態(tài)
● 提供多種視圖和報(bào)表來可視化項(xiàng)目
● 簡(jiǎn)化溝通流程，實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織的無(wú)縫溝通
● 通過實(shí)時(shí)儀表板每周報(bào)告，隨時(shí)訪問報(bào)告
● 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與問題及時(shí)上報(bào)預(yù)警
● 隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，讓利益相關(guān)者了解情況
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8Manage PM項(xiàng)目管理軟件可幫助團(tuán)隊(duì)更高效地協(xié)作和工作，同時(shí)為經(jīng)理提供所需的透明度，以確保一切都按計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行。時(shí)間跟蹤、任務(wù)跟蹤、資源管理、團(tuán)隊(duì)管理和許多其他關(guān)鍵功能都存在于8Manage這個(gè)統(tǒng)一平臺(tái)中。
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跟蹤你的項(xiàng)目以取得成功
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項(xiàng)目失敗有多種形式：時(shí)間安排混亂、預(yù)算超支、交付質(zhì)量低劣、最終用戶不滿意、流程效率低下、溝通不暢——這樣的例子不勝枚舉。這就是為什么跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度對(duì)于成功至關(guān)重要。通過正確的方法、工具和指標(biāo)，項(xiàng)目跟蹤可以指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)，甚至可以在問題出現(xiàn)之前向你發(fā)出警告。