很多人都會使用Excel表格程序，用于記錄工作數(shù)據(jù)。大家學習Excel的方式包括了通過專門的課程，其他同事朋友教學和自學等，但是我觀看了很多相關的Excel基礎教程視頻和書籍，大部分都是只教學了基礎概念和操作方法，但是沒有講解在實際使用中提高效率的技巧，因此很多人使用Excel并不能真正的將其辦公功能效果最大化。這里就通過我的經(jīng)驗分享幾條正確使用Excel表格的方式供大家參考。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

l? 規(guī)范化命名工作簿

按照自己的需要結構化命名工作簿，要求能夠方便排序和查詢，比如工作簿名稱要有基本信息，如標題，涉及的時間地點部門員工等。如果要多次修改更新數(shù)據(jù)，則要添加版本修改日期或者版本號等。

比如示例工作簿為銷售數(shù)據(jù)，所以開頭命名為銷售數(shù)據(jù)，這樣方便排序相同類型連續(xù)分組，之后數(shù)據(jù)的日期，可以降序升序排序，還包含數(shù)據(jù)記錄人名稱，所在部門等信息，最后是括號中為更新的日期。

l? 規(guī)范化命名工作表

默認一個工作簿中工作表名稱為sheet1,sheet2,sheet3等，需要將工作表命名為有意義名稱。

l? 做好備份

任何更新后的文件，都需要做好備份方便回溯

同一份文件多次修改后注意在修改前將當前版本文件備份，并標記版本號或版本日期

l? 使用標題

記錄數(shù)據(jù)時數(shù)據(jù)的上方或者左側添加標題，就是表頭，表示數(shù)據(jù)名稱，也可以包含單位等，如銷售額（萬元）

l? 添加注釋

使用單元格添加批注功能，對數(shù)據(jù)說明，如添加到標題對數(shù)據(jù)詳細說明

l? 少用手動修改

比如某客戶名稱為張明，修改為張小明，如果有十幾個名稱需要修改，手動修改就容易出現(xiàn)輸入錯誤，寫成張小名，張明明，張小等或者有遺漏的情況，建議使用查找替換的方式，可以逐個查找并替換保證不會出錯。

l? 用顏色區(qū)分

不同模塊可以使用顏色來區(qū)分方便查詢數(shù)據(jù)

未添加顏色

按模塊添加顏色

統(tǒng)一模塊不同部分可以采用統(tǒng)一色系深淺不同來表示

?

l? 數(shù)值和單位分開

涉及到數(shù)值類型的數(shù)據(jù)如果包含單位，都需要將單位提取出來，另外設置單位或者在表頭中說明數(shù)據(jù)的單位

l? 基礎數(shù)據(jù)不出現(xiàn)統(tǒng)計

基礎數(shù)據(jù)錄入的工作表有時候大家為了方便統(tǒng)計直接在數(shù)據(jù)的末端添加了匯總統(tǒng)計，這樣雖然查看方便，但是如果經(jīng)過更改數(shù)據(jù)，移動位置，添加刪除數(shù)據(jù)等都有可能導致數(shù)據(jù)不準確，也不方便其他表引用數(shù)據(jù)，所以建議在錄入基礎數(shù)據(jù)的表中不添加統(tǒng)計匯總數(shù)據(jù)，而是建立數(shù)據(jù)透視表的方式來查看統(tǒng)計匯總的數(shù)據(jù)，即方便快捷，也能夠隨時調整更新數(shù)據(jù)。

l? 記錄添加序號

如果了解過關系型數(shù)據(jù)的知識，對于記錄數(shù)據(jù)一般是需要建立一個主鍵字段，主鍵字段保證數(shù)據(jù)的唯一性。對于Excel表格中雖然沒有嚴格約束要求，但如果是多條數(shù)據(jù)記錄，沒有表示唯一性或者主屬性的列，建議添加一個序號列，也方便之后能夠通過序號快速找到指定的數(shù)據(jù)。

l? 引用其他表

如果一個數(shù)據(jù)涉及函數(shù)公式等其中的數(shù)據(jù)來源是其他表中的數(shù)據(jù)，一定是通過引用的方式來獲得數(shù)據(jù)，而不是直接復制粘貼或手動輸入數(shù)字，這樣原數(shù)據(jù)更新時才能保證涉及引用的單元格數(shù)據(jù)不會出錯，重新計算更新數(shù)據(jù)。

l? 抽查數(shù)據(jù)

大家在使用公式計算數(shù)據(jù)時，如果涉及的公式函數(shù)較復雜，數(shù)據(jù)計算完成后是通過拖動填充的方式添加到多個單元格中，為了保證正確性，建議隨機抽取幾個數(shù)據(jù)，再手動計算一遍，以保證數(shù)據(jù)準確無誤，以免由計算錯誤導致?lián)p失。

?

以上就是根據(jù)我日常工作經(jīng)驗分享的關于Excel表格使用方式上的一些建議，大家可以參考，并且如果大家需要批量執(zhí)行以上某些操作，如添加序號，標記顏色，重命名工作簿工作表等待，要處理的表格較多，有幾百甚至幾千個，逐個操作實在太累太麻煩了，可以使用我編寫的Excel批處理辦公程序，一鍵實現(xiàn)以上功能。