小張是一家上市公司的合同管理負責人，公司接近5000人，每年簽訂的合同都在十萬份以上。由于公司合同具有數(shù)量巨大、種類繁多、業(yè)務面廣以及履約復雜的特點，所以合同管理尤其是新簽合同的要素信息預錄入一直是塊心病。

最近新招的合同錄入實習生每天吐槽，工作4天就辭職了。

第1天吐槽：“一天錄入100多合同，是何種體驗，已瞎”。

第2天吐槽：“1000份合同要在一周內(nèi)簽署完成，錄入姓名、年齡、地區(qū)等，周末加班都不一定能干完哎哎...”

第3天埋頭苦干。

第4天吐槽：“累的頸椎疼，這種無聊又無意義的工作真是消磨激情”。

小張苦笑不得，事實上，這類事情不是第一次發(fā)生了。因為合同錄入是一份非常枯燥且工作量巨大的差事，涉及的信息數(shù)據(jù)也多，比如承辦部門、經(jīng)辦人員、簽訂人員、合同金額、對方單位、姓名、年齡等，而且要確保信息正確無誤，確實讓人頭大。

什么是合同要素信息

合同要素信息是指合同中的關(guān)鍵信息，包括甲方名稱、乙方名稱、項目名稱、合同金額等。這些信息是合同的基本要素，對于合同的審核和管理非常重要。合同要素信息提前錄入是指在合同簽訂之前，將這些關(guān)鍵信息提前錄入到系統(tǒng)中或者保存在Excel文件中。

合同要素信息的提前錄入可以減輕合同管理過程中的工作量，提高工作效率。通過提前錄入合同要素信息，可以避免在每次審核合同時都需要查看合同文件的固定部分，只需要查看保存在系統(tǒng)或者Excel文件中的合同要素信息即可。這樣可以節(jié)省時間，使合同審核更加便捷。

合同要素信息的提前錄入還可以減少人為錯誤的發(fā)生，保證合同信息的準確性。通過系統(tǒng)或者Excel文件保存的合同要素信息，可以避免因為人為疏忽或者不熟悉合同內(nèi)容而導致的錯誤錄入。同時，合同要素信息的提前錄入也方便了合同的查詢和統(tǒng)計，提高了合同管理的效率和準確性。

e簽寶電子合同信息采集器功能亮點：

1）可以實現(xiàn)一鍵收集信息，填寫者通過掃碼或點擊鏈接即可填寫；

2）收集到的信息支持批量導出，也可以上傳到其他系統(tǒng)或平臺；

3）發(fā)現(xiàn)填寫者信息錯誤，可一鍵駁回；

4）采集到的信息還可以用于其他合同發(fā)起，實現(xiàn)批量選人發(fā)合同；

5）用采集信息發(fā)起的合同，會自動歸檔到填寫人下面，無需人工分類合同；

信息采集器適用場景：

人事場景：表單收集信息幫助HR實現(xiàn)入職環(huán)節(jié)，一鍵收集信息，一鍵發(fā)起勞動合同，整個流程打通，同時也減少應聘者重復填寫個人信息，填寫體驗更佳。

其他場景：如果有采集信息的需求，可以將您的需求提給銷售或客戶成功哦，我們將助你解決信息采集問題。

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如何提前錄入合同要素信息

在合同管理過程中，提前錄入合同要素信息是確保合同管理的高效性和準確性的重要步驟。以下是一些關(guān)鍵步驟和注意事項，以幫助您在合同簽訂之前提前錄入合同要素信息。

1、權(quán)限開通

普通員工默認沒有訪問該功能的權(quán)限，如果需要給普通員工設置訪問權(quán)限，需要企業(yè)管理員在企業(yè)控制臺下設置相應權(quán)限。

2.1、創(chuàng)建登記表表單

功能開通后，e簽寶工作人員會協(xié)助客戶，結(jié)合客戶實際業(yè)務場景，后臺生成好對應的登記表單，包括所有需要錄入的合同要素信息的字段，以及相應的格式和要求

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2.2、創(chuàng)建采集任務

選擇對應的登記表單，點擊【創(chuàng)建采集任務】，跳轉(zhuǎn)到創(chuàng)建采集任務頁面

注：同一個表單下可以創(chuàng)建多個采集任務

2.2.1、錄入采集任務信息

當前主體：默認帶出當前的企業(yè)主體名稱

任務名稱：手動錄入；

截止時間：手動選擇，到截止時間后，采集任務自動時效；

創(chuàng)建人：默認帶出當前操作人信息；

2.2.2、生成二維碼和鏈接

采集任務信息填寫好后，點擊【生成二維碼和鏈接】，可以將生成好的二維碼或者鏈接發(fā)給對應人員。

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2.4、關(guān)聯(lián)模板

選擇對應的登記表單，點擊【關(guān)聯(lián)模板】，跳轉(zhuǎn)到選擇模板頁面

3、信息庫

3.1、選擇數(shù)據(jù)發(fā)起簽署

可以選擇單條或者多條數(shù)據(jù)發(fā)起合同簽署，選擇好后會跳轉(zhuǎn)到信息采集發(fā)起頁面，選擇好的簽署方中會自動帶入收集好的信息，頁面中繼續(xù)設置其他簽署方信息，設置好后，點擊頁面中【直接發(fā)起】即可。

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3.1.1、查看簽署文件

選擇對應的人員，在操作列表中選擇【查看簽署文件】，可以查看該員工參與簽署的文件記錄。

3.2、導出數(shù)據(jù)

選擇多條數(shù)據(jù)，點擊【導出數(shù)據(jù)】，可以將采集的數(shù)據(jù)進行導出

3.3、信息駁回

如果采集人的信息填寫有誤，可以對信息進行駁回，選擇對應人員的信息，操作列表中選擇【駁回】

3.4、

選擇過期的對應人員的信息，操作列表中選擇【刪除】

通過以上步驟，您可以在合同簽訂之前提前錄入合同要素信息，提高合同管理的效率和準確性。這將為您的企業(yè)節(jié)省時間和資源，并確保合同管理的順利進行。