你的企業(yè)或團(tuán)隊(duì)在知識(shí)遷移的過程中有遇到過以下問題嗎？

1、花費(fèi)過長時(shí)間的員工培訓(xùn)：當(dāng)新員工入職時(shí)，傳統(tǒng)的培訓(xùn)方法可能需要大量時(shí)間和資源。而且，由于知識(shí)可能分散在各種文檔、手冊(cè)和資源中，培訓(xùn)過程變得更加復(fù)雜。這導(dǎo)致培訓(xùn)過程的時(shí)間延長，影響了生產(chǎn)力和效率。

2、知識(shí)手冊(cè)存在困惑：有時(shí)候，即使有知識(shí)手冊(cè)，員工在閱讀時(shí)仍然會(huì)感到困惑?？赡艽嬖谛畔⒉磺逦⑷狈?shí)際示例或缺乏交互性的問題。這會(huì)導(dǎo)致員工對(duì)工作流程或產(chǎn)品使用方面的理解不夠準(zhǔn)確，影響了工作質(zhì)量和客戶滿意度。

為解決這些問題，企業(yè)需要一種方法來清晰地傳遞知識(shí)給員工和客戶，使他們能夠獨(dú)立地處理工作和使用產(chǎn)品。知識(shí)管理系統(tǒng)是一種解決方案。通過搭建知識(shí)管理系統(tǒng)，企業(yè)可以解決知識(shí)遷移問題，提高培訓(xùn)效率，并為員工和客戶提供易于訪問和使用的知識(shí)資源。

一、什么是知識(shí)管理系統(tǒng)？

知識(shí)管理系統(tǒng)是幫助您更有效地管理和傳輸知識(shí)的軟件。它通過兩種方式幫助企業(yè)/團(tuán)隊(duì)做到這一點(diǎn)：

1. 通過可查找的數(shù)字指南為員工提供支持

2. 通過基礎(chǔ)知識(shí)支持員工培訓(xùn)

它將所有公司信息集中在一個(gè)位置，并允許您收錄、編目這些知識(shí)并將其傳遞給其他用戶。

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二、主要特性和功能

知識(shí)管理系統(tǒng)有三大主要功能。

1、數(shù)字指南（員工手冊(cè)）

借助知識(shí)管理系統(tǒng)，您可以創(chuàng)建、組織和共享數(shù)字指南。這些數(shù)字指南不僅僅是?PDF、Word?文檔或?SharePoint?文章，還有企業(yè)所需的交互式清單、工作流文章等。

您在知識(shí)管理系統(tǒng)中創(chuàng)建的數(shù)字指南具有交互元素。這可能意味著你所建立的知識(shí)內(nèi)容可以包含可折疊部分、彈出窗口、鏈接、附件或其他元素，使最終用戶更容易快速獲取所需的信息，以便他們可以處理任務(wù)。

最后，數(shù)字指南的目標(biāo)是幫助所需用戶能夠?qū)W會(huì)自主執(zhí)行工作，而無需尋求其他幫助。那么這個(gè)時(shí)候就需要使知識(shí)庫有著清晰分類、實(shí)時(shí)更新、便于進(jìn)行查找索引的動(dòng)態(tài)內(nèi)容了。

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2.?基礎(chǔ)課程

知識(shí)遷移的一部分是培訓(xùn)您的員工該做什么。擁有連接到數(shù)字指南的集成課程可幫助您更好地形成完善的學(xué)習(xí)。

基礎(chǔ)課程為進(jìn)一步培訓(xùn)奠定了基礎(chǔ)。它們提供背景信息、入職須知、工作sop等，讓您的員工能夠準(zhǔn)備好自主處理任務(wù)。

在知識(shí)管理系統(tǒng)中，您可以上傳基礎(chǔ)課程。員工可以在入職或其他持續(xù)發(fā)展培訓(xùn)之前或期間參加這些按需課程，提高新員工的工作效率和工作能力。

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3.?用戶分析

知識(shí)管理系統(tǒng)的一個(gè)關(guān)鍵功能是用戶分析和搜索報(bào)告。

• 他們使用什么關(guān)鍵字來搜索您的平臺(tái)？

• 他們最常瀏覽哪些文章？

• 員工的基礎(chǔ)課程學(xué)習(xí)進(jìn)度？

知識(shí)管理系統(tǒng)具有用戶分析和搜索報(bào)告功能，可以幫助企業(yè)了解用戶的搜索行為和瀏覽偏好，從而找出知識(shí)差距和改進(jìn)的地方。它還可以幫助企業(yè)確定員工在使用知識(shí)庫時(shí)的錯(cuò)誤或困惑，并進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和培訓(xùn)。

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三、其他工具

除了這三個(gè)關(guān)鍵功能之外，知識(shí)管理系統(tǒng)還有其他附加工具，可幫助確保您有效地將知識(shí)傳授給用戶。

使知識(shí)遷移更順暢的一些附加功能包括：

1、評(píng)論和反饋

知識(shí)管理系統(tǒng)具有反饋循環(huán)，以便知識(shí)庫創(chuàng)建者和閱讀用戶可以進(jìn)行溝通交流。最終用戶可以在知識(shí)文章下提供反饋和建議。然后，內(nèi)容作者可以根據(jù)反饋?zhàn)龀鲰憫?yīng)并進(jìn)行更改。

例如，知識(shí)庫創(chuàng)建者可以在文章末尾設(shè)置點(diǎn)贊/點(diǎn)踩，以及提供用戶表單反饋提交入口，讓用戶有機(jī)會(huì)可以指出該文章內(nèi)容是否有幫助，或者提出知識(shí)庫中令人困惑的步驟以及文章中的信息已過時(shí)/不準(zhǔn)確。

2、瀏覽器擴(kuò)展

瀏覽器擴(kuò)展允許員工在?Web?窗口中工作時(shí)訪問知識(shí)庫。這意味著員工可以隨時(shí)地進(jìn)入知識(shí)庫進(jìn)行學(xué)習(xí)，且不用擔(dān)心數(shù)據(jù)會(huì)丟失。

3、多端訪問

知識(shí)管理系統(tǒng)允許用戶在PC端、移動(dòng)端（比如手機(jī)、ipad等）隨時(shí)隨地都可進(jìn)入知識(shí)庫進(jìn)行學(xué)習(xí)，不用受設(shè)備的限制。

4、AI智能搜索回答
在有目標(biāo)地進(jìn)入知識(shí)庫學(xué)習(xí)時(shí)，面對(duì)繁多冗雜的信息，即使有著明晰的目錄分類，我們找起來也需要一定的時(shí)間。此時(shí)，知識(shí)管理系統(tǒng)里的搜索引擎便起到很大的作用——輸入所需關(guān)鍵詞，便可迅速定位找到解決問題的方法。值得一提的是，在此基礎(chǔ)之上，現(xiàn)如今有的知識(shí)管理系統(tǒng)已經(jīng)推出基于文檔的AI智能搜索回答，更快、更精準(zhǔn)地幫助用戶找到問題答案。

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四、您可以在知識(shí)管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)什么？

您的知識(shí)管理系統(tǒng)是一個(gè)集中知識(shí)庫，用于存儲(chǔ)公司的所有信息和資源。您在知識(shí)管理系統(tǒng)中搭建的知識(shí)庫包括用戶需要能夠訪問的任何資源，并將幫助您的用戶學(xué)會(huì)執(zhí)行某些操作。

可以在知識(shí)管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的一些不同類型的文檔包括：

• 員工手冊(cè)

• 公司政策

• 工作流程

• 參考指南

• 工作清單

• 基礎(chǔ)課程

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五、知識(shí)管理系統(tǒng)的用例

1、為什么需要知識(shí)管理系統(tǒng)？你會(huì)如何使用它？

知識(shí)管理系統(tǒng)可幫助您應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，例如：

• 變更管理（轉(zhuǎn)型和適應(yīng)性變革）

• 文檔管理

• 知識(shí)管理

• 員工入職

• 員工培訓(xùn)（持續(xù)學(xué)習(xí)）)

• 員工支持

作為知識(shí)管理軟件，知識(shí)管理系統(tǒng)幾乎可以幫助任何企業(yè)。它可以幫助需要管理知識(shí)并將其從專家傳授給員工和/或客戶的企業(yè)。

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2、知識(shí)管理系統(tǒng)特別有用的一些企業(yè)包括：

• 后臺(tái)運(yùn)營

• 呼叫中心、聯(lián)絡(luò)中心和客戶支持

• 教育

• 金融機(jī)構(gòu)（即銀行和信用合作社）

• 保健和醫(yī)療

• 科技

• 旅游業(yè)

• 跨境電商

當(dāng)然，如果您正在為員工支持、知識(shí)管理、培訓(xùn)等創(chuàng)建業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，無論您的行業(yè)如何，您都可以使用知識(shí)管理系統(tǒng)。

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3、知識(shí)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

在傳授知識(shí)方面，知識(shí)管理系統(tǒng)具有許多優(yōu)勢(shì)。其中一些好處包括：

• 減少任務(wù)時(shí)間

• 更快地適應(yīng)變化

• 提高一致性

• 更快地?cái)U(kuò)展團(tuán)隊(duì)

• 縮短培訓(xùn)時(shí)間

• 提高敏捷性

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六、通過正確的知識(shí)遷移策略助力企業(yè)發(fā)展

當(dāng)您將知識(shí)管理系統(tǒng)與正確的知識(shí)轉(zhuǎn)移方法配對(duì)時(shí)，企業(yè)/團(tuán)隊(duì)的工作效率將會(huì)大大提高。

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