文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。在企業(yè)中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等;從內(nèi)容上，可能是商務合同、會議記錄、產(chǎn)品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、心得等。這些文檔，可能是過程性質的，也可能是公司正式發(fā)布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經(jīng)歸檔不能再修改的。文檔作為一種日常交流的重要依據(jù)和工作成果的總結在工作中極為重要。文檔是工作的真實紀錄，它能讓歷史凝固、讓信息沉淀、讓工作傳遞、讓知識傳承。

在文檔管理的過程中既要注意嚴肅性，又要能兼顧靈活性，要本著在達到正常的規(guī)范性的基礎上盡可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。

完善的文檔管理體系能對企業(yè)有巨大提升

提高工作效率：完善的文檔管理體系可以使工作流程更加規(guī)范化、標準化，避免重復勞動和錯誤，提高工作效率。

促進知識共享：完善的文檔管理體系有利于知識的積累和共享，避免重復學習和發(fā)明輪子，提高團隊的知識水平。

保護知識產(chǎn)權：完善的文檔管理體系可以幫助企業(yè)保護知識產(chǎn)權，避免機密信息泄露和侵權行為。

建立企業(yè)形象：完善的文檔管理體系可以幫助企業(yè)建立良好的形象，展示企業(yè)的專業(yè)性和實力。

方便審計和監(jiān)管：完善的文檔管理體系有利于企業(yè)的審計和監(jiān)管，確保企業(yè)的合規(guī)性和透明度。

文檔管理原則

在文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達到我們預期的目的。

1、文檔模板的管理

面對各類紛繁復雜的文檔，如果各式各樣，每個人一個風格，不論從美觀性和可讀性上都會有影響，所以在文檔管理中的過程中需要建議一套文檔的模板。

2、文檔目錄的管理

為了能夠在紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。

在進行文檔管理前，需要對不同的文檔建立一個分類，建議不同的分類可以便于文檔的杳找，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。

3、文檔的命名規(guī)范

各種文檔，如果名稱多樣，或者名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名規(guī)范體系。

4、文檔的變更管理

文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象，對于發(fā)生變更的文檔，需要通過手段加以約束，最常用的方法就是版本的管理，對于形成的文檔及時進行歸檔保存。

文檔發(fā)生變更時，需要能夠做到兩點:第一，文檔有清晰的變更記錄，主要是針對變化的部分，不能讓每個使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍;第二，文檔的最終版本要能方便的閱覽，如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。

5、文檔的審核制度

很多文檔作為一種指導性文件，需要有一定的嚴肅性和權威性，因而對成果文檔在做歸檔處理時要經(jīng)過一定的審核流程，經(jīng)過確認后才能儲存到檔案里。

伊登DMS文檔管理中臺，完美契合文檔管理的需求。

提供模板庫的同時還能在社區(qū)模板庫中上傳，讓企業(yè)文檔更統(tǒng)一的同時，也能與其他企業(yè)有所不同。

使用目錄級管理，更符合使用者習慣，也更加的一目了然。 伊登DMS能夠實現(xiàn)文檔的分類、歸檔、搜索等功能，使文檔的管理更為規(guī)范、精細。

在文檔命名時就限制命名規(guī)范，有效地分類管理文件，幫助用戶快速、準確地查找和使用文件，提高工作效率。

提供版本管理，能用最新版本的文件追溯之前版本的文件內(nèi)容。能夠對不同版本的文檔進行統(tǒng)一管理，確保文檔的可靠性和一致性。

在文檔歸檔時提供流程引擎，讓文檔的歸檔更加的清晰可查。實現(xiàn)文檔的審批、審核、加簽等流程，提高文檔處理效率和流程的可控性。

聯(lián)系方式

地址：四川省成都市武侯區(qū)人民南路四段時代數(shù)碼大廈18-A2

電話：028 8523 1804

官網(wǎng)：http://www.cdeden.cn/