防止公司文件外發(fā)是指采取一系列措施和策略，以防止公司的機(jī)密文件、敏感信息或重要資料被未經(jīng)授權(quán)的人員外泄或傳播出去。防止公司文件外發(fā)可以保護(hù)公司的商業(yè)利益、知識產(chǎn)權(quán)和客戶隱私。

為什么需要防止公司文件被外發(fā)？

1. 保護(hù)機(jī)密信息：公司文件可能包含敏感的商業(yè)機(jī)密、客戶數(shù)據(jù)、財務(wù)信息等重要資料。防止文件外發(fā)可以防止這些機(jī)密信息落入競爭對手或惡意人士的手中，保護(hù)公司的商業(yè)利益和聲譽(yù)。

2. 防止知識產(chǎn)權(quán)泄露：公司文件可能包含研發(fā)成果、專利信息、商業(yè)計劃等重要的知識產(chǎn)權(quán)。防止文件外發(fā)可以防止這些知識產(chǎn)權(quán)被盜用或侵權(quán)，保護(hù)公司的創(chuàng)新成果和競爭優(yōu)勢。

3. 防止內(nèi)部泄密：除了外部威脅，內(nèi)部員工也可能存在泄露公司文件的風(fēng)險。防止文件外發(fā)可以限制員工的訪問權(quán)限和操作權(quán)限，減少內(nèi)部泄密的可能性。

如何防止公司文件外發(fā)

制度方面：

1、建立保密協(xié)議：與員工簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定員工對公司文件的保密責(zé)任和義務(wù)。協(xié)議可以包括對違反保密協(xié)議的處罰措施。

2、培訓(xùn)員工：提供員工培訓(xùn)，教育他們關(guān)于保護(hù)公司文件的重要性以及如何正確處理和存儲文件。培訓(xùn)還可以包括有關(guān)外發(fā)文件的風(fēng)險和后果的信息。

技術(shù)層面：

通過洞察眼MIT系統(tǒng)實現(xiàn)

1、設(shè)立嚴(yán)格的文件訪問權(quán)限：確保只有授權(quán)人員能夠訪問和編輯公司文件。

2、建立文件外發(fā)審批流程：在文件外發(fā)之前，要求員工經(jīng)過審查和批準(zhǔn)程序才可外發(fā)，否則不可外發(fā)。

3、數(shù)據(jù)丟失防護(hù)：監(jiān)控和阻止未經(jīng)授權(quán)的文件外發(fā)行為。本功能可以檢測和阻止文件的復(fù)制、粘貼、打印和發(fā)送等操作。

4、開啟文件追蹤：使用文件追蹤功能來記錄和監(jiān)控文件的使用和移動情況。這樣可以及時發(fā)現(xiàn)和阻止未經(jīng)授權(quán)的文件外發(fā)行為。

5、透明加密：加密后在企業(yè)內(nèi)部正常使用，外發(fā)后即為亂碼無法使用。