采購詢價（RFQ）是一種競爭性投標文件，用于邀請供應(yīng)商或承包商就標準化或重復(fù)生產(chǎn)的產(chǎn)品或服務(wù)提交報價。
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詢價通常用于大批量/低價值項目，買方必須提供技術(shù)規(guī)格和商業(yè)要求，該文件有時也稱為招標書或投標邀請書。詢價流程對于需要持續(xù)供應(yīng)特定數(shù)量標準產(chǎn)品的企業(yè)尤其重要。企業(yè)可以單獨發(fā)送詢價，也可以在征求建議書 (RFP) 之前發(fā)送詢價。

詢價過程的六個步驟
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雖然詢價的形式和規(guī)模各不相同，但一般都遵循六個關(guān)鍵步驟。
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1. 準備文件
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一份結(jié)構(gòu)合理的詢價書開篇應(yīng)介紹公司及其業(yè)務(wù)，并說明需求。這樣，供應(yīng)商就可以清楚地表達他們的報價，以滿足該需求，并為買方提供一個公平的方式來選擇最佳解決方案。
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做到這一點的有效方法是為投標人提供一個模板，以方便對比的格式引出所需的完整信息。
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準備好相關(guān)文件就可以開始詢價。根據(jù)內(nèi)部利益相關(guān)者的意見確定明確的要求，確保已包含所有要求，至少要有以下內(nèi)容：
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● 定義所需產(chǎn)品或服務(wù)并提供詳細規(guī)格
● 交貨要求
● 數(shù)量
● 付款條件
● 建議的評估方法
● 決策時間表和審查流程
● 合同條款和條件
● 提交要求
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2. 確定供應(yīng)商名單
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詢價可以向所有可能的供應(yīng)商開放。為了簡化流程，可能有必要先進行預(yù)選，然后再向已獲批準的供應(yīng)商名單發(fā)送詢價。此時，你需要評估財務(wù)和運營風(fēng)險。
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3. 發(fā)送詢價
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詢價必須包括明確的完成說明和截止日期。重要的是，要給投標的供應(yīng)商留出足夠的時間做出回應(yīng)。作為附件，詢價應(yīng)包括買方的條款和條件。在投標準備期間，任何潛在供應(yīng)商都能夠提出澄清問題并得到答復(fù)。同時，應(yīng)向所有供應(yīng)商提供相同的信息。
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許多電子采購軟件的服務(wù)供應(yīng)商可以自動完成流程的某些部分，包括問答和共享答案。 供應(yīng)商可上傳報價和所需證明文件，并接收通知。
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4. 接收回復(fù)并分析結(jié)果
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無論是從自動系統(tǒng)還是手動接收，投標都必須保密，以確保結(jié)果公平。最佳做法是，在截止日期結(jié)束投標，之后立即開放所有投標。
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5. 選擇成功的供應(yīng)商
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如果使用高效、經(jīng)過深思熟慮的模板，評標過程會更容易、更快捷。中標者將為指定貨物或服務(wù)提供最低價格，同時符合所有選擇標準。澄清過程可能是必要的，并且需要進行小型談判才能達成正確的結(jié)果。只有簽訂合同后，交易才算完成。
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最佳做法： 記錄詢價過程中采取的所有行動，包括發(fā)出的標書數(shù)量、收到的標書數(shù)量、評標標準、評標委員會成員以及最終決定。
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6. 通知未中標供應(yīng)商
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通知其他投標人合同已經(jīng)授予。感謝他們的參與；將來可能會再次需要他們。
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快速詢比價方案
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企業(yè)在采購詢價的過程中并不總是順利的，為了充分發(fā)揮采購詢價提升效益的作用，采用電子方式是不二之選。
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8Manage SRM采購詢價系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)快速且精準地開展和管理詢比價，簡化了從尋源到付款的流程。在詢價過程中，你可以通過該系統(tǒng)執(zhí)行以下操作：
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● 整理采購要求，并創(chuàng)建供應(yīng)商信息庫
● 使用標準化的詢價模板
● 向供應(yīng)商發(fā)出正式報價請求，并附上詳細要求
● 多輪報價請求和響應(yīng)，跟蹤、比較供應(yīng)商報價
● 報價自動記錄到價格庫以供當下或?qū)硎褂?br>?
8Manage SRM 提供電子化貨比N家的功能，可同時看到N個供應(yīng)商的出價及其與基準價的偏差，然后選擇最理想的供應(yīng)商及自動生成采購訂單。
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當系統(tǒng)自動生成采購計劃后，采購員可在采購計劃頁面進入供應(yīng)商比價頁面，與N個供應(yīng)商進行比價，最后選擇最理想的供應(yīng)商自動生成采購訂單。這大大幫助企業(yè)解決供應(yīng)商詢價的問題，可保證質(zhì)量與價格的合理度，減少采購成本，還可提高工作效率。
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結(jié)語
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上述 6 個步驟是業(yè)務(wù)部門采購詢價的傳統(tǒng)做法。政府部門和其他公共機構(gòu)可能對其詢價過程有更嚴格的規(guī)定。不過，大多數(shù)情況下，這 6 步詢價流程應(yīng)能滿足你的需求。
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如果操縱投標人名單或不自然地限制競爭，詢價過程就可能出現(xiàn)違規(guī)行為。作為一個專業(yè)的采購詢價系統(tǒng)，8Manage SRM的設(shè)計考慮到了反腐敗，可以讓你設(shè)置適當?shù)恼撸刂坪捅O(jiān)控采購流程以保護企業(yè)免受采購欺詐的傷害。
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系統(tǒng)不僅涵蓋采購全流程管理，而且還能通過在線供應(yīng)商協(xié)同，使外部供應(yīng)商實時參與到企業(yè)的采購環(huán)節(jié)，大大提高企業(yè)的采購效率，同時確保采購過程的公平、公正、公開。