編按：哈嘍，大家好！之前我們發(fā)過很多函數(shù)類、技巧類的文章，相信各位小伙伴也從中學(xué)到了不少，但仔細想想還從未提過如何制表。說到這里，有些小伙伴可能就有疑問了，“制表還需要學(xué)嗎？不就是把數(shù)據(jù)錄入在表中就行了嗎？”no！no！no！制表的原理，就好比英語的語法，大家都知道只背單詞而不學(xué)語法是永遠學(xué)不好英語的，excel也是如此，如果只學(xué)技巧，而不學(xué)習(xí)制表的原理，學(xué)的東西就只是一盤散沙。正確的制表理念和思路，才是提高我們?nèi)粘９ぷ餍实年P(guān)鍵?。ㄓ捎谄?，本系列文章將分為上下兩篇，本篇為上篇。）

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【前言】今天的文章是一篇理論文章，沒有函數(shù)技巧講解，沒有酷炫圖表實例，也沒有神奇的VBA教程，如果你想學(xué)技巧，那這篇文章不適合你的要求。但是如果你想讓自己在使用Excel方面更加地得心應(yīng)手，能夠讓構(gòu)建的表格提高我們?nèi)粘５墓ぷ餍剩敲催@篇文章是你的不二之選。

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日常工作中我們會構(gòu)建很多的表格，其實這些表格無論多少，都可以歸結(jié)為三大類，作者將之歸結(jié)為“源數(shù)據(jù)表”、“關(guān)系信息表”和“統(tǒng)計分析表”。只有明白了這三類表的特性和相互間的聯(lián)系，我們才可以更好地使用函數(shù)、圖表、數(shù)透、VBA等技術(shù)手段來處理。

正確的制表理念和思路，才是同學(xué)們學(xué)習(xí)Excel的基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，這將決定做出的表格是不是便于操作和統(tǒng)計，也將決定做出的表格間自動化協(xié)作能力的可發(fā)揮性。

一、“源數(shù)據(jù)表”是一套表格“統(tǒng)計的核心”?

萬丈高樓平地起，地基的牢固性是不容忽視的。我們?nèi)粘Ｊ褂肊xcel來處理工作中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析、制作圖表等等，都離不開“源數(shù)據(jù)表”的使用，就像蓋樓房一樣，沒有地基就沒有樓；地基不牢，樓房則不穩(wěn)。同理，沒有“源數(shù)據(jù)表”，也就沒有我們所有想要操作數(shù)據(jù)的可能性?！霸磾?shù)據(jù)表”不規(guī)范不全面，也會給我們一切以此為基礎(chǔ)的制表過程造成很多的麻煩。

1、“源數(shù)據(jù)表”的來源

“源數(shù)據(jù)表”也就是我們平時說的，源數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)源、明細表、記錄表等等叫法。它主要的來源有兩種：

1）從某些辦公軟件中導(dǎo)出。

2）日常工作中，通過憑證、單據(jù)進行手工錄入。

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2、“源數(shù)據(jù)表”中的元素

“表”其實就是某個特定主題下的一個數(shù)據(jù)集合，它將具有相同屬性的數(shù)據(jù)放在一起，由行列的形式來記錄。

我們用下面的圖例來說明，“源數(shù)據(jù)表”中的組成元素：

無論我們是從某些軟件中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)源，還是日常手動輸入的，都應(yīng)該按照這種結(jié)構(gòu)來設(shè)計表格的架構(gòu)。

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3、“字段”的格式

字段的格式設(shè)計對于我們?nèi)粘＝y(tǒng)計表格有著相當重要的意義，其主要的格式有兩種：

文本：

1）特定意義的字符串，如姓名、性別、商品名稱等。

2）由文字、字母、數(shù)字、符號組成的代碼。

3）不需要計算的數(shù)字串，如電話、身份證等。

數(shù)值：

1）日期、時間，日期時間是一種特殊的數(shù)值，可以直接參與計算。

2）需要計算的數(shù)值，如數(shù)量、金額等。

3）百分數(shù)，如折扣。

提示1：字段的內(nèi)容盡量拆分細致

表格中的每個字段也可以稱為記錄條的各個屬性，這個屬性設(shè)計的越全面，最后的統(tǒng)計工作就會越詳細，數(shù)據(jù)剖析的就會越多維化，例如下面的例子就不言而喻了吧。

提示2：不要多種格式的數(shù)據(jù)寫在一個字段中

既然我們規(guī)定了字段的內(nèi)容，那么就要按照字段的內(nèi)容來寫，同時切記不可把不同格式的數(shù)據(jù)寫到一個單元格中，例如下面的例子，相信大家對這樣的數(shù)據(jù)一定都不陌生。煩惱都是自找的，不要自擾之。

如果這樣的一篇數(shù)據(jù)擺在眼前，我會勸他好好看看今天的文章，如果你設(shè)計成下圖的結(jié)構(gòu)，是不是即便你不會使用函數(shù)等手段，統(tǒng)計數(shù)據(jù)也不會是一件難事。

4、“源數(shù)據(jù)表”的形態(tài)

Excel表格是平面的，從結(jié)構(gòu)上可分為“一維表”和“二維表”。那么什么是一維表，或者二維表呢？其最主要的辨別方式就是，看每條記錄條對應(yīng)的各個字段屬性是否獨立。我們還以上面的數(shù)據(jù)為例：

?一維表中，同列同屬性，每條記錄中各個字段的屬性不一樣；二維表中，同一個記錄條中有一樣屬性的內(nèi)容。一般情況下，我們的“源數(shù)據(jù)表”都是以“一維表”的結(jié)構(gòu)來構(gòu)建的，二維表往往作為“統(tǒng)計分析表”來體現(xiàn)，例如數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)就是典型的二維表。

5、“關(guān)鍵字”字段

關(guān)鍵字的說法來源于數(shù)據(jù)庫，是指表中一個或多個字段，它的作用是用于唯一地標識表中的某一條記錄或某一個字段屬性。在兩個表間進行引用的時候，關(guān)鍵字用來在一個表中引導(dǎo)出另一個表中記錄的內(nèi)容，其具有唯一性的原則。如果設(shè)置了“關(guān)鍵字”字段，那么此列內(nèi)容不能為空。

我們舉個例子，說明“關(guān)鍵字”的重要性：

?上圖有表一和表二兩部分，唯一可以聯(lián)系的就只有姓名字段，可是顯然記錄條“孫”在兩個表中產(chǎn)生了“二義性”，我們無法通過Excel的手段辨別表一中的“孫”到底是“北大”還是“復(fù)旦”的，那么“關(guān)鍵字”就起到了很大的作用。

因為學(xué)號是每個學(xué)生唯一的識別信息，所以如果表中有每個人的學(xué)號，那么我們就可以很輕易的使用VLOOKUP函數(shù)索引信息了。

E3單元格的函數(shù)：=VLOOKUP($A3,$A$14:$E$18,COLUMN(C3),0)

然后，復(fù)制單元格E3，再選擇E3:G11區(qū)域，鼠標右鍵——選擇性粘貼——粘貼公式，即可解決我們的問題。

這就是“關(guān)鍵字”在日常表中的重要性，例如：身份證號、學(xué)號、商品代碼、員工代碼等等，因為都具有唯一性的原則，故經(jīng)常被作為“關(guān)鍵字”字段使用。這也說明，為什么我們的源數(shù)據(jù)表往往“手動記錄的表，不如各種軟件導(dǎo)出的表好統(tǒng)計”，就是因為我們在自己建立源數(shù)據(jù)表的時候沒有考慮到信息關(guān)聯(lián)的“關(guān)鍵字”字段，但是基于數(shù)據(jù)庫的各種軟件本身運行的需要，這個主鍵值是一定會設(shè)置的！

＊在這里也特別的強調(diào)一個問題：大家沒事兒別總用合并單元格！?。。?！＊

?“源數(shù)據(jù)表”，就讓它每一行都是一個獨立的記錄條，覺得重復(fù)了勞動量，就去找方法，例如Ctrl+D、Ctrl+R這類填充性質(zhì)的快捷鍵，數(shù)據(jù)有效性的選取式錄入等等。我對我的學(xué)生一向都是重點建議——慎用，甚至禁用合并單元格??！

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【編后語】《源數(shù)據(jù)表》對于一套自動化的表格來說，是相當重要的，有那么一句話：如果“源數(shù)據(jù)表”做的規(guī)范，即便不會函數(shù)、VBA，也會提高80%的工作效率。一點沒有夸張，不信你就試一試。

今天的教程到這里就結(jié)束了，后續(xù)將繼續(xù)為大家更新一套表格的“關(guān)系紐帶”——“關(guān)系信息表”以及體現(xiàn)效率的“統(tǒng)計分析表”，敬請期待。

＊＊＊＊部落窩教育－excel圖表規(guī)范＊＊＊＊

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