原文作者：Linda Nordling

雖然研究生課程從不教時(shí)間管理，但了解自己如何使用時(shí)間更有助于完成目標(biāo)。

來(lái)自南非的Byron Mubaiwa在讀藥物設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)博士時(shí)發(fā)現(xiàn)，計(jì)劃和執(zhí)行他的實(shí)驗(yàn)任務(wù)是一件易如反掌的事。“我每天在實(shí)驗(yàn)室待10個(gè)小時(shí)，每周5天，”他說(shuō)，“我每天都會(huì)做實(shí)驗(yàn)室筆記，我制定了一個(gè)研究計(jì)劃，所以什么時(shí)候要什么都很清晰。”

但等到Mubaiwa開(kāi)始寫(xiě)博士論文時(shí)，管理自己的表現(xiàn)開(kāi)始變難了。將注意力全部放在實(shí)驗(yàn)室還算容易，但他現(xiàn)在不僅要在課余時(shí)間寫(xiě)論文，還要在大藥房當(dāng)全職藥劑師。他必須想辦法完成這些工作。

時(shí)間跟蹤管理不僅能提高工作效率，還能保持工作與生活的平衡。來(lái)源：Mariam Al kassar/Shutterstock

“沒(méi)人教過(guò)我時(shí)間管理。”今年博士畢業(yè)、如今在南非臨床研究所TASK擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的Mubaiwa說(shuō)。他一開(kāi)始用Google Calendar做時(shí)間規(guī)劃，之后又嘗試過(guò)各種能幫他集中注意力的時(shí)間跟蹤軟件。

當(dāng)他用到了手機(jī)程序Jira后，“一切都改變了”。Jira是軟件公司Atlassian專為跨團(tuán)隊(duì)協(xié)作開(kāi)發(fā)的程序，Mubaiwa卻發(fā)現(xiàn)它在寫(xiě)博士論文的時(shí)候很管用?！拔矣盟?guī)劃好完成每一章的時(shí)間，同時(shí)用它估算進(jìn)度，并把實(shí)際使用時(shí)間和估算的時(shí)間進(jìn)行對(duì)比?！边@個(gè)程序能提供詳細(xì)報(bào)告來(lái)評(píng)估他的表現(xiàn)，使他的效率“指數(shù)級(jí)”增長(zhǎng)。

他發(fā)現(xiàn)，時(shí)間跟蹤是一個(gè)很好的激勵(lì)，同時(shí)能讓他的工作井井有條，他現(xiàn)在每天都用時(shí)間跟蹤來(lái)管理TASK的一些復(fù)雜的臨床研究項(xiàng)目。他說(shuō)：“如今，跟蹤已經(jīng)成為我的一部分，我現(xiàn)在事事跟蹤。”

保持簡(jiǎn)單

如果你問(wèn)任何一名博士生他們的工作中有哪些挑戰(zhàn)，時(shí)間管理基本都會(huì)上榜。2022年對(duì)全球超過(guò)3200名研究生的調(diào)查發(fā)現(xiàn)（Nature?610, 805–808; 2022），半數(shù)人擔(dān)心無(wú)法按時(shí)完成學(xué)業(yè)，超過(guò)2/3的人稱很難平衡生活與工作。

然而，大學(xué)幾乎不會(huì)教青年學(xué)者如何管理時(shí)間。而Melanie Smith恰好是這方面的專家，她之前是一名法律專業(yè)的講師，現(xiàn)在是一名學(xué)術(shù)教練，專門(mén)為研究人員提供全職業(yè)周期的寫(xiě)作支持。?

Smith說(shuō)：“時(shí)間跟蹤是我讓客戶做的第一件事之一。”她在英國(guó)大學(xué)教授法律超過(guò)15年，現(xiàn)定居愛(ài)爾蘭。她建議使用myhours.com一類的程序，這個(gè)程序很基礎(chǔ)，但很易學(xué)、好上手。

她的很多客戶一開(kāi)始很猶豫，說(shuō)自己沒(méi)精力再多用一個(gè)軟件了。但Smith認(rèn)為，他們拒絕這么做是出于更深層、更個(gè)人的原因。

“有的人會(huì)和我說(shuō)：‘我每天要花8小時(shí)寫(xiě)論文，卻一點(diǎn)進(jìn)展也沒(méi)有?！?strong>但當(dāng)他們進(jìn)行時(shí)間跟蹤后，他們會(huì)發(fā)現(xiàn)這所謂的8小時(shí)其實(shí)只有45分鐘。其余時(shí)間里，他們只是坐在那里想心事，寫(xiě)郵件，在上網(wǎng)或是假裝在做科研，”她說(shuō)，“時(shí)間跟蹤本質(zhì)上是要打破你的幻想。”

成功的時(shí)間跟蹤并不只是寫(xiě)下什么時(shí)間干了什么。無(wú)論這些任務(wù)記錄地多么一絲不茍，只有當(dāng)這些數(shù)據(jù)能用來(lái)進(jìn)行下一步安排時(shí)，你的時(shí)間跟蹤才是真正有用的，Smith說(shuō)。

Mubaiwa不僅用時(shí)間追蹤來(lái)分析他的項(xiàng)目進(jìn)度，還用它來(lái)記錄哪些事會(huì)拉低他效率。慢慢地，他會(huì)在日程表里給遲早會(huì)出現(xiàn)的分心和干擾留出一點(diǎn)時(shí)間。

他還學(xué)會(huì)了適應(yīng)任務(wù)在他規(guī)劃的期限內(nèi)或期限外完成。他說(shuō)：“只要我覺(jué)得一切井井有條，那么不管是按時(shí)完成還是延時(shí)完成，都在我的計(jì)劃之內(nèi)?！?/p>

但他也發(fā)現(xiàn)，他的方法不適合所有人?！?strong>你必須找到適合你的方法。打開(kāi)思路，了解各種不同策略，但一定要對(duì)自己寬容一點(diǎn)。”

Sijin Chen會(huì)讓自己及時(shí)休息，以免身體太累或神經(jīng)過(guò)度緊張。來(lái)源：Sijin Chen

對(duì)一些人來(lái)說(shuō)，過(guò)度的時(shí)間跟蹤也會(huì)有問(wèn)題。新加坡國(guó)立大學(xué)二年級(jí)博士生Sijin Chen嘗試跟蹤到每個(gè)小時(shí)，無(wú)論是在工作、休息還是睡覺(jué)。但她說(shuō)，這讓她變得很偏執(zhí)。

Chen 來(lái)自中國(guó)，博士課題是消費(fèi)者行為。她說(shuō)她對(duì)效率很“執(zhí)著”，她形容自己是“小時(shí)間影響者”。她在中國(guó)版YouTube——Bilibili上分享了她提高生產(chǎn)力的經(jīng)驗(yàn)和她自己的研究發(fā)現(xiàn)，視頻發(fā)布一周內(nèi)就獲得了平均5萬(wàn)的點(diǎn)擊量。

她說(shuō)：“中國(guó)的很多人現(xiàn)在也追求工作和生活的平衡，特別是年輕一代。”但對(duì)Chen來(lái)說(shuō)，這種平衡一直很難把握?！拔也⒉皇翘焐蜕糜跁r(shí)間管理，”她說(shuō)，“我其實(shí)是很容易分心的人?！?/p>

管理精力

為了提高效率，她開(kāi)始為每件事做規(guī)劃，包括休息時(shí)間，但她發(fā)現(xiàn)這么做適得其反。事實(shí)證明，按需休息是很難的。而且即使她讓自己脫離了眼前的工作——比如去看畫(huà)展——她還是很難沉浸到當(dāng)下的環(huán)境中去?！?strong>我無(wú)法停止思考工作和我那望不到頭的待辦清單。我很焦慮，然后又因?yàn)榻箲]而更焦慮了。”

她現(xiàn)在會(huì)把工作拆分到很短的時(shí)間里，確保自己在預(yù)留的休息時(shí)間不會(huì)太累或精神太緊張：“我會(huì)在快要累倒的時(shí)候讓自己休息，否則我只會(huì)不停刷手機(jī)，而這并不是真正的放松。”

根據(jù)2021年的一項(xiàng)調(diào)查，87%的英國(guó)大學(xué)職工表示在過(guò)去三年里，他們的工作量和強(qiáng)度都增加了，1/10的學(xué)術(shù)人員稱自己的工作量“難以承受”，這個(gè)比例是2016年的近2倍（見(jiàn)go.nature.com/3pcg9wd）。

Smith說(shuō)，給自己做好時(shí)間安排的學(xué)術(shù)人員，在遇到不合理的要求時(shí)還能借此推辭。“當(dāng)有人讓你做一件其他事時(shí)，你可以亮出你的日程表，和他說(shuō)：‘看，這是我一天的安排。你想讓我把哪件事去掉呢？’”

了解自己

對(duì)于那些不知道怎么管理時(shí)間的人來(lái)說(shuō)，Mubaiwa有一些經(jīng)驗(yàn)分享。他建議博士生把博士課題分成幾個(gè)小項(xiàng)目，先制定出大體時(shí)間線，再細(xì)分成小任務(wù)，規(guī)劃更細(xì)的進(jìn)度。

如果進(jìn)度遇到了困難，他建議先從小地方調(diào)整，而不是先推翻整體計(jì)劃。之后，最重要的是，他說(shuō)：“了解你自己，在你的個(gè)性和你的做事方式之間找到平衡?！?/p>

Smith說(shuō)，時(shí)間跟蹤是對(duì)你的時(shí)間安排實(shí)行問(wèn)責(zé)制，確保你能完成目標(biāo)。“它能告訴你的時(shí)間都去哪了，而不是你想象自己做了哪些事?！?/p>