采購過程是企業(yè)識別和實施的一系列步驟，以便為其目標(biāo)和目的獲得商品或服務(wù)。

采購至關(guān)重要，因為它決定了一家公司能節(jié)省多少錢。企業(yè)可以通過頻繁評估采購流程來保證其目標(biāo)的實現(xiàn)。當(dāng)一個流程沒有按應(yīng)有的方式運行，或者出現(xiàn)業(yè)務(wù)問題時，可能會對其進行更改。因為采購的主要目標(biāo)是提高效率，所以公司必須確保從采購過程中獲得最大收益。

下一階段是在確定其重要性后制定購買流程。成功采購流程的七個步驟如下：
?
第 1 步：確定所有業(yè)務(wù)部門對產(chǎn)品和服務(wù)的需求。
?
當(dāng)任何業(yè)務(wù)部門需要外部供應(yīng)商提供商品或服務(wù)時，采購周期就開始了。?因此，采購流程的第一個階段是識別和整合公司內(nèi)各個業(yè)務(wù)部門的需求。你可以了解支出領(lǐng)域和類別，并使用支出分析來尋找削減成本的機會。
?
第 2 步：列出潛在供應(yīng)商并對其進行分析。
?
在確定業(yè)務(wù)單位的要求之后，下一階段是制定可能提供商品/服務(wù)的供應(yīng)商清單。 在此過程中使用基本的在線搜索或更正式的措施，例如 RFP、RFQ 和 RFI。
?
此程序的目標(biāo)是評估潛在供應(yīng)商。定價、服務(wù)質(zhì)量、行業(yè)聲譽和認可度、保修和保證條款以及客戶服務(wù)是一些評估措施。評估后，該協(xié)議將授予提供最大價值和最佳市場定價的供應(yīng)商。
?
第 3 步：與選定的供應(yīng)商簽訂合同。
?
合同程序從選擇供應(yīng)商以滿足組織的需求時開始。為了實現(xiàn)最佳價值創(chuàng)造和促進買賣雙方合作，合同對于每家公司來說都是至關(guān)重要的一步。此程序需要評估重要因素，例如價格結(jié)構(gòu)、工作范圍、條款和條件以及交付日期等。 通過詳細的合同分析和談判，可以發(fā)現(xiàn)更多降低成本的選擇，包括動態(tài)折扣。
?
第 4 步：創(chuàng)建采購訂單并發(fā)布。
?
下一階段是在公司完成與供應(yīng)商 (PR) 的合同后創(chuàng)建采購申請。 PR 提供對產(chǎn)品/服務(wù)、價格和數(shù)量、供應(yīng)商信息以及審批流程的描述。
?
當(dāng) PR 被接受時，財務(wù)團隊向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單 （PO），其中包含采購訂單號、付款條件和供應(yīng)商信息等信息。
?
第5步：收到發(fā)票后，完成付款程序。
?
當(dāng)供應(yīng)商收到采購訂單時，他會發(fā)送一張包含所需產(chǎn)品或服務(wù)價格的發(fā)票。采購團隊在企業(yè)收到采購訂單并開具發(fā)票時匹配采購訂單以確保質(zhì)量和數(shù)量。
?
根據(jù)組織及其供應(yīng)商商定的付款條件，在交貨前或交貨后付款。
?
第 6 步：接收并檢查所要求的商品/服務(wù)。
?
提供商根據(jù)付款和合同條款提供商品/服務(wù)。 公司應(yīng)在收到供應(yīng)商后對其進行審核，以確認他們已滿足其質(zhì)量要求。

第 7 步：保持細致的發(fā)票記錄。

收到貨物后，妥善保存所有發(fā)票以跟蹤公司內(nèi)部的支出和各種支出類別至關(guān)重要。

使用合適的工具簡化你的采購流程

可靠的采購流程可以極大地幫助你降低業(yè)務(wù)成本，每個企業(yè)都可以從中受益。削減采購成本最佳方法之一是投資合適的工具。

8Manage SRM是端到端的一站式采購管理解決方案，有助于企業(yè)更好地了解他們的支出、提高合同合規(guī)性、獲得更好的價格并減少異常支出。

輕松訪問和實時協(xié)作：

所有關(guān)于采購和供應(yīng)商數(shù)據(jù)都以數(shù)字方式方便地存儲在一個集中的存儲庫中，以便在采購時易于訪問。買家可以實時訪問現(xiàn)有或新供應(yīng)商的在線目錄，審查和批準(zhǔn)采購訂單，并以電子格式檢查發(fā)貨狀態(tài)。

隨時隨地跟蹤：

無論是采購經(jīng)理跟蹤支出還是分析供應(yīng)商的實時績效，借助8Manage SRM，利益相關(guān)者和采購經(jīng)理都能通過 360 度可見性和基于角色的訪問控制來跟蹤從采購到付款流程的任何方面。

主動報告和分析：

自動化的最佳用途是能夠創(chuàng)建報告，深入了解供應(yīng)商績效、檢查各個級別的支出、供應(yīng)商是否遵守預(yù)先協(xié)商的條款、合同和發(fā)貨狀態(tài)等。實時報告有助于提供用于戰(zhàn)略支出分析和減少特立獨行支出的寶貴商業(yè)智能。

總結(jié)：

有效的采購流程可確保組織采購周期每個階段的流程效率更高，從而縮短采購周期時間。每個企業(yè)都在追求采購流程的好處，使用8Manage SRM這樣的采購管理軟件幫助企業(yè)快速實現(xiàn)這些好處，從而確保企業(yè)采購的成功。