在平常的工作中，我們經(jīng)常要批量制作一些主要內(nèi)容相同，只是部分?jǐn)?shù)據(jù)有變化的文件，比如成績單、邀請函、名片等，如果一個個制作的話，會浪費大量的時間。這時候我們就可以利用Word的郵件合并功能，它可以幫助我們快速批量的生成文件，不僅操作簡單，而且還可以設(shè)置各種格式、打印效果又好，可以滿足許多客戶不同的需求。

• 常用到郵件合并的工作：

批量打印信封、批量打印信件、批量打印請柬、批量打印工資條、批量打印個人簡歷、批量打印學(xué)生成績單、批量打印各類獲獎證書、批量打印準(zhǔn)考證、明信片等個人報表。

總之，有數(shù)據(jù)源（Excel電子表格、數(shù)據(jù)庫等），需要批量生成，就可以很方便的按記錄的方式從WROD中用郵件合并功能進(jìn)行打印。

• 下面我們以制作物業(yè)費催款單、律師函為例給大家介紹一下郵件合并的具體使用方法：

第一步：在Excel表格中錄入名單信息，然后保存關(guān)閉此Excel文件。

名單信息，可以由其他管理軟件導(dǎo)出。這里以手動錄入的方法做介紹。

注：這里介紹一下，金額數(shù)字轉(zhuǎn)成大寫的方法和月數(shù)自動計算方法：

1、使用“設(shè)置單元格格式”-特殊-人民幣大寫

2、使用萬能公式

=TEXT(INT(I2),"[DBNUM2]")&"元"&TEXT(MID(I2,LEN(INT(I2))+2,1),"[DBNUM2]D角")&TEXT(MID(I2,LEN(INT(I2))+3,1),"[DBNUM2]D分")&"整"

這里我們要用郵件合并，所以使用方法2來轉(zhuǎn)換人民幣大寫。

3、月數(shù)計算公式

=DATEDIF(L2,M2,"M")

注意DATEDIF公式參數(shù)，時間前后的選擇，否則會提示錯誤信息。

第二步：打開準(zhǔn)備好的Word模板。

第三步：點擊“郵件”選項卡“開始郵件合并”功能組中的“選擇收件人”下拉按鈕，在下拉列表中選擇 “使用現(xiàn)有列表”，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框，然后選擇準(zhǔn)備好的Excel工作表，點擊“打開”。

第四步：將光標(biāo)定位在Word文檔中需要插入信息的位置，點擊“郵件”選項卡“編寫和插入域”功能組中的“插入合并域”下拉按鈕，在下拉列表中選擇對應(yīng)的信息，本例中選擇“姓名”，點擊“插入”按鈕，然后關(guān)閉“插入合并域”對話框，此時文檔中相應(yīng)位置會出現(xiàn)已插入的域標(biāo)記。

第五步：預(yù)覽結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問題，面積部分，小數(shù)點位數(shù)太長，時間格式不符合慣例，金額沒有符號，大寫沒有轉(zhuǎn)換成功。解決辦法：

1、面積：在插入的面積域上，右鍵，切換域代碼，顯示{ MERGEFIELD 面積 }修改為{ MERGEFIELD 面積 \# 0.00 },然后右鍵點擊更新域。

2、時間：{ MERGEFIELD 生活垃圾欠費起始日期 }修改為{ MERGEFIELD 生活垃圾欠費起始日期 \@ YYYY-MM-DD },然后右鍵點擊更新域。（大寫字母YYYY，MM，DD）

3、金額：{ MERGEFIELD 生活垃圾欠費金額 }修改為{ MERGEFIELD 生活垃圾欠費金額 \# ￥ ####0.00 }，然后右鍵點擊更新域。

4、大寫：{ MERGEFIELD 合計欠費金額大寫 }修改為{ MERGEFIELD 生活垃圾欠費金額 \* CHINESENUM2 },然后右鍵點擊更新域。

5、律師函最后的發(fā)函日期，如果想用中文的方法，需要修改日期代碼為{ MERGEFIELD 發(fā)函日期 \@ EEEE年O月A日 }，右鍵點擊更新域。（大寫字母E，O，A）

第六步：點擊“郵件”選項卡“完成”功能組中的“完成并合并”下拉按鈕，在下拉列表中點擊“編輯單個文檔…”，彈出“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”，點擊“確定”。此時就會在新窗口中合并生成一個新文檔，文檔中包含了表格里所有人的信息。

如果遇到需要判斷條件的時候：如男女，先生女士等信息。需要在“郵件”選項卡上的“編寫和插入域”組中，單擊“規(guī)則”下拉列表中的“如果…那么…否則…”命令，打開“插入域”對話框。在“域名”下拉列表框中選擇“性別”，在“比較條件”下拉列表框中選擇“等于”，在“比較對象”文本框中輸入“男”，在“則插入此文字”文本框中輸入“先生”，在“否則插入此文字”文本框中輸入“女士”，然后單擊“確定”按鈕。

以上就是Word郵件合并的用法，批量處理，節(jié)約時間，趕快學(xué)習(xí)起來吧~