學(xué)習(xí)筆記+考點(diǎn)整理

重點(diǎn)復(fù)習(xí)? Excel 2010電子表格處理軟件

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?重點(diǎn)：工作表中各類(lèi)數(shù)據(jù)的輸入與自動(dòng)填充方法；公式與函數(shù)的使用；數(shù)據(jù)排序與分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。

難點(diǎn)：?jiǎn)卧竦幕旌弦门c公式復(fù)制后的關(guān)系；統(tǒng)計(jì)分析函數(shù)的參數(shù)設(shè)置。

方法：運(yùn)用多媒體輔助操作學(xué)習(xí)，完成課堂案例操作和任務(wù)驅(qū)動(dòng)。

4.1 Excel 2010使用基礎(chǔ)

4.1.1? 熟悉Excel 2010的工作界面

啟動(dòng)Excel 2010的方法與啟動(dòng)Word 2010類(lèi)似。成功啟動(dòng)Excel 2010后，展現(xiàn)在用戶(hù)面前的窗口就是Excel 2010的工作界面，如圖4-1所示。它與Word 2010的工作界面類(lèi)似，下面我們介紹Excel 2010中與Word不同的部分。

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4.1.2? 認(rèn)識(shí)工作簿、工作表和單元格

?? 工作區(qū)：窗口中有淺色表格線(xiàn)的大片空白區(qū)域，由單元格組成，用戶(hù)可以對(duì)任一單元格進(jìn)行操作，是用戶(hù)輸入數(shù)據(jù)、創(chuàng)建表格的地方。

?? 列標(biāo)：用英文字母A，B，C……表示，單擊可選定該列。

?? 行號(hào)：用數(shù)字1，2，3……表示，單擊可選定該行。

?? 名稱(chēng)框：顯示當(dāng)前正在操作的單元格或單元格區(qū)域的名稱(chēng)或引用。

?? 編輯欄：當(dāng)向單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí)，輸入的內(nèi)容都將顯示在此欄中，也可以直接在編輯欄對(duì)當(dāng)前單元格的內(nèi)容進(jìn)行編輯修改。

?? 工作表標(biāo)簽：?jiǎn)?dòng)Excel 2010后會(huì)自動(dòng)建立一個(gè)名為“工作簿1”的新工作簿，其中默認(rèn)包含3個(gè)空白的工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3。工作區(qū)的下方是工作表標(biāo)簽欄，顯示該工作簿所包含的工作表的名稱(chēng)，一個(gè)工作表標(biāo)簽對(duì)應(yīng)一個(gè)工作表，用來(lái)識(shí)別工作表的名稱(chēng)。單擊某個(gè)工作表標(biāo)簽，即可在工作區(qū)中顯示對(duì)應(yīng)的工作表，該工作表即成為活動(dòng)工作表，其工作表標(biāo)簽顯示為白底黑字。

?? 視圖按鈕：包括普通視圖、頁(yè)面布局視圖和分頁(yè)預(yù)覽視圖。單擊某一按鈕可切換至對(duì)應(yīng)的視圖方式。

1、工作簿

Excel 2010工作簿就是一個(gè)Excel數(shù)據(jù)文件，其內(nèi)是若干數(shù)據(jù)的集合。Excel 2010文件的擴(kuò)展名為.xlsx。

2、工作表

在Excel 2010中，工作表是工作簿中的一張工作表格，是由行和列構(gòu)成的二維網(wǎng)格，用來(lái)分析、存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)，是用戶(hù)工作的主要窗口。它主要由單元格、行號(hào)、列標(biāo)和工作表標(biāo)簽等組成。行號(hào)顯示在工作簿窗口的左側(cè)，依次用數(shù)字1，2……1048576表示；列標(biāo)顯示在工作表窗口的上方，依次用字母A，B……XFD表示。默認(rèn)情況下，一個(gè)工作簿包含3個(gè)工作表，用戶(hù)可以根據(jù)需要添加或刪除工作表。

3、單元格和單元格區(qū)域

在Excel 2010中，工作表內(nèi)行和列相交叉處的方格稱(chēng)為單元格。單元格是工作表的基本組成元素，單元格的地址用其所在的列標(biāo)和行號(hào)來(lái)表示，且列標(biāo)在前，行號(hào)在后，如A5，G21，XEQ3等，如圖4-2所示。

在每個(gè)工作表中只有一個(gè)單元格是當(dāng)前正在操作的，稱(chēng)為活動(dòng)單元格，也稱(chēng)為當(dāng)前單元格?；顒?dòng)單元格的邊框?yàn)榧哟值暮谏吙颍鄳?yīng)的行號(hào)與列號(hào)反色顯示。

在Excel 2010中，相鄰的一組單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域稱(chēng)為單元格區(qū)域。單元格區(qū)域的地址用其對(duì)角的兩個(gè)單元格地址來(lái)表示，中間用冒號(hào)（:）分隔，如：A1:D3，A3:D1。

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4.2? 工作簿基本操作

4.2.1? 新建工作簿

4.2.2? 保存和關(guān)閉工作簿

（1）“保存”命令，若該文件之前已保存過(guò)，該命令可直接將工作簿再次保存。

（2）“另存為”，新文件或是文件異地改名保存

（3）設(shè)置安全性選項(xiàng)：可進(jìn)行打開(kāi)權(quán)限密碼與修改權(quán)限密碼的設(shè)置。

4.2.3? 打開(kāi)工作簿

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4.3? 輸入工作表數(shù)據(jù)

4.3.1? 選擇單元格及單元格區(qū)域

1．選定單元格

（1）單個(gè)單元格選定

?單擊單元格

?在編輯欄中輸入單元格名字

?按回車(chē)鍵、Tab、方向鍵?????

（2） 選定連續(xù)多個(gè)單元格

?鼠標(biāo)拖動(dòng)

?單擊區(qū)域左上角，Shift+單擊區(qū)域右下角

（3）選定不連續(xù)的多個(gè)單元格

???? 按住Ctrl鍵，依次單擊需選定的單元格。

（4）選定整行或整列

?單擊行號(hào)或列號(hào)

?配合Ctrl或Shift，再單擊行號(hào)或列號(hào)可選擇多行或多列

（5）選定工作表的所有單元格

? 單擊工作表左上角行列相交處的“全選”按鈕或按Ctrl+A組合鍵。

工作表中由行和列交叉組成的格子叫單元格。它是存放數(shù)據(jù)的基本單元，單元格的名字由列號(hào)加行號(hào)組成。

2、工作表的選定

? 選擇一張工作表： 單擊表標(biāo)簽

? 同時(shí)選定多張工作表：按住Ctrl，依次單擊表標(biāo)簽

4.3.2? 直接輸入數(shù)據(jù)

單元格中可以包含任何字符、數(shù)字和公式等，每個(gè)單元格可包含32000個(gè)字符。如果單元格的列寬容不下文本字符串，可占用相鄰的單元格來(lái)顯示，如果相鄰的單元格中已有數(shù)據(jù)，就將截?cái)囡@示。

1、文本型數(shù)據(jù)輸入

? 默認(rèn)對(duì)齊方式為左對(duì)齊。

? 要在單元格中顯示多行，則按Alt+Enter鍵實(shí)現(xiàn)。

? 由純數(shù)字字符構(gòu)成的文本，如郵政編碼100876，則在輸入時(shí)要先輸入單引號(hào)“ ’ ”，即輸入：’100876。

2、數(shù)值型數(shù)據(jù)輸入

?默認(rèn)對(duì)齊方式為右對(duì)齊。

?常規(guī)格式的數(shù)字長(zhǎng)度不超過(guò)11位。當(dāng)數(shù)字的整數(shù)部分超過(guò)11位時(shí)，將自動(dòng)地按“科學(xué)格式”顯示數(shù)據(jù)。但內(nèi)部仍按精確值存儲(chǔ)。在Excel 2010中能用來(lái)表示數(shù)值的字符有0～9、+、-、（）、/、$、%、，、.、E、e。

?輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，為避免將輸入的分?jǐn)?shù)視作日期，應(yīng)在分?jǐn)?shù)前輸入0(零)和一個(gè)空格，例如要輸入“1/2”，應(yīng)輸入“0 1/2”，然后按回車(chē)鍵。

3、日期和時(shí)間型數(shù)據(jù)

默認(rèn)對(duì)齊方式為右對(duì)齊。

?日期的輸入格式為：年-月-日或年/月/日。

?時(shí)間的輸入格式為：時(shí):分 AM / PM。?

輸入當(dāng)天的日期，按<Ctrl>+<；>組合鍵；輸入當(dāng)前時(shí)間，按<Shift>+<Ctrl>+<；>組合鍵。

4．批注

在Excel 2010中用戶(hù)可以為單元格輸入批注內(nèi)容，對(duì)單元格中的內(nèi)容作進(jìn)一步的說(shuō)明和解釋。在選定的活動(dòng)單元格上右擊，選擇“插入批注”；也可以切換到“審閱”選項(xiàng)卡下，單擊“批注”組中的“新建批注”按鈕。

單擊菜單“審閱”|“編輯批注”命令可以修改批注；選中單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”，可以刪除批注。

4.3.3? 快速輸入數(shù)據(jù)

1、自動(dòng)填充數(shù)據(jù)序列

???? 選定初始單元格　→　…“編輯/填充/序列…”

2、自動(dòng)填充數(shù)據(jù)

方法:? 拖動(dòng)初值單元格右下角的“填充柄”,直到最后單元格：

（1）初始值為數(shù)值型，填充相當(dāng)于復(fù)制。如果按住Ctrl鍵再填充，則數(shù)值遞增1。

（2）初始值為純字符（文本型），填充相當(dāng)于復(fù)制。

（3）初始值為純數(shù)字字符（如學(xué)號(hào)），填充時(shí)數(shù)字遞增1；如果按住Ctrl鍵再填充，則填充相當(dāng)于數(shù)據(jù)復(fù)制。

（4）初值為字符和數(shù)字混合體（如工商1班），填充時(shí)字符不變，數(shù)字遞增。如果按住Ctrl鍵再填充，則為復(fù)制。

（5）初始值為Excel 預(yù)設(shè)的序列，按預(yù)設(shè)序列填充。

? 如初值為“星期一”，自動(dòng)填充將產(chǎn)生“星期二”、“星期三”、“星期四”、…、“星期日”序列的循環(huán)填充。

（6）如果要自動(dòng)產(chǎn)生等差序列差值不為1的序列，

? 如1、2.2、3.4、4.6、…，或x2、x5、x8、x11、…這樣的序列。

? 操作方法為：在B2單元格中輸入1，在C2單元格中輸入2.2，選定B2、C2單元格，拖動(dòng)填充句柄，得到1、2.2、3.4、4.6、…序列。

3．建立用戶(hù)自定義序列

? 用戶(hù)可以根據(jù)自己的需要，定義自己的數(shù)據(jù)序列并存儲(chǔ)起來(lái)供以后填充使用：

???? 單擊“文件”|“選項(xiàng)”，在彈出的Excel選項(xiàng)對(duì)話(huà)框中，選擇“高級(jí)”|“常規(guī)”|“創(chuàng)建用于排序和填充系列的列表”|“編輯自定義列表”，彈出“自定義序列”對(duì)話(huà)框。

4．快速輸入相同數(shù)據(jù)

?選定所有要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格，在惟一激活的單元格中輸入數(shù)據(jù)后，按Ctrl+Enter鍵。

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4.4? 編輯工作表數(shù)據(jù)和工作表

4.4.1? 編輯工作表數(shù)據(jù)

1．復(fù)制數(shù)據(jù)

2．移動(dòng)數(shù)據(jù)

3．清除單元格

?? 全部清除：清除區(qū)域中的內(nèi)容、批注和格式。

清除格式：清除格式，保留內(nèi)容和批注。

清除內(nèi)容：清除數(shù)據(jù)，保留格式，等同按鍵<Delete>。

清除批注：清除區(qū)域中的批注信息。

4.4.2? 單元格操作

1．插入行、列、單元格

2．刪除行、列、單元格

3. 合并單元格

4．調(diào)整行高和列寬

（1）使用鼠標(biāo)調(diào)整

（2）使用菜單調(diào)整

選定單元格區(qū)域，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下“單元格”組中“格式”按鈕，在下拉列表中選擇“列寬”或“行高”選項(xiàng)，分別在對(duì)話(huà)框中設(shè)置列寬值和行高值。

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4.4.3? 管理工作表

1. 選擇和切換工作表

2. 插入、刪除、重命名、隱藏和顯示工作表：右擊表標(biāo)簽

3. 移動(dòng)和復(fù)制工作表：右擊表標(biāo)簽

4.5? 設(shè)置工作表格式

4.5.1? 設(shè)置單元格的字符格式

（1）使用選項(xiàng)卡中的字體格式命令。

（2）使用“設(shè)置單元格格式”對(duì)話(huà)框。

4.5.2? 設(shè)置單元格的數(shù)字格式

“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“數(shù)字”組中提供了5種快速格式化數(shù)字的按鈕，即貨幣樣式按鈕、百分比樣式按鈕、千分位分隔按鈕、增加小數(shù)位數(shù)按鈕和減少小數(shù)位數(shù)按鈕。

4.5.3? 設(shè)置單元格的對(duì)齊方式

4.5.4? 設(shè)置單元格的邊框和底紋

（1）使用選項(xiàng)卡中的格式命令。

（2）使用“設(shè)置單元格格式”對(duì)話(huà)框。

4.5.5? 使用條件格式

條件格式可以基于條件自動(dòng)更改單元格區(qū)域的外觀(guān)，有助于突出顯示所關(guān)注的單元格或單元格區(qū)域、強(qiáng)調(diào)異常值，還可以使用數(shù)據(jù)條、顏色刻度和圖標(biāo)集來(lái)直觀(guān)地顯示數(shù)據(jù)。

1．快速格式化

選擇單元格區(qū)域，在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭進(jìn)行操作。

2．高級(jí)格式化

選擇單元格區(qū)域，在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“新建規(guī)則”，將顯示“新建格式規(guī)則”對(duì)話(huà)框，實(shí)現(xiàn)高級(jí)條件格式設(shè)置。

4.5.6? 自動(dòng)套用樣式

1．要在一個(gè)步驟中應(yīng)用幾種格式，并確保各個(gè)單元格格式一致，可以使用單元格樣式。單元格樣式是一組已定義的格式特征，如字體和字號(hào)、數(shù)字格式、單元格邊框和單元格底紋。

（1）應(yīng)用單元格樣式

（2）創(chuàng)建自定義單元格樣式

2. Excel 2010中提供了一些已經(jīng)制作好的表格格式，套用這些格式可以制作出既漂亮又專(zhuān)業(yè)的表格。方法如下。

（1）選定要格式化的區(qū)域。

（2）在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下“樣式”組中，單擊“套用表格格式”下拉選項(xiàng)

（3）在格式列表框中選擇要使用的格式。

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4.6? 使用公式和函數(shù)

4.6.1? 認(rèn)識(shí)公式

4.6.2? 公式中的運(yùn)算符

公式運(yùn)算符與其優(yōu)先級(jí)

（）（括號(hào)）→ ：(區(qū)域引用)→ -（負(fù)號(hào)） → %（百分比） → ^（乘方） → *（乘）、/（除） → +（加）、-（減） → & (串接) →比較符

注意：以上字符均為ASCII字符，需要在英文輸入狀態(tài)輸入

4.6.3? 輸入和復(fù)制公式

公式必須以等號(hào)“=”開(kāi)頭。如：

?? =23+35???? =0.3*A2+0.7*B2??? =SUM(A1:D1)

?其中參與運(yùn)算的數(shù)據(jù)可以是：常數(shù)、單元格引用、單元格名稱(chēng)、函數(shù)等。

單元格中只顯示結(jié)果，編輯欄中顯示公式。

4.6.4? 單元格引用

在公式中可以引用本工作簿或其他工作簿中任何單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)。公式中輸入的是單元格區(qū)域地址，引用后，公式的運(yùn)算值隨著被引用單元格的變化而變化。

1．單元格引用類(lèi)型

可分為相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用3種類(lèi)型。

1）、相對(duì)引用

? 是指直接使用單元格的名稱(chēng)標(biāo)號(hào)來(lái)引用別的單元格。

? 例如：?? B2 =A2+B1

特點(diǎn)：公式復(fù)制后，被引用的單元格會(huì)隨公式所在的位置變化而改變。

? 例如，在B2單元格寫(xiě)一個(gè)公式“=A2+B1”,將這個(gè)公式復(fù)制到D3單元格就變成“=C3+D2”。

2）、絕對(duì)引用

是指引用特定位置的單元格。絕對(duì)引用是在被引用的單元格列字母和行數(shù)字之前加上符號(hào)“$”，例如： B2=$A$2+$B$1

特點(diǎn)：公式復(fù)制后，被引用的單元格不會(huì)隨公式所在的位置的變化而改變。

例如，在B2單元格寫(xiě)一個(gè)公式“=$A$2+$B$1”,將這個(gè)公式復(fù)制到D3單元格后仍為“=$A$2+$B$1” 。

3）、混合引用

? 是指引用中含有相對(duì)引用和絕對(duì)引用兩種形式。

例如：B2=$A2、B3=A$1+$A2等

? 當(dāng)需要固定某行引用而改變列引用，或者需要固定某列引用而改變行引用時(shí)，就可使用混合引用。

特點(diǎn)：公式復(fù)制后，相對(duì)引用部分改變，絕對(duì)引用部分不變。

例如，在B2單元格寫(xiě)一個(gè)公式“=$A2+B$1”,將這個(gè)公式復(fù)制到D3單元格后就變?yōu)椤?$A3+D$1” 。

2．同一工作簿不同工作表的單元格引用

要在公式中引用同一工作簿不同工作表的單元格內(nèi)容，則需在單元格或區(qū)域前注明工作表名。例如，在當(dāng)前Sheet2工作表F4單元格中計(jì)算Sheet1工作表的單元格區(qū)域A1: A4之和，方法如下。

（1）選取Sheet2的F4單元格，輸入“=SUM（Sheet1!A1:A4）”，按回車(chē)鍵確定。

（2）選取Sheet2的F4單元格，在輸入“=SUM（”后，用鼠標(biāo)選取Sheet1中A1:A4單元格區(qū)域 ，再輸入“）”，按回車(chē)鍵即可。

3．不同工作簿的單元格引用

要在單元格F4中引用其他工作簿，如對(duì)D盤(pán)的“工作簿2.xlsx”的Sheet1工作表中A1:A4區(qū)域單元格求和，方法如下。

（1）若“工作簿2.xlsx”已經(jīng)被打開(kāi)，則可以通過(guò)在F4單元格中輸入“=SUM（[工作簿2.xlsx]Sheet1!$A$1:$A$4）”，按回車(chē)鍵確定。

（2）若工作簿2.xlsx工作簿沒(méi)有被打開(kāi)，即要引用關(guān)閉后的工作簿文件的數(shù)據(jù)，則可以通過(guò)在F4單元格中輸入“=SUM（'D:\[工作簿2.xlsx]Sheet1'!$A$1:$A$4）”，按回車(chē)鍵即可。

4.6.5? 使用函數(shù)

若熟悉要使用的函數(shù)及其語(yǔ)法規(guī)則，可在“編輯框”內(nèi)直接輸入函數(shù)形式。建議最好使用“公式”選項(xiàng)卡下的“插入函數(shù)”對(duì)話(huà)框輸入函數(shù)。

1．使用插入函數(shù)對(duì)話(huà)框

（1）選定要輸入函數(shù)的單元格。

（2）單擊“公式”選項(xiàng)卡下的“插入函數(shù)”，

（3）選擇常用函數(shù)或其他函數(shù)類(lèi)別

（4）在彈出的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話(huà)框中輸入?yún)?shù)??

2．常用函數(shù)

（1）求和函數(shù)SUM（?。?。

格式：SUM（number1，number2,…）。

功能：計(jì)算一組數(shù)值number1，number2，…的總和。

說(shuō)明：此函數(shù)的參數(shù)是必不可少的，參數(shù)允許是數(shù)值、單個(gè)單元格的地址、單元格區(qū)域、簡(jiǎn)單算式，并且允許最多使用30個(gè)參數(shù)。

（2）求平均值函數(shù)AVERAGE（　）。

格式：AVERAGE（number1，number2，…）。

功能：計(jì)算一組數(shù)值number1,number2,…的平均值。

說(shuō)明：對(duì)所有參數(shù)進(jìn)行累加并計(jì)數(shù)，再用總和除以計(jì)數(shù)結(jié)果，區(qū)域內(nèi)的空白單元格不參與計(jì)數(shù)，但如果單元格中的數(shù)據(jù)為“0”時(shí)則參與運(yùn)算。

（3）最大值函數(shù)MAX（?。?。

格式：MAX（number1，number2，…）。

功能：計(jì)算一組數(shù)值number1，number2，…的最大值。

說(shuō)明：參數(shù)可以是數(shù)字或者是包含數(shù)字的引用。如果參數(shù)為錯(cuò)誤值或?yàn)椴荒苻D(zhuǎn)換為數(shù)字的文本，將會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤。

（4）最小值函數(shù)MIN（?。?。

格式：MIN（number1，number2，…）。

功能：計(jì)算一組數(shù)值number1，number2，…的最小值，參數(shù)說(shuō)明同上。

（5）計(jì)數(shù)函數(shù)COUNT（?。?/span>

格式：COUNT（value1，value2，…）。

功能：計(jì)算區(qū)域中包含數(shù)字的單元格個(gè)數(shù)。

說(shuō)明：只有引用中的數(shù)字或日期會(huì)被計(jì)數(shù)，而空白單元格、邏輯值、文字和錯(cuò)誤值都將被忽略。在B6單元格插入計(jì)數(shù)函數(shù)COUNT（B1:B5）的結(jié)果。

（6）條件計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF（?。?。

格式：COUNTIF(單元格區(qū)域，條件)。

功能：計(jì)算區(qū)域中滿(mǎn)足條件的單元格個(gè)數(shù)。

說(shuō)明：條件的形式可以是數(shù)字、表達(dá)式或文字。例如，可以表示為80、"80"、">=80"或“良”。在E9單元格中插入條件計(jì)數(shù)函數(shù)=COUNTIF(F3:F7,">=80")-COUNTIF

(F3:F7,">=90")的結(jié)果如圖4-28所示。

（7）條件函數(shù)IF（　）。

格式：IF（logical-test, value-if-true, value-if-false）。

功能：根據(jù)邏輯值logical-test進(jìn)行判斷，若為true，返回value-if-true，否則，返回value-if-false。

說(shuō)明：IF函數(shù)可以嵌套使用，最多可嵌套7層，用logical-test和 value-if-true參數(shù)可以構(gòu)造復(fù)雜的測(cè)試條件。

例如，在H3單元格中插入條件函數(shù)=IF（F3<60,“不及格”,“及格”），返回值為及格。

例如，在H3單元格中插入條件函數(shù)=IF（F3<60, "不及格",IF（F3<70，"及格",IF（F3<80，"中",IF（F3<90,"良","優(yōu)"）））），以實(shí)現(xiàn)綜合評(píng)語(yǔ)自動(dòng)評(píng)定，效果如圖4-29所示。

（8）排名函數(shù)RANK（?。?。

格式：RANK（number,range,rank-way）。

功能：返回單元格number在一個(gè)垂直區(qū)域range中的排位名次。

說(shuō)明：rank-way是排位的方式，為0或省略，則按降序排名次（值最大的為第一名），不為0則按升序排名次（值最小的為第一名）。

函數(shù)RANK對(duì)重復(fù)數(shù)的排位相同，但重復(fù)數(shù)的存在將影響后續(xù)數(shù)值的排位。

例如，在I3單元格中插入排名函數(shù)=RANK（F3,$F$3:$F$7）實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排名

4.7? 使用圖表

為使表格中的數(shù)據(jù)關(guān)系更加直觀(guān)，可以將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示出來(lái)。在 Excel 2010中，只需選擇圖表類(lèi)型、圖表布局和圖表樣式，便可以很輕松地創(chuàng)建具有專(zhuān)業(yè)外觀(guān)的圖表。

4.7.1? 圖表的類(lèi)型和組成元素

根據(jù)數(shù)據(jù)特征和觀(guān)察角度的不同，Excel 2010提供了柱形圖、折線(xiàn)圖、餅圖、條形圖、面積圖、XY散點(diǎn)圖、股價(jià)圖、曲面圖、圓環(huán)圖、氣泡圖和雷達(dá)圖等11類(lèi)圖表供用戶(hù)選用，每一類(lèi)圖表又有若干個(gè)子類(lèi)型。

1．圖表基本概念

圖表：由圖表區(qū)和繪圖區(qū)組成。

圖表區(qū)：整個(gè)圖表的背景區(qū)域。

繪圖區(qū)：用于繪制數(shù)據(jù)的區(qū)域，在二維圖表中，是指通過(guò)軸來(lái)界定的區(qū)域，包括所有數(shù)據(jù)系列；在三維圖表中，同樣是指通過(guò)軸來(lái)界定的區(qū)域，包括所有數(shù)據(jù)系列、分類(lèi)名、刻度線(xiàn)標(biāo)志和坐標(biāo)軸標(biāo)題。

數(shù)據(jù)系列：在圖表中繪制的相關(guān)數(shù)據(jù)點(diǎn)，這些數(shù)據(jù)源自數(shù)據(jù)表的行或列。圖表中的每個(gè)數(shù)據(jù)系列具有唯一的顏色或圖案，并且在圖表的圖例中表示?？梢栽趫D表中繪制一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)系列。餅圖只有一個(gè)數(shù)據(jù)系列。

坐標(biāo)軸：界定圖表繪圖區(qū)的線(xiàn)條，用作度量的參照框架。x軸通常為水平軸并包含分類(lèi)，y軸通常為垂直坐標(biāo)軸并包含數(shù)據(jù)。

圖表標(biāo)題：說(shuō)明性的文本，可以自動(dòng)與坐標(biāo)軸對(duì)齊或在圖表頂部居中。

數(shù)據(jù)標(biāo)簽：為數(shù)據(jù)標(biāo)記提供附加信息的標(biāo)簽，數(shù)據(jù)標(biāo)簽代表源于數(shù)據(jù)表單元格的單個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)或值。

圖例：一個(gè)方框，用于標(biāo)識(shí)圖表中的數(shù)據(jù)系列或分類(lèi)指定的圖案或顏色。

4.7.2? 創(chuàng)建圖表

（1）首先用鼠標(biāo)（或配合【Ctrl】鍵）選擇要包含在圖表中的單元格或單元格區(qū)域。

（2）“插入”選項(xiàng)卡下“圖表”組中選取圖表的樣本。

無(wú)論建立哪一種圖表，都要經(jīng)過(guò)以下幾步：指定需要用圖表表示的單元格區(qū)域，即圖表數(shù)據(jù)源；選定圖表類(lèi)型；根據(jù)所選定的圖表格式，指定一些項(xiàng)目，如圖表的方向，圖表的標(biāo)題，是否要加入圖例等；設(shè)置圖表位置，可以直接嵌入到原工作表中，也可以放在新建的工作表中。

4.7.3? 編輯圖表

單擊選中已經(jīng)創(chuàng)建的圖表，在Excel 2010窗口原選項(xiàng)卡的位置右側(cè)同時(shí)增加了“圖表工具”選項(xiàng)卡組，并提供了“設(shè)計(jì)”、“布局”和“格式”選項(xiàng)卡，以方便對(duì)圖表進(jìn)行更多的設(shè)置與美化。

1．設(shè)置圖表“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)

單擊圖表，選擇“圖表工具”|“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡

（1）圖表的數(shù)據(jù)編輯。

在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“數(shù)據(jù)”組中，單擊“選擇數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖表引用數(shù)據(jù)的添加、編輯、刪除等操作

（2）在數(shù)據(jù)行/列之間快速切換。

在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上的“數(shù)據(jù)”組中，單擊“切換行/列”，則可以在工作表行或列數(shù)據(jù)系列之間進(jìn)行快速切換。

（3）選擇放置圖表的位置。

（4）圖表類(lèi)型與樣式的快速更改。

2．設(shè)置圖表“布局”選項(xiàng)

單擊圖表，選擇“圖表工具”|“布局”選項(xiàng)卡

（1）設(shè)置圖表標(biāo)題：

（2）設(shè)置坐標(biāo)軸標(biāo)題：

（3）可以為圖表添加、刪除或放置圖表圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)簽、數(shù)據(jù)表。

（4）進(jìn)行插入圖片、形狀和文本框的相關(guān)設(shè)置。

（5）設(shè)置圖表的背景、分析圖和屬性。

4.7.4? 美化圖表

4.8? 管理數(shù)據(jù)

主要內(nèi)容：數(shù)據(jù)排序、篩選、分類(lèi)匯總

4.8.1? 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單

4.8.2? 數(shù)據(jù)排序

排序就是按照數(shù)據(jù)某個(gè)字段名（關(guān)鍵字）的值，將所有記錄進(jìn)行升序或降序排列。

1．快速排序

如果只對(duì)單列進(jìn)行排序，首先單擊所要排序字段內(nèi)的任意一個(gè)單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“排序和篩選”組中的升序按鈕或降序按鈕，則數(shù)據(jù)表中的記錄就會(huì)按所選字段為排序關(guān)鍵字進(jìn)行相應(yīng)的排序操作。

2．復(fù)雜排序

復(fù)雜排序是指通過(guò)設(shè)置“排序”對(duì)話(huà)框中的多個(gè)排序條件來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行排序，操作方法如下。

（1）單擊需要排序的數(shù)據(jù)表中，打開(kāi) “排序”對(duì)話(huà)框，

（2）選擇主關(guān)鍵字，然后設(shè)置排序依據(jù)和次序。

若記錄的主關(guān)鍵字和次要關(guān)鍵字都相同時(shí)，才按照第三關(guān)鍵字排序。

排序時(shí)，如果要排除第一行的標(biāo)題行，則選中“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”復(fù)選框，如果數(shù)據(jù)表沒(méi)有標(biāo)題行，則不選“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”復(fù)選框。

3．自定義排序

可以根據(jù)自己的特殊需要進(jìn)行自定義的排序方式。

4.8.3? 數(shù)據(jù)篩選

數(shù)據(jù)篩選的主要功能是將符合要求的數(shù)據(jù)集中顯示在工作表上，不符合要求的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏，從而檢索出有用的數(shù)據(jù)信息。Excel 2010中常用的篩選方式有自動(dòng)篩選、自定義篩選和高級(jí)篩選。

1．自動(dòng)篩選

自動(dòng)篩選是進(jìn)行簡(jiǎn)單條件的篩選，方法如下。

（1）單擊數(shù)據(jù)表中的任意一個(gè)單元格，此時(shí)，在每個(gè)列標(biāo)題的右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表按鈕。

（2）在列中單擊某字段右側(cè)的下拉列表按鈕，其中列出了該列中的所有項(xiàng)目，從下拉菜單中選擇需要顯示的項(xiàng)目。

（3）如果要取消篩選，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕。

2．自定義篩選

篩選出滿(mǎn)足某些條件的記錄而隱藏別的記錄。

1．自動(dòng)篩選

（1）選擇數(shù)據(jù)清單中任一單元格

（2）“數(shù)據(jù)/篩選/自動(dòng)篩選…”? 此時(shí)每字段名右邊出現(xiàn)下拉箭頭

（3）單擊一個(gè)下拉箭頭，選擇一種條件

（4）如果需要可單擊另一個(gè)下拉箭頭，選擇另一種條件，組成復(fù)合條件。

取消自動(dòng)篩選的方法是：

?? 再次執(zhí)行 “數(shù)據(jù)/篩選/自動(dòng)篩選…”命令

2．自定義篩選

? 在自動(dòng)篩選中選擇“自定義…”篩選條件，這樣擴(kuò)展了篩選功能。

3．高級(jí)篩選

? (1)先在數(shù)據(jù)清單下端建立一個(gè)條件區(qū)域。

???? (同行條件為“與”，非同行條件為“或”的關(guān)系）

? (2)單擊清單中任一單元格

? (3)“數(shù)據(jù)/篩選/高級(jí)篩選…”

取消高級(jí)篩選：再次執(zhí)行 “數(shù)據(jù)/篩選/高級(jí)篩選…”

4.8.4? 分類(lèi)匯總

在實(shí)際工作中，往往需要對(duì)一系列數(shù)據(jù)進(jìn)行小計(jì)和合計(jì)，使用分類(lèi)匯總功能十分方便。

（1）首先對(duì)分類(lèi)字段進(jìn)行排序，使相同的記錄集中在一起。

（2）單擊數(shù)據(jù)表中的任一單元格。在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“分級(jí)顯示”區(qū)域中單擊“分類(lèi)匯總”按鈕，彈出“分類(lèi)匯總”對(duì)話(huà)框

分類(lèi)字段：選擇分類(lèi)排序字段。

匯總方式：選擇匯總計(jì)算方式，默認(rèn)匯總方式為“求和”。

選定匯總項(xiàng)：選擇與需要對(duì)其匯總計(jì)算的數(shù)值列對(duì)應(yīng)的復(fù)選框。

（3）設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕。

4.8.5? 合并計(jì)算

4.8.6? 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格。用戶(hù)可以旋轉(zhuǎn)其行或列以查看對(duì)源數(shù)據(jù)的不同匯總，還可以通過(guò)顯示不同的行標(biāo)簽來(lái)篩選數(shù)據(jù)，或者顯示所關(guān)注區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)，它是Excel強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力的具體體現(xiàn)。

4.9? 打印工作表

4.9.1? 設(shè)置打印區(qū)域和打印標(biāo)題

1. 默認(rèn)情況下，Excel會(huì)自動(dòng)選擇有文字的最大行和列作為打印區(qū)域。若要重新設(shè)置打印區(qū)域，可首先選定要打印的單元格區(qū)域，然后單擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡的“頁(yè)面設(shè)置”組中的“打印區(qū)域”按鈕，在展開(kāi)的列表中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”選項(xiàng)，此時(shí)所選區(qū)域出現(xiàn)虛線(xiàn)框，未被框選的部分不會(huì)被打印。

2. 如果表格不能在一頁(yè)顯示，為方便查看和閱讀，需要為每頁(yè)表格都添加標(biāo)題，此時(shí)可設(shè)置打印標(biāo)題。為此，可單擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡的“頁(yè)面設(shè)置”組中的“打印標(biāo)題”按鈕，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框，在“工作表”選項(xiàng)卡的“打印標(biāo)題”設(shè)置區(qū)添加“頂端標(biāo)題行”或“左端標(biāo)題行”，然后單擊“確定”按鈕即可。

?

4.9.2? 預(yù)覽和打印工作表

在設(shè)置好頁(yè)面后，就可以對(duì)工作表內(nèi)容進(jìn)行打印輸出了。在打印前，我們還可對(duì)工作表進(jìn)行打印預(yù)覽，預(yù)覽無(wú)誤即可將工作表打印出來(lái)。

步驟1u? 單擊“文件”選項(xiàng)卡，在展開(kāi)的列表中選擇“打印”選項(xiàng)，顯示“打印預(yù)覽”窗口。在右窗格中可顯示打印預(yù)覽效果。

步驟2u? 預(yù)覽無(wú)誤后，在界面中間窗格的“份數(shù)”編輯框中輸入要打印的份數(shù)；在“打印機(jī)”下拉列表中選擇要使用的打印機(jī)；在“設(shè)置”下拉列表框中選擇要打印的內(nèi)容；在“頁(yè)數(shù)”編輯框中輸入打印范圍，最后單擊“打印”按鈕，系統(tǒng)將按照設(shè)置打印工作表。

步驟3u? 如果對(duì)當(dāng)前的設(shè)置不滿(mǎn)意，可單擊“文件”選項(xiàng)卡標(biāo)簽退出打印預(yù)覽視圖重新進(jìn)行設(shè)置。

?綜合實(shí)例

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