02-word排版實操

● 文本的兩種基本格式:字體格式、段落格式

● 段落，是Word排版的基本控制單位。

什么是一個段落？

每敲一次回車，產(chǎn)生一個段落標記。

●↓為換行符，換行不分段。

↓ 快捷鍵: shift + enter

● 設(shè)置字體格式時，先選中內(nèi)容再進行設(shè)置。

設(shè)置段落格式時，光標在段落中即可設(shè)置。

03 如何完成一份專業(yè)合同

●合同排版

●合同修訂

使用審閱選項卡下的修訂功能進行修訂，使用審閱選項卡下的批注功能進行批注。

對于修訂的處理:接受or拒受

對于批注的處理:回復or刪除

若對方未使用修訂功能，直接修改，則使用審閱選項卡下的對比功能，對比原文檔和修改后的文檔。

●合同保護

按下F12文件另存為→工具→常規(guī)選項→設(shè)置密碼（打開文件的密碼/修改文件的密碼）

設(shè)置修改文件的密碼較為雞肋，應用審閱選項卡下的限制編輯功能。

●合同管理

可在文件屬性中填寫詳細信息，鼠標右鍵，查看詳細信息，查找關(guān)鍵詞。

05 合同排版的正確姿勢

● □ 為全角空格，一個全角空格所占的位置相當于兩個空格。

● 選中需要編號的內(nèi)容，點擊段落選項卡下的編號功能，可進行編號，右鍵編號，可對編號進行其他設(shè)置。

●空白頁的處理方式:

1. 將空白頁上的段落的段落行距調(diào)整 為固定值1磅。

2.調(diào)整頁邊距，將下邊距的值調(diào)小。

06 Word中的表格應用

1.文本類: 登記表/申請表

☆選中單元格后拖拽單元格邊框線，不會影響其他單元格的形狀。

☆表格工具布局選項卡下的分布行功能，可以平均分布表格行的高度。

☆ ← + 回車為在光標前插入空白行

☆合并單元格:

方法一：選中需要合并的單元格，右鍵選擇合并單元格。

方法二：選中需要合并的單元格，點擊表格工具—布局下的合并單元格。

2.數(shù)據(jù)類: 統(tǒng)計表/數(shù)據(jù)表

☆文本轉(zhuǎn)表格中，“文字分割位置”中的逗號，默認為英文狀態(tài)下的逗號。

☆調(diào)整表格中行的位置：alt + shift +↑↓

☆表格中行的排序:表格工具—布局下的排序功能。

☆選中單元格，點擊delete健刪除單元格中的內(nèi)容，backspace刪除整個單元格。

3.輔助排版:封面/落款/文公頭/圖片排版

☆用表格輔助圖片排版時，可使用表格工具下的布局→自動調(diào)整→固定列寬，能插入圖片而不使表格列寬變形。

☆tab鍵，跳到下一個單元格。

07 表格常見問題及解決方法

☆從其他文檔復制粘貼表格，表格超過頁面，右側(cè)文字看不見。

原因:原始文檔表格的寬度超過正常文檔寬度。

解決方法:

1.表格工具→布局→自動調(diào)整→根據(jù)窗口自動調(diào)整表格

2.表格工具→布局→紙張大小→調(diào)整為原始表格的紙張大小

☆表格底部文字被遮擋

原因:表格行高不夠，無法容納所有文字。

解決方法:調(diào)整表格行高?？赏蟿颖砀襁吙蚓€調(diào)整行高，也可在表格工具→布局→屬性→行→尺寸，勾選指定高度，行高值設(shè)定為最小值。

最小值:可容納所有文字的行高最小值。

☆長表格跨頁斷行

問題:一個表格分布在不同頁面，且表格不連續(xù)，兩段表格之間有大量空白。

原因:紙張無法容納整個表格，且未在屬性中勾選允許跨頁斷行。

解決方法:

1. 調(diào)整文字字號行距，調(diào)整紙張大小，調(diào)整頁邊距，使表格內(nèi)容在同一頁上。

2. 全選表格，表格工具→布局→屬性→行→勾選跨頁斷行，進行跨頁斷行。

☆刪不掉的空白頁

原因:空白頁上有一個段落標記。

解決方法:

1. 將空白頁上的段落的段落行距調(diào)整 為固定值1磅。

2.調(diào)整頁邊距，將下邊距的值調(diào)小。

☆表格美化

字體統(tǒng)一，內(nèi)容居中，表格居中，邊框和底紋的設(shè)置（可直接使用表格設(shè)計當中的樣式）。

☆三線表實操

08 標書制作

●標書的組成部分

商務、技術(shù)、報價

●標書制作

●標書排版技巧

1.圖示—人員架構(gòu)圖繪制

1.1形狀繪制

方法一:插入→形狀→某種形狀

☆插入形狀，調(diào)整好填充色和輪廓色后，可右鍵將其設(shè)置為默認形狀。

☆Ctrl + shift 水平繪制

☆直接繪制后的圖形，需將組成圖形的各形狀右鍵組合后，才可進行整體的調(diào)整（移動、縮放等）。

☆右鍵某形狀，可選擇鎖定繪圖模式。

方法二:插入→形狀→新建繪圖畫布→繪制

☆在畫布上插入的各形狀通過錨點連接后，可輕松調(diào)整（可框選等）。

鼠標左鍵選中圖形，按住CTRL鍵，可復制該圖形隨鼠標拖動到其他位置。鼠標左鍵選中圖形， 按住CTRL加shift鍵，可復制并平移該圖形。

1.2 smartart

1.3 Visio

2.表格（重點:財務報表類的數(shù)據(jù)計算、金額大寫）

2.1 數(shù)據(jù)計算

表格工具→布局→數(shù)據(jù)選項卡下的公式

SUM（ ） 為求和公式

SUM（c2:c9）意思為求C2到C9單元格的和，這里的冒號為英文狀態(tài)下的冒號。

2.2 金融大寫

插入→符號功能組下的編號功能→選擇編號類型為“壹，貳，叁……”→在編號下輸入阿拉伯數(shù)字的金融大小→點擊確定

3. 圖片

☆盡量使用嵌入式插入圖片。

☆按住shift鍵等比例縮放圖片。

☆當圖片過多時，為防止文件體積過大，可按F12另存為→工具→壓縮圖片→選擇220（ppi）

4.文字

4.1

4.2標書中常用的編號列表格式

4.3編號習慣

4.4標書的樣式練習

4.4.1按照標書要求設(shè)置頁面布局，正文樣式，標題樣式等。

4.4.2將相應的內(nèi)容應用對應的標題樣式

☆段前分頁

☆替換

ctrl + H:替換

“ ？” 代表任意一個字符（英文狀態(tài)下）。

“*” 代表任意字符（英文狀態(tài)下）。

4.4.3建立多級列表

第一種多級列表

第二種多級列表

◆正文內(nèi)容中的序號不建議使用自動編號。

10.文檔的多人協(xié)作和統(tǒng)稿

●要將多份樣式不同的文檔合并為一個文檔時，可將非標準樣式的文檔的內(nèi)容粘貼到標準樣式的文檔中。

原理:當跨文檔合并出現(xiàn)樣式?jīng)_突時，默認使用目標樣式。

目標樣式：所在文檔的樣式

◆怎樣獲得標準樣式文檔模板？

按照標準樣式要求設(shè)置好文檔，刪除標準樣式文檔所有內(nèi)容，f12另存文檔類型為Word文檔，將文檔名更改為“模板”。

☆右鍵文檔空白處中的粘貼選項

1.右下角有a的，為使用目標樣式（所處文 檔的樣式）。

2.保留源格式。保留復制內(nèi)容原有的格式，清除了樣式。

3.合并格式。將復制的內(nèi)容合并為當前光標所在位置的格式。

4.只保留文本。

●將格式相同的多份文檔合并到一份文檔中

插入→文本功能組→對象→文本中的文字→單擊第一個文件，按住shift鍵，再單擊最后一個文件，完成連續(xù)選擇。

11.Word文檔拆分

▲主控文檔：可實現(xiàn)總文檔與子文檔之間的實時更新。

★ 主控文檔的使用

位置：視圖→大綱視圖→主控文檔

使用：點擊顯示文檔→插入→選擇需要插入的文檔

★ 主控文檔視圖講解

當子文檔進行修改后再次打開主控文檔會出現(xiàn)超鏈接，此時按照原有方式打開主控文檔即可。

當主文檔和子文檔同時打開進行修改時，主文檔會被鎖定，直到子文檔修改完畢。

●注意：

修改后的子文檔文件路徑不可改變，也就是說，要將他人修改后的子文檔保存在原來的位置，且不可更改文件名。

● 當確定主文檔不再進行修改，最終定稿時，

打開主文檔→視圖→大綱視圖→顯示文檔→展開子文檔→取消鏈接（取消與子文檔的鏈接）→保存

●文檔拆分

文檔拆分的前提條件：文檔需應用標題樣式。

具體步驟：視圖→大綱視圖→顯示級別→根據(jù)需要選擇級別將文檔進行拆分（一般為一級）→點擊顯示文檔→點擊創(chuàng)建→保存（注意保存的位置）

總結(jié)：

技巧與建議：

12.商務報告排版

●規(guī)格尺寸

注意：1. 排版前一定要確定好紙張大小。

2.要為紙張預留出血區(qū)。

※ 什么是出血區(qū)？

為預防機器因裁切誤區(qū)過大，導致裁掉重要內(nèi)容或留下白邊，而額外預留的區(qū)域。一般為上下左右各3mm。

●版面規(guī)劃：敲定頁邊距、頁眉頁腳的高度、版心的區(qū)域等。

▲利用網(wǎng)格線輔助排版

在視圖選項卡下找到網(wǎng)格線并勾選，在布局→排列→對齊下找到網(wǎng)格設(shè)置 ，設(shè)置網(wǎng)格起點、網(wǎng)格間距。

▲排版中的主題字體和主題顏色

設(shè)置主題字體和主題顏色更方便我們在設(shè)計選項下更換整體的主題字體和顏色，設(shè)置標準字體和顏色則無法完成這樣的操作。

●素材排版實操

首字下沉：選中文字→插入→文本→首字下沉

分欄：選中文字→布局→頁面設(shè)置→分欄

◇文字下的淺灰色框

在網(wǎng)格線打開的情況下，繪制圖形將對齊網(wǎng)格線。按住Alt健可進行圖片精細的調(diào)整。

★文本框的使用

位置：插入→文本→文本框

設(shè)置：右鍵文本框，找到設(shè)置形狀格式，可設(shè)置文本框。

創(chuàng)建鏈接：繪圖工具→格式→文本→創(chuàng)建鏈接，可將兩個文本框鏈接。

★圖形的定位

通過定位標記（像船錨），實現(xiàn)圖形與其他對象的相對位置不變。

利用表格輔助封面排版

頁碼的設(shè)置

總結(jié)：

14.簡歷排版

思路：先整體，后局部。先設(shè)置整體的字體格式和段落格式，再進行局部的調(diào)整。

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