話說，我們白領(lǐng)上班的一個重要內(nèi)容就是處理各種Email（以下稱「郵件」）。寫了這么多年Email， 也許，你并不是你想象中的那么會寫郵件：

• 郵件為什么重要

• 6大常見錯誤

• 郵件的正確打開方式

看完本篇，保證你從此郵件寫得好，升職加薪肯定不會少！
”

為什么Email重要
我的職業(yè)生涯是從一家著名的法國公司開始。很可惜，和美國人相比，法國的Free Style做派讓我野蠻生長、自學(xué)成才（有機會下一次出一個連載專門講美國公司和法國公司的區(qū)別）。所以，很長一段時間以來，我一直對電郵不屑一顧，認(rèn)為這無非就是日常溝通的一部分，只要自己項目完成、產(chǎn)品上市成功，這些破郵件都無所謂。
直到幾年前我去美國工作，受到一位前輩指點，這才茅塞頓開！一言以蔽之：email is a reflection of you。

如果你的郵件邏輯混亂、很難看懂，那就說明你本人思路不清，工作時經(jīng)常顛三倒四；如果你的郵件充滿了語句不通順或者拼寫、語法錯誤，基本上可以肯定你這人就是粗枝大葉、不講究細節(jié)。不信你把你的同事一個個在腦海里捋一遍，百發(fā)百中！所以，你的郵件就代表著你的工作作風(fēng)和個人風(fēng)格，每一封電郵都會默默增加或者減少你的Credibility和Reputation。所以，「郵件寫得好，升職加薪少不了」，可絕不是夸張。接下來，我就自己的經(jīng)驗來說說6大Email常見錯誤，大家有則改之，無則加勉，共同進步哈。

6大常見錯誤
1) ?郵件不回 告訴我，有沒有某些時候，你發(fā)郵件給某人，等著對方回答。結(jié)果你等的心急火燎，對方就是死不回復(fù)！于是，你開始懷疑人生：到底是我沒有發(fā)出去呢，還是對方郵箱有問題沒收到呢，還是人家真的沒回呢？

而長此以往，那個不回郵件的Ta會被同事認(rèn)為「工作不負責(zé)任，永遠沒有下文」，對自己的聲譽影響可不小。
Email的第一原則：及時回郵件！ 和電話「現(xiàn)開銷」不同的是，郵件的存在是為了給對方一定時間處理你的要求或者詢問，然后回復(fù)你。重點在于：要「回復(fù)」你！有的人可能因為太忙忘記回了，有的人可能因為不知道怎么回就不回，這些都是非常不專業(yè)的做法。
正確的做法是：?? 【2分鐘原則】如果一封郵件能在2分鐘內(nèi)就處理完的，立刻、馬上、現(xiàn)在處理； 如果2分鐘處理不完的，記得要把它標(biāo)注下來，等你有空了或者收集所有資料了再回復(fù)?？梢杂肙utlook自帶的「提醒」功能，可以記在小本本上，也可以在電腦里專門建一個Folder，把這些今天要處理的郵件拖進去。
?? 【24小時回復(fù)】這一條在美國普遍適用：原則上，所有郵件都默認(rèn)需要24小時內(nèi)回復(fù)。
?? 【不知道怎么回時】我知道你要問了：

• 有的郵件24小時根本回不了！需要收集資料，需要和其他同事核實，24小時是不可能的！

確實如此！在我長達15年+的職業(yè)生涯中，不僅碰到過無數(shù)次上述情況，更有很多棘手的郵件、一時半刻不知道怎么回復(fù)。這時，24小時回復(fù)原則不變。只是，你不需要給答案，你需要的是Acknowledge已經(jīng)收到對方郵件這個事實。你可以回復(fù)發(fā)件人：「我收到你郵件了，我需要更多的時間處理，請您不要著急。我一有消息就會馬上回復(fù)您的?！?這樣，對方就知道自己的郵件發(fā)出去是有回應(yīng)的，哪怕沒有答案，但是情緒上已經(jīng)被安撫了。

??【自動回復(fù)】很多人會在休假或者外出不在辦公室時，在郵箱里設(shè)置“自動回復(fù)”，告知發(fā)件人「稍安勿躁，我不在辦公室哦」。這里要補充一句，如果你要開一個很長的會，或者因為工作安排你在未來幾小時內(nèi)都不會處理郵件，我建議這時你也可以設(shè)置「自動回復(fù)」。

總結(jié)：24小時內(nèi)回復(fù)郵件。回復(fù)人家「我收到你郵件了」比回復(fù)什么內(nèi)容更重要！


2） 郵件太長告訴我，你有沒有收到過又臭又長、宛如一篇論文一樣的郵件，需要好幾屏才看完的？

反正，每次我收到這樣的郵件，都得好好喝幾口咖啡壓壓驚...
Email的第二原則：精簡。精簡包括兩點：

• 精確，包括用詞準(zhǔn)確，不能有歧義；也指To the point，讓收件人看完馬上就知道到底發(fā)生了什么、要Ta干嘛；

• 簡短，能用一個詞說清楚的，別用詞組；能用一句話說清楚的，別用兩句。（這個在英語郵件里尤其重要，如果大家有興趣，留言告訴我，我會具體寫一篇英語如何寫Email，絕對大開眼界！）

正確的做法是：?? 【目的先行】我們中國人講話喜歡鋪墊：先上來寫一大堆有的沒的，最后才是重點；但是，寫郵件千萬不可以，必須目的先行，上來兩行內(nèi)要寫清楚「我為什么要寫這封郵件、這封郵件圍繞什么主題」。這一點和做Presentation一毛一樣，點這里復(fù)習(xí)。
?? 【用Bullet Point】有時，因為事情復(fù)雜，郵件就是很長，這時就一定要用Bullet Point。

這樣能讓你的郵件更有邏輯性，也更容易閱讀。我還會把每個小Point加粗，這樣收件人哪怕快速瀏覽，也能1秒Get到大概內(nèi)容。比如本文就是個很好的例子，為了方便閱讀，我有很多Bullet point。
?? 【如果真的太長】有的時候，就算再精簡、再用Bullet Point，郵件還是又臭又長。這時，你不如回復(fù)郵件建議直接打電話說。說完再寫個會議記錄，這樣會有效率很多。

• Thanks for your email. I think we can work through this more efficiently with a quick phone call. Are you free today or tomorrow for a ?15-minute call?

總結(jié)：郵件要精簡，直達要害，讓收件人能快速讀懂你的信息。有時，不如直接打電話，比漫長的郵件往來效率更高。


3） 收件人是誰大家還記得前幾年大熱的<La La Land> 嗎？女主Mia 傾家蕩產(chǎn)、自掏腰包做了一個<One women Show>，然后發(fā)給包括影評人、媒體等廣大業(yè)內(nèi)人士，希望他們介時來參加。

結(jié)果，一個人也沒有來。Mia傷心極了...

其實，我想說：沒人來捧場，是因為你的郵件沒發(fā)對！拉上去看我用紅色圈出的收件人欄：所有人的郵箱地址都赤果果的在那里。天吶，居然沒有BCC（秘抄）！試問那些業(yè)界大咖誰想告訴別人自己的郵箱地址是什么？這樣不僅讓收件人覺得你很不專業(yè)（看到?jīng)]，電郵如其人?。?，而且因為自己的私人信息被泄露而感到恐慌。
Email的第三原則是：搞清楚To誰、CC誰和BCC誰。

正確的做法是：?? 【To】明確的收件人，為了引起他們的注意并要求他們對你的郵件有所回復(fù)或者行動。
?? 【CC】Carbon Copy，也叫「抄送」，指發(fā)送郵件副本給這些人，并不需要這些人的回復(fù)或者行動，但是所有人都看得到誰收到這些郵件了。公司內(nèi)部的郵件多用CC。
?? 【BCC】Blind Carbon Copy，也叫「秘送」。和「抄送」的區(qū)別是，如果你不想讓大家互相知道誰被抄送了，就用BCC。尤其適用于外部聯(lián)系人，比如公司發(fā)郵件給供應(yīng)商、Mia發(fā)郵件給媒體人影評人等。
也許你會說：

• 有那么復(fù)雜嗎？不就是寫個郵件嗎，也太復(fù)雜啦吧。我每天忙都忙死了，還想那么多？

真有大不同！

• 你試試發(fā)個郵件給同事，有沒有CC老板會直接影響對方回復(fù)你郵件的速度和態(tài)度；

• 因為郵件很多，很多人對被CC的郵件都放到最后去看，或者壓根就不看，尤其是日理萬機的老板們；

?? 【Reply to all】當(dāng)很多人都被抄送在一份郵件時，你回復(fù)時要仔細思考到底需要「回復(fù)所有人 Reply to all」，還是只回復(fù)某個人。原則是不要隨心所欲地Reply to all，沒有人喜歡看到自己的郵箱里有一堆和自己無關(guān)的郵件。

總結(jié)：搞清楚郵件對象，才是寫Email的正確打開方式。



4）標(biāo)題沒有重點 再說回Mia這封郵件，其標(biāo)題是「Mia Dolan – Performance of One Woman Show」。看上去很好，很To the point啊。但是，問題是，誰是Mia Dolan？她很有名嗎？你想想那些收到郵件的影評人或者媒體人，估計沒人會知道一個叫Mia 的新人。這樣的標(biāo)題，人家點都不會點開，直接扔垃圾箱。

你回想一下，當(dāng)你的郵箱里躺著50封郵件的時候，最先打開的除了你老板的電郵外，多數(shù)都是因為標(biāo)題吧。（這一點怎么和推送的標(biāo)題原理一樣呢？）
這就引出下一個Email原則：標(biāo)題為王。正確的做法是：?? 【簡短，重點前置】標(biāo)題字?jǐn)?shù)如果太長，根本看不全所有標(biāo)題；更不要說，大家現(xiàn)在都用手機看郵件。所以標(biāo)題不要起太長，而且重點放到前幾個字上去，以防止標(biāo)題后面被折疊（和推送標(biāo)題又是一個原理）。
?? 【明確指示】在標(biāo)題最前面放上如下短語都可以幫助收件者盡快處理你的郵件：

• 「Input Required：XX 項目」

• 「Urgent - Action Required：XX 工作」

• 「Reply by xxx日期」 或者「Due by xxx日期」

總結(jié)：起個好標(biāo)題，才能提高打開率和回復(fù)率！



5) 郵件吵架告訴我，你有沒有收到某人的郵件，氣得就要原地爆炸了！于是，怒氣沖沖地回郵件，結(jié)果...爆發(fā)郵件大戰(zhàn)。問題沒有解決，卻兩敗俱傷！

Email的第五原則是：不要在你生氣的時候回郵件！同樣一件事，當(dāng)面說、電話說和郵件里說，會產(chǎn)生截然不同的效果。郵件因為缺少了聲音和身體語言，有時會讓你過于主觀，導(dǎo)致判斷失誤。尤其英文郵件，畢竟是第二語言，當(dāng)你覺得對方的郵件在挑釁或者指責(zé)你時，有時恰恰只是因為語言障礙而誤解了。
正確的做法是：?? 【冷靜，冷靜，再冷靜】無論如何，首先你一定一定要冷靜！我知道很難...... 不如茶水間倒個水，去同事那里說點其他事，再回來重新讀幾遍郵件。
?? 【回復(fù)郵件稍后發(fā)】冷靜完畢，可以開始回郵件。但是，寫完后不妨保存起來不發(fā)。等上個四五個小時，再回過來打開Draft，重新看一遍郵件。很多時候你會發(fā)現(xiàn)，同樣的事用不同的詞表達，會差很多。

總結(jié)：生氣時不要回郵件，沖動是魔鬼！



6) 郵件錯誤 告訴我，你有沒有發(fā)出某封郵件后，捶胸頓足、后悔萬分，想撤回也來不及了！畢竟，發(fā)出去的郵件，就是潑出去的水，收也收不回了啊。

Email的最后一條原則就是：檢查、檢查、再檢查，保證郵件沒有錯誤再發(fā)出去。
正確的做法是：?? 【讀出聲來】你看3遍，不如大聲讀一遍。讀一遍，你馬上就能檢查出來哪里語法錯誤，哪里用詞不當(dāng)。尤其是重要的郵件，一定要讀出聲來自查。
?? 【檢查拼寫和語法】這條適用于英文郵件。我的郵箱永遠都設(shè)置「發(fā)送前自動檢查拼寫」，我還會用Grammerly等在線自查工具檢查語法錯誤。郵件準(zhǔn)確率越高，你的Credibility就越高。
?? 【郵件稍后發(fā)】這一條和你生氣時回郵件一樣。重要的郵件不如先Draft好，過幾小時、甚至過一天再發(fā)送，你會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)你用全新的眼光審視這封郵件時，之前沒發(fā)現(xiàn)的錯誤會躍然紙上，有時你會思路大開，重新組織語言讓郵件更精簡。
?? 【不用表情符號】在公司郵件中使用Emoiji表情符號是一件極其不專業(yè)的事，你不需要Being cute，或者Trying to be likable， 你需要的是Being professional。

?? 【不可以隨意使用大寫】這一條適用于英語郵件。我也是過了好多年才知道，原來全部大寫就代表你在向?qū)Ψ脚叵?！大家感受以下兩者的區(qū)別：

• REQUEST QUOTE FOR ROUTED LETTERS ABC COMPANY

• Request quote for routed letters ABC company

是不是秒懂？

?? 【不可以隨意使用感嘆號】和上面同樣一個原理，讓大家感覺你在咆哮～

大家再感受一下：

• 希望你盡快回復(fù)！?。。。。。。?！

總結(jié)：發(fā)送郵件前好好檢查，保證正確率。發(fā)得快不如發(fā)得對！

總結(jié)
總結(jié)如下，小鄭做了個知識卡片方便大家存儲下來。保證你寫郵件能力大增，到時升職加薪記得給小鄭打賞??哦。也可以分享給你身邊需要的小伙伴們哦。

小鄭的話
在我漫長的職業(yè)生涯中，曾經(jīng)寫錯過很多Email，因為I don't know what I don't know（像我這個年紀(jì)的白領(lǐng)們，幾乎都沒有受過專業(yè)的Email培訓(xùn)，大家都是邊做邊學(xué)）。我常常在想，如果剛上班時有人能教我這些，我將會走多少彎路啊。所以，我寫了這篇分享給大家，希望能對大家有所啟發(fā)。以上是我個人的一些總結(jié)，我也在每天學(xué)習(xí)進步ing。加上文章篇幅有限，我只能先寫那么多，歡迎大家留言補充。我還想寫寫如何用英語寫Email，大家想看的請舉手！