大型會(huì)議工作任務(wù)繁重，要求高，難度大，極其復(fù)雜。那怎樣才能做好大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作呢？

會(huì)議計(jì)劃是會(huì)議組織安排的總綱，會(huì)議計(jì)劃的制定應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

萬(wàn)業(yè)會(huì)務(wù)

一是細(xì)致，程序規(guī)范。會(huì)議計(jì)劃要緊緊圍繞會(huì)議的整體工作目標(biāo)和任務(wù)，明確會(huì)議日程安排和各議程之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，科學(xué)安排會(huì)議議程，使會(huì)議順利銜接，防止盲點(diǎn)和盲區(qū)。一般來(lái)說(shuō)，計(jì)劃應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間和地點(diǎn)、參與者、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置和文件起草、會(huì)議秘書工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)和安全工作。

二是加強(qiáng)溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面要加強(qiáng)上述溝通請(qǐng)示。為了使會(huì)議效果達(dá)到相關(guān)要求，在準(zhǔn)備會(huì)議的過程中，需要加強(qiáng)與公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通請(qǐng)示。另一方面，要加強(qiáng)橫向溝通和銜接。大型活動(dòng)的順利開展是會(huì)議組織部門與文件起草、人事組織、宣傳報(bào)道、物流服務(wù)、安全保障等部門密切合作、相互配合的結(jié)果。因此，在會(huì)議籌備過程中，需要加強(qiáng)與上述單位的橫向溝通和銜接，合理調(diào)整工作進(jìn)度，加強(qiáng)合作，共同推進(jìn)。

第三，細(xì)化分工和倒排過程。要逐一細(xì)化分解任務(wù)，確定職責(zé)分工，讓各部門明確會(huì)議各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和分工，防止推諉扯皮。要科學(xué)安排所承擔(dān)的任務(wù)，進(jìn)一步細(xì)化方案的工作分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，鞏固崗位職責(zé)，讓各單位根據(jù)倒排時(shí)間表認(rèn)真對(duì)比檢查，確保及時(shí)完成，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。

首先，逐一練習(xí)會(huì)議的細(xì)節(jié)。會(huì)前要逐一演繹每次會(huì)議的每一項(xiàng)任務(wù)和分工，提前研究可能發(fā)生的情況和問題的解決方案，并在此基礎(chǔ)上制定詳細(xì)的分工清單，讓大家了解自己的任務(wù)，了解他人的任務(wù)，確保工作沒有漏洞，任務(wù)沒有漏洞，人員沒有漏洞。

第二，在會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)演練。隨著會(huì)議期限的臨近，會(huì)議組織者應(yīng)深入會(huì)場(chǎng)和住所，根據(jù)會(huì)議日程，對(duì)會(huì)議細(xì)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)演練，按照“提前一天”、“提前兩個(gè)小時(shí)”、“提前一個(gè)小時(shí)”的標(biāo)準(zhǔn)安排會(huì)議場(chǎng)地，即每個(gè)會(huì)場(chǎng)提前一天安排，每個(gè)活動(dòng)提前一天安排到位；會(huì)議工作人員提前兩個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，所有準(zhǔn)備工作提前兩個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好；所有會(huì)議都組織會(huì)議代表和參與者提前一個(gè)小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

第三，會(huì)前的關(guān)鍵環(huán)節(jié)演練，要善于把握重點(diǎn)，準(zhǔn)備大型活動(dòng)。如果會(huì)議的關(guān)鍵環(huán)節(jié)有缺陷，整個(gè)會(huì)議的效果會(huì)受到影響，甚至?xí)a(chǎn)生不可挽回的不良影響。在處理關(guān)鍵環(huán)節(jié)時(shí)，要加強(qiáng)會(huì)前演練，在思想上高度重視，在精力上傾斜重點(diǎn)，在細(xì)節(jié)上考慮重點(diǎn)，確保萬(wàn)無(wú)一失。

會(huì)議期間的服務(wù)可以分為會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù)，涉及很多階段，如會(huì)議報(bào)告、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分配、指導(dǎo)座位、會(huì)議紀(jì)要、音頻拍攝等。只有熱情周到地做好服務(wù)，才能有機(jī)地連接場(chǎng)內(nèi)外的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一是加強(qiáng)值班的順利運(yùn)行機(jī)制。會(huì)議值班的作用是收集和發(fā)送相關(guān)會(huì)議的信息，協(xié)調(diào)會(huì)議期間的任務(wù)和突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)。

第二，密切關(guān)注細(xì)節(jié)，掌握會(huì)場(chǎng)節(jié)奏。會(huì)議期間，會(huì)議工作人員應(yīng)緊緊抓住一根弦，密切關(guān)注各種細(xì)節(jié)。比如要和音響工程師、主播對(duì)接，準(zhǔn)備一套會(huì)議主持詞發(fā)給音響工程師和主播，讓他們掌握議程安排；會(huì)議開始前，應(yīng)安排專人到會(huì)場(chǎng)清點(diǎn)人數(shù)，并在會(huì)議前五分鐘及時(shí)提醒尚未到達(dá)會(huì)場(chǎng)的參與者；會(huì)議期間，檢查會(huì)議廳的音箱、燈光、室溫、通風(fēng)、通訊屏蔽等情況，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整；維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，提醒參與者關(guān)閉手機(jī)。

組織規(guī)劃大型活動(dòng)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神，采取切實(shí)有效的措施改善會(huì)風(fēng)。

一是簡(jiǎn)化現(xiàn)場(chǎng)布局，節(jié)約會(huì)議用品。會(huì)議場(chǎng)館的主席臺(tái)應(yīng)簡(jiǎn)化綠色植物和花卉的布局，報(bào)告臺(tái)和演講臺(tái)不應(yīng)放置鮮花、歡迎標(biāo)語(yǔ)或大型顯示屏；住宅場(chǎng)館不應(yīng)放置綠色植物、地毯、會(huì)議標(biāo)志或制作背景板。要加強(qiáng)會(huì)議用品的管理和回收，提高會(huì)議用品的利用率，降低一次性用品，根據(jù)需要提供筆、紙，有效降低會(huì)議成本。

二是簡(jiǎn)化招待會(huì)，嚴(yán)格控制會(huì)外活動(dòng)。不在機(jī)場(chǎng)、火車站、住所舉行招待會(huì)代表儀式，不張貼標(biāo)語(yǔ)橫幅，不鋪地毯，不獻(xiàn)花；代表們住的房間里沒有鮮花。沒有組織代表參觀景點(diǎn)，也沒有聯(lián)歡晚會(huì)。

第三，加強(qiáng)公交管理，嚴(yán)格用餐標(biāo)準(zhǔn)。如果代表分散在多個(gè)住宅區(qū)，確實(shí)需要租車，嚴(yán)格控制會(huì)議租車數(shù)量，一般需要乘坐公交車參加全體會(huì)議。所有會(huì)議都安排自助餐。本著保證質(zhì)量、安全衛(wèi)生、不浪費(fèi)的原則，不安排高端菜肴、飲料、宴請(qǐng)活動(dòng)。

一次成功的會(huì)議，不僅要在會(huì)前做好充分的準(zhǔn)備，在會(huì)議中提供周到的服務(wù)，還要從頭到尾提前規(guī)劃，科學(xué)安排會(huì)議后的相關(guān)工作。

一是協(xié)調(diào)會(huì)后服務(wù)。要注意協(xié)調(diào)銜接，提前制定會(huì)議閉幕后的一系列后續(xù)會(huì)議和活動(dòng)組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。

第二，全面總結(jié)會(huì)后。及時(shí)總結(jié)會(huì)議工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，修改優(yōu)化現(xiàn)有會(huì)議工作流程和工作規(guī)則，使其更好地滿足新時(shí)期會(huì)議工作的需要。要注意收集代表對(duì)會(huì)議工作的意見和建議，認(rèn)真采納合理的部分，促進(jìn)會(huì)議能力的不斷提高。

第三，及時(shí)整理會(huì)議資料。要牢固樹立檔案觀念，安排專人收集整理會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、發(fā)言材料、會(huì)議紀(jì)要、視聽資料等會(huì)議檔案文件。在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后，并按類別整理成數(shù)據(jù)進(jìn)行匯編，為以后的會(huì)議提供工作參考。