ITIL通過(guò)流程執(zhí)行來(lái)提升管理效率的步驟
無(wú)論是價(jià)值創(chuàng)造流程還是服務(wù)支持流程,它們只有被有效地執(zhí)行,才能帶來(lái)組織的績(jī)效和管理效率的提高,那么如何保證流程得到有力執(zhí)行呢,具體的操作步驟有哪些呢?
1.明確所要執(zhí)行流程的目標(biāo)
流程目標(biāo)的制定必須要清晰、而且要具有可操作性。具體說(shuō)來(lái)就是要符合SMART原則,即Specific,具體;Measurable,可測(cè)量;Achievable,可以達(dá)到;Relevant,與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)相關(guān);Time,清晰的時(shí)間截點(diǎn)。
2.將流程目標(biāo)分解為切實(shí)可行的行動(dòng)計(jì)劃
首先收集相關(guān)的信息,然后提出備選的計(jì)劃方案,確定可行的計(jì)劃方案,認(rèn)真實(shí)施計(jì)劃,同時(shí)進(jìn)行及時(shí)的評(píng)估反饋。
3.明確流程的具體執(zhí)行者及其職責(zé)
流程要想得到切實(shí)執(zhí)行,必須明確每一環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行者。在挑選執(zhí)行者時(shí),要注意發(fā)揮不同下屬的不同專長(zhǎng),同時(shí)將任務(wù)具體分解到人,明確每人的職責(zé),最后還要授予一定的權(quán)限。
4.建立流程執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)
這里的標(biāo)準(zhǔn)主要包括三個(gè)方面,一是時(shí)間標(biāo)準(zhǔn),二是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),三是成本標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)是人們?cè)趫?zhí)行流程時(shí)的尺度,缺乏標(biāo)準(zhǔn)的流程,人們只能按照自己的理解來(lái)執(zhí)行,這勢(shì)必會(huì)帶來(lái)與流程制定者本意的偏差,引起管理的混亂。
5.加強(qiáng)指揮、指導(dǎo)和控制
在流程的執(zhí)行過(guò)程中,管理者一定要統(tǒng)一指揮、指令清晰,同時(shí)適時(shí)加強(qiáng)對(duì)下屬的具體指導(dǎo),同時(shí)對(duì)流程執(zhí)行中下屬的不當(dāng)行為予以控制糾正。事實(shí)證明,領(lǐng)導(dǎo)者的指揮和支持是必要的,因?yàn)椋就燎榫诚碌墓芾硗恰耙话咽帧惫こ?,只有領(lǐng)導(dǎo)重視,下屬才能積極執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)者如果只做“事后諸葛亮”,不僅會(huì)引起下屬的不滿,對(duì)于流程執(zhí)行也不利。

6.協(xié)調(diào)流程執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題
領(lǐng)導(dǎo)者除了指揮、控制之外,還要及時(shí)處理流程執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題,這些問(wèn)題可能發(fā)生在部門內(nèi)部,也可能涉及流程線上的多個(gè)部門,對(duì)于問(wèn)題的協(xié)調(diào)和處理是需要智慧的,指摘和命令往往換不回來(lái)配合與效率。
7. 流程的執(zhí)行需要不斷地跟進(jìn)、檢查與監(jiān)督
組織中的員工并不都是積極負(fù)責(zé)的,依賴人的自覺(jué)性來(lái)進(jìn)行企業(yè)管理是靠不住的。因此領(lǐng)導(dǎo)者一定要對(duì)流程的執(zhí)行狀況進(jìn)行跟進(jìn)檢查,企業(yè)強(qiáng)調(diào)什么,就要檢查什么。
8. 組織要適時(shí)優(yōu)化流程
流程的制定并不是一勞永逸的,企業(yè)中的管理情境、業(yè)務(wù)狀況都是在不斷變化的,因此,要對(duì)已有的流程進(jìn)行適時(shí)的優(yōu)化。優(yōu)化的手段包括:部門內(nèi)部的自我檢查、跨部門的集中討論、對(duì)討論結(jié)果的匯總分析、優(yōu)化調(diào)整、新流程的固定強(qiáng)化等。
9. 對(duì)流程執(zhí)行結(jié)果的考核與評(píng)估
管理者必須對(duì)流程的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行及時(shí)的考核與評(píng)估,并根據(jù)考核結(jié)果作出相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施??荚u(píng)與獎(jiǎng)懲的實(shí)施要符合“熱爐原則”,即:及時(shí)、公平、一貫性強(qiáng)。只有這樣,才會(huì)強(qiáng)化人們對(duì)于流程的執(zhí)行,固化員工的行為,形成良好的工作習(xí)慣、最終提升組織的管理效率。
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