灰色采購(gòu)在組織中盛行的原因有很多，包括去中心化、缺乏可見性和依賴手動(dòng)系統(tǒng)。相當(dāng)多的采購(gòu)專業(yè)人士——超過一半的行業(yè)調(diào)查受訪者——自行為他們的組織采購(gòu)用品，要么通過批準(zhǔn)的供應(yīng)商，要么通過采購(gòu)然后提交費(fèi)用報(bào)告。這種“非采購(gòu)訂單的做法”只是灰色采購(gòu)能在商業(yè)環(huán)境中蓬勃發(fā)展的原因之一。

當(dāng)費(fèi)用發(fā)生在公司既定的采購(gòu)實(shí)踐之外時(shí)，就會(huì)發(fā)生灰色采購(gòu)。它們的發(fā)生通常涉及未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商，并可能導(dǎo)致多余或不必要的采購(gòu)?；疑少?gòu)最常發(fā)生在間接支出類別中，因?yàn)檫@通常是在企業(yè)的職能或業(yè)務(wù)單位級(jí)別處理，而不是在企業(yè)采購(gòu)級(jí)別?；疑少?gòu)的特點(diǎn)總結(jié)如下：
? 無法追蹤公司開支
? 采購(gòu)活動(dòng)不完全透明
? 缺乏明確的采購(gòu)方向和戰(zhàn)略
? 員工在沒有任何合同協(xié)議的情況下分發(fā)采購(gòu)
? 不同部門從一個(gè)供應(yīng)商處采購(gòu)相同的物品

灰色采購(gòu)發(fā)生的常見原因

1、沒有明確標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)活動(dòng)的發(fā)生

去中心化過程缺乏涵蓋組織所有類型支出的系統(tǒng)，這會(huì)導(dǎo)致通過多個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)相同或相似的商品。因此，企業(yè)無法獲得應(yīng)得的好處，例如大額采購(gòu)的折扣。這種情況迫使企業(yè)為采購(gòu)的商品支付更多費(fèi)用。

在與供應(yīng)商談判價(jià)格時(shí)，采購(gòu)物品的數(shù)量決定了買方對(duì)銷售價(jià)格的影響。這可能會(huì)發(fā)生，因?yàn)楣?yīng)商將會(huì)更有興趣與企業(yè)合作。 ?

處理間接支出將導(dǎo)致不負(fù)責(zé)任的支出或未經(jīng)授權(quán)從供應(yīng)商處采購(gòu)。因此，沒有關(guān)于公司人員將錢花在哪里的明確信息。 ?

依賴手動(dòng)采購(gòu)流程

如果企業(yè)采購(gòu)仍在使用手動(dòng)和紙質(zhì)流程，那么就無法了解所花費(fèi)的資金以及可用的營(yíng)運(yùn)資金。自動(dòng)化整個(gè)支出流程（包括間接支出）不僅可以讓企業(yè)采購(gòu)專注于核心能力并減少管理支出流程所需的小時(shí)數(shù)，而且還可以防止員工操縱流程的要素。操縱采購(gòu)流程的任何部分都會(huì)增加你的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

如果沒有涵蓋組織內(nèi)所有類型支出的系統(tǒng)，企業(yè)最終會(huì)出現(xiàn)零散的采購(gòu)，即從多個(gè)供應(yīng)商處采購(gòu)相同或相似的商品。當(dāng)企業(yè)的支出分散時(shí)，你會(huì)失去一些競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，因?yàn)槠髽I(yè)無法利用諸如批量折扣之類的優(yōu)勢(shì)。結(jié)果，企業(yè)為采購(gòu)的東西支付更多的費(fèi)用。如果企業(yè)采購(gòu)正與供應(yīng)商談判價(jià)格，企業(yè)計(jì)劃支出的金額越大，對(duì)定價(jià)的控制權(quán)就越大。從本質(zhì)上講，企業(yè)成為對(duì)供應(yīng)商更具吸引力的業(yè)務(wù)伙伴。

8Manage SRM：擺脫灰色采購(gòu)，向灰色采購(gòu)說“不”

8Manage SRM 采購(gòu)管理系統(tǒng)可以自動(dòng)化企業(yè)整個(gè)費(fèi)用流程，讓采購(gòu)人員專注于業(yè)務(wù)而不是低級(jí)細(xì)節(jié)。它有助于減少管理費(fèi)用流程所需的時(shí)間，還能防止員工在交易過程中進(jìn)行操縱，因?yàn)檫@種行為會(huì)增加采購(gòu)管理者的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。 ?

使用 8Manage SRM ，企業(yè)管理者可以確保所有采購(gòu)都是通過公司批準(zhǔn)的供應(yīng)商進(jìn)行的。間接支出往往發(fā)生率低，因此可能會(huì)被忽視。這主要是因?yàn)樗鼈兂霈F(xiàn)在許多部門中。使用 8Manage SRM 支付所有公司費(fèi)用不僅可以消除灰色采購(gòu)，還可以增加利潤(rùn)。采購(gòu)自動(dòng)化旨在簡(jiǎn)化需求和采購(gòu)流程，提高交易活動(dòng)的可見性和透明度，并改善控制和安全性。

8Manage SRM 采購(gòu)管理系統(tǒng)允許集中控制，并提供通過統(tǒng)一系統(tǒng)將供應(yīng)商與部門之間的采購(gòu)活動(dòng)聯(lián)系起來的機(jī)會(huì)，允許對(duì)商品進(jìn)行更全面的控制和優(yōu)化。通過 8Manage SRM，采購(gòu)部門可以在進(jìn)行交易之前協(xié)調(diào)各個(gè)部門的需求，從而獲得更好的價(jià)格。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

原文：http://www.8msaas.cn/company/202212011651111521.html