盡管采購只能在尋源完成后才進(jìn)行，但尋源并不像采購那樣受到重視。尋源是采購到付款流程的關(guān)鍵步驟，因?yàn)檎窃趯ぴ措A段，企業(yè)的成本才得以最小化。電子尋源是指通過電子方式，使用信息請求（RFI）、報價請求（RFQ）和建議書請求（RFP）等工具/程序?qū)?yīng)商進(jìn)行評估的過程。

采購在尋源完成后開始，因?yàn)橄乱徊绞菑氖谟韬贤墓?yīng)商處訂購和購買所需的貨物/服務(wù)。電子采購是指使用軟件和在線支付系統(tǒng)以電子方式管理和處理付款。

電子尋源流程

電子尋源是電子采購流程的重要組成部分。通過采購前問卷（PPQ）對潛在供應(yīng)商進(jìn)行審查，并發(fā)出招標(biāo)邀請。從每個潛在供應(yīng)商處收到所需信息后，將對其進(jìn)行仔細(xì)分析，并與入圍供應(yīng)商進(jìn)行電子競價。

在這個階段，8Manage SRM等電子采購軟件變得非常重要，因?yàn)樗兄诖龠M(jìn)供應(yīng)商和買方之間的溝通，特別是在線談判、在線競價和反向競價。投標(biāo)后，買方評估結(jié)果，選擇符合其要求的最佳供應(yīng)商，并授予供應(yīng)商合同。

1、信息請求：

電子尋源流程的第一階段是RFI，這可以通過信息請求來完成，信息請求將評估供應(yīng)商。在引入電子采購軟件之前，信息是手工收集的，然后記錄在Word/Excel中。而通過使用8Manage SRM電子采購軟件，公司可以高效、實(shí)時地收集所有所需信息。

2、招標(biāo)：

為了鼓勵競爭并以盡可能最佳的價格鎖定所需的貨物/服務(wù)，買方將要求選定的供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)。買方的招標(biāo)文件（也稱為招標(biāo)邀請書）不僅詳細(xì)說明了買方的需求，還要求供應(yīng)商提供有關(guān)其政策和做法的信息。

3、詢價：

此階段主要用于收集各供應(yīng)商提供的不同定價信息。如果買方希望了解所需貨物/服務(wù)的市場價格，也可以在詢價前進(jìn)行詢價。

4、在審查提交的報價后，買方將列出被認(rèn)為可行的供應(yīng)商，以進(jìn)入下一階段。

5、電子競價：

這種類型的 RFQ 是最終確定買方希望授予合同的供應(yīng)商的重要組成部分。在這個階段選擇供應(yīng)商的決定因素是價格。電子競價是鼓勵受邀供應(yīng)商之間競爭定價的好方法。

6、授予合同：

一旦買方選擇了供應(yīng)商，則授予合同，然后開始電子采購流程。授予合同的過程有時是自動化的。

電子尋源工具

電子尋源的基礎(chǔ)建立在RFX之上。RFX中的“x”是對某物的請求，由以下三個部分組成：

信息請求（RFI）——當(dāng)買方?jīng)Q定購買貨物或服務(wù)時，RFI工具是尋找供應(yīng)商、評估供應(yīng)商和確定誰最適合要求的最佳工具。在這一階段，經(jīng)常使用購買前問卷。RFI更多的是評估供應(yīng)商的能力，而不是產(chǎn)品/服務(wù)成本。

提案請求（RFP）——完成RFI后，買方將向入圍供應(yīng)商征求建議書。買方將描述其所需的產(chǎn)品/服務(wù)，并要求各供應(yīng)商提供詳細(xì)報告，說明其如何滿足公司的需求。買方可以要求提供貨物或服務(wù)的RFP。RFP是一個有用的工具，可用于確定你的確切需求以及供應(yīng)商如何滿足你的需求。

詢價（RFQ）–電子采購的最后一步是“詢價”，在這里，買方就合同條款進(jìn)行談判，如價格、數(shù)量、折扣等。RFQ是確保買方以盡可能最佳的價格獲得所需貨物/服務(wù)的有效工具。

電子尋源和電子采購軟件

軟件的使用為買家節(jié)省了時間和金錢。8Manage SRM電子采購軟件提供電子尋源和電子采購工具，幫助你從初始支出分析到合同管理，并改善買家與供應(yīng)商之間的關(guān)系。

許多采購流程可以使用8Manage豐富的 RFx 工具實(shí)現(xiàn)自動化。供應(yīng)商可以在門戶網(wǎng)站上填寫PPQ，軟件會自動分析和排名。

8Manage SRM的一個關(guān)鍵功能是其先進(jìn)的支出分析工具，它可以幫助企業(yè)利用每一個省錢的機(jī)會來改善支出。例如，買家可以按類別、供應(yīng)商、總支出、供應(yīng)商發(fā)票等查看他們的支出。利用這些信息，可以重新評估支出模式，以查看可以增加、減少或消除哪些費(fèi)用。

另一個非常有用的功能是8Manage的合同生命周期管理，它允許用戶從集中存儲庫輕松訪問合同，使協(xié)作和合規(guī)性更容易。

借助 8Manage SRM，采購流程和物料清單可以從一個地方進(jìn)行管理，從而使用戶能夠查看供應(yīng)商/產(chǎn)品的績效。這反過來又可以幫助買家審查/評估供應(yīng)商合作伙伴關(guān)系。聯(lián)系我們即可獲取免費(fèi)試用。

結(jié)論

電子尋源和電子采購是構(gòu)成整體的兩部分。沒有電子尋源，電子采購就不可能存在。電子尋源對于確保以最佳價格購買商品/服務(wù)并簽訂合同至關(guān)重要。電子采購確保在采購過程中根據(jù)授予供應(yīng)商的合同實(shí)現(xiàn)貨物和服務(wù)的無縫流動。這兩部分對于效率、節(jié)約成本和供應(yīng)商關(guān)系管理同樣重要。