相信在學(xué)習(xí)如何構(gòu)建知識庫之前，你已經(jīng)閱讀過大量有關(guān)“如何構(gòu)建企業(yè)知識庫”的文章。但在構(gòu)建知識庫的實(shí)操當(dāng)中，難免還是會犯下一些難以避免的錯誤。

但是，如果你知道在構(gòu)建知識庫的過程中會犯下哪些錯誤，這樣就可以提前預(yù)防、減少試錯成本。

接下來，本篇文章將會提出公司在管理知識庫時常犯的6個錯誤，并提供修正這些錯誤的解決方案。

一、知識庫缺少管理者

維護(hù)一個知識庫需要大量的工作和精力投入。它涉及到管理權(quán)限、編寫知識庫文章、更新指南中的程序變更等等。簡而言之，管理知識庫是一項(xiàng)全職工作。

如果沒有一個專門的知識庫管理者，你的知識庫很可能會變得過時和不可靠。你的員工也不太可能使用這個知識庫，因?yàn)樗麄儫o法靠它來解決自己的問題。只有通過指定一個專門的人來管理您的知識庫，您才能確保它的持續(xù)維護(hù)和高效運(yùn)作。

二、只有一名知識庫作者

當(dāng)您的公司規(guī)模較小且沒有太多政策和程序時，讓一名人員撰寫所有的知識庫文章可能是有效的。

然而，如果您是一家大型公司跨越多個部門，并且您的知識庫涵蓋了數(shù)百個策略和程序，那么對于單個人來說，這是一項(xiàng)龐大的任務(wù)。他們無法獨(dú)自保持所有內(nèi)容的最新性。

在這種情況下，您需要一個專門的內(nèi)容作者團(tuán)隊(duì)。您可以任命每個部門的主題專家，負(fù)責(zé)監(jiān)督他們所在部門的知識庫內(nèi)容。或者，您可以雇傭?qū)ｉT的員工來撰寫、編輯和更新知識庫文章。

此外，與單一的內(nèi)容作者相比，多名內(nèi)容作者可以提供不同的視角和專業(yè)知識，使知識庫更加全面和多樣化。

三、文章沒有標(biāo)準(zhǔn)化

在閱讀不同網(wǎng)站的時候，如果文章內(nèi)容的呈現(xiàn)方式不同，很容易對正在閱讀的內(nèi)容感到困惑。因此，為了確保知識庫文章的一致性，建立一個知識庫樣式指南非常重要，這樣您的內(nèi)容作者就知道如何在知識庫文章中呈現(xiàn)風(fēng)格統(tǒng)一的信息。

樣式指南可以規(guī)定一致的格式和風(fēng)格準(zhǔn)則。例如，如果您決定使用斜體強(qiáng)調(diào)某些內(nèi)容，使用粗體表示特定操作，那么您希望在所有文章中保持一致。如果一位作者使用斜體來表示員工應(yīng)說的話，而另一位作者則使用斜體表示背景信息，這可能會給員工造成困惑。

通過標(biāo)準(zhǔn)化知識庫文章的樣式和格式，您可以提供一致性和易于理解的指導(dǎo)，使員工能夠準(zhǔn)確、迅速地使用知識庫資源。

定期審查和更新樣式指南也很重要，以適應(yīng)變化和新的最佳實(shí)踐。這樣，您的知識庫文章將始終保持與時俱進(jìn)，為最終用戶提供一致、準(zhǔn)確和易于理解的信息。

四、編寫冗長的文章

編寫包含適量信息的指南意味著在文章中不要包含太多或太少的細(xì)節(jié)，以確保讀者能夠完成他們應(yīng)該做的事情。知識庫文章的目的是幫助用戶解決問題。

在編寫文章時，請考慮以下兩點(diǎn)：

1、突出關(guān)鍵步驟和關(guān)鍵信息，避免過多的背景知識和無關(guān)細(xì)節(jié)。

2、使用有序/無序列表或步驟來指導(dǎo)讀者完成任務(wù)，確保步驟清晰明了。

3、使用圖表、圖像或視頻等輔助材料來解釋復(fù)雜的概念或操作步驟，提供更直觀的指導(dǎo)。

五、知識庫內(nèi)容過時

你需要使知識庫中的內(nèi)容保持新鮮。這意味著您需要定期評估您的知識庫文章是否是最新的。這包括用準(zhǔn)確的信息更新現(xiàn)有文章以及撰寫新文章以填補(bǔ)學(xué)習(xí)空白以及新的公司政策和程序。

請確保每天留出一些時間來編寫和編輯您的知識庫。即使只有15分鐘，這些時間也可以幫助您改進(jìn)知識庫，以便您的最終用戶可以繼續(xù)依賴它來獲取準(zhǔn)確的信息。

例如HelpLook中，知識庫內(nèi)容可以實(shí)時切換“草稿”和“發(fā)布”兩種狀態(tài)，實(shí)時更新知識庫文章保證其新鮮度和實(shí)用性。

以下是保持知識庫內(nèi)容新鮮的一些方法：

1、建立一個更新計(jì)劃：設(shè)立一個定期的更新計(jì)劃，以確保每個知識庫文章都得到評估和必要的更新。

2、定期審核內(nèi)容：定期回顧和審核您的文章，查看是否有需要更新或修訂的部分。

3、收集反饋意見：鼓勵用戶提供反饋和建議，以便您了解文章中可能存在的問題，并及時進(jìn)行改進(jìn)。

4、關(guān)注新政策和最佳實(shí)踐：保持對公司內(nèi)部政策和外部行業(yè)最佳實(shí)踐的關(guān)注，及時更新相關(guān)的知識庫內(nèi)容。

?5、培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作：與相關(guān)部門和團(tuán)隊(duì)合作，確保他們提供最新的信息和洞察力，以便更新相關(guān)的知識庫文章。

六、沒有為用戶提供反饋的方式

你的知識庫提供反饋的方式嗎？你的用戶如何向您發(fā)送反饋？

您需要從用戶那里獲得有關(guān)知識庫的一些反饋，這樣才有助于知識庫的更新與完善。?它們在您的知識庫中。他們知道什么時候事情已經(jīng)過時或令人困惑。用戶發(fā)送反饋的方式可以是知識庫中的反饋工具（例如表單反饋、問卷調(diào)查），或是明確宣傳的電子郵件，這些都有助于保持知識庫的準(zhǔn)確性。

通過強(qiáng)大的知識庫管理工具避免錯誤并記錄

在管理公司的知識庫時，需要注意很多事情。因?yàn)槟愕钠髽I(yè)團(tuán)隊(duì)依賴這個知識庫作為公司的操作基準(zhǔn)，并且這可能會關(guān)系到公司的發(fā)展，所以知識庫的完美建立變得尤為重要。

但只要當(dāng)你意識到這些常見錯誤時，便可以制定有序的計(jì)劃，利用你的知識庫來防止犯這些錯誤。

HelpLook為您的知識庫構(gòu)建與管理提供了一些工具，可以讓您更輕松地管理知識庫。HelpLook是一款集在線文檔編輯、存儲、展示+ChatGPT為一體的知識管理工具，可以快速輕松地幫助你創(chuàng)建和更新知識庫文章。如果看完這篇文章，你想嘗試搭建專屬于你的企業(yè)知識庫，不妨來試試吧。