采購(gòu)對(duì)于許多重要的業(yè)務(wù)是非常必要的，例如雇用承包商、購(gòu)買(mǎi)軟件和設(shè)備以及向供應(yīng)商付款。即便如此，許多企業(yè)仍然在采購(gòu)方面遇到困難，原因之一是他們?nèi)狈τ行У牟少?gòu)審批工作流程。?
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如何創(chuàng)建審批流程
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一般來(lái)說(shuō)，你可以按照以下步驟來(lái)創(chuàng)建審批流程：
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1、制定書(shū)面審批政策
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如果沒(méi)有制定好政策規(guī)則，就無(wú)法執(zhí)行。成功的企業(yè)都會(huì)仔細(xì)記錄所有政策，包括審批流程。在采購(gòu)審批方面，應(yīng)該詳細(xì)說(shuō)明誰(shuí)可以審批訂單、需要提供哪些信息，以及如果訂單和收據(jù)不一致后果會(huì)如何。這樣做可確保所有發(fā)票都能迅速得到核實(shí)，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤或延誤。
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2、考慮審批層級(jí)
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動(dòng)態(tài)審批為采購(gòu)流程帶來(lái)恰到好處的控制。在概述你的審批工作流程時(shí)，請(qǐng)考慮以下幾點(diǎn)：
● 哪些用戶有采購(gòu)權(quán)限？
● 哪些支出閾值應(yīng)觸發(fā)額外審查或簽批？
● 某些產(chǎn)品類(lèi)別是否需要更多監(jiān)督、安全審查等？
● 針對(duì)特定部門(mén)的指導(dǎo)方針是否適用于審批流程？
● 是否應(yīng)對(duì)新供應(yīng)商或產(chǎn)品類(lèi)別進(jìn)行額外審查？
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通過(guò)這些問(wèn)題，可以更清晰地了解你的流程，以及它將如何在企業(yè)內(nèi)部為采購(gòu)服務(wù)。

3、建立審批人員名單
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指定審批人可確保每個(gè)請(qǐng)求都由正確的人按照正確的順序進(jìn)行審核。這些明確的審批行動(dòng)有助于防止工作流程中出現(xiàn)任何不必要的延誤或瓶頸。
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對(duì)于每個(gè)審批流程，應(yīng)確定哪些審批人應(yīng)參與決策，例如：
● 直接經(jīng)理
● 部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)
● 財(cái)務(wù)
● 高管
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根據(jù)采購(gòu)或合同的金額價(jià)值，審批流程可能有所不同。例如，高額合同可能需要高管簽批和潛在的安全審查。小額的日常采購(gòu)可以通過(guò)部門(mén)級(jí)審批來(lái)進(jìn)行，以保持流程的高效性。
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4、建立審批工作流程
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首先為每個(gè)請(qǐng)求定義初始提交操作。建立一個(gè)接收表單或使用采購(gòu)管理平臺(tái)，使用戶能夠記錄他們的需求，概述可能的解決方案，并通過(guò)適當(dāng)?shù)那酪龑?dǎo)他們的請(qǐng)求。
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電子采購(gòu)平臺(tái)——8Manage SRM，允許用戶從預(yù)先設(shè)計(jì)的供應(yīng)商或物品清單中選擇所需物品，從而實(shí)現(xiàn)這些工作流程的自動(dòng)化。它可以建立并執(zhí)行支出限額、審批路徑和權(quán)限規(guī)則，以減少請(qǐng)求管理中常見(jiàn)的耗時(shí)的人工審批流程。
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5、創(chuàng)建文檔保留系統(tǒng)
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你的審批流程應(yīng)包括一個(gè)文檔保留系統(tǒng)，以便檢索和審查當(dāng)前和過(guò)去的發(fā)票。集中發(fā)票開(kāi)具和相關(guān)合同可帶來(lái)許多好處，例如更易于合同研究、談判、供應(yīng)商選擇和準(zhǔn)入以及采購(gòu)管理。
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采購(gòu)審批工作分步流程
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采購(gòu)審批流程通常涉及幾個(gè)步驟。雖然具體步驟可能因組織而異，但大致步驟可以總結(jié)如下：
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第 1 步：確定需求
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該流程的第一步是確定采購(gòu)需求。這可以由部門(mén)或個(gè)人來(lái)完成。必須確定是否有必要采購(gòu)，如果有必要，需要什么特定的產(chǎn)品或服務(wù)。
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第 2 步：索取報(bào)價(jià)
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當(dāng)確定了需求，就可以向潛在供應(yīng)商發(fā)送報(bào)價(jià)請(qǐng)求。這樣做是為了確定所需產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、數(shù)量和交貨日期。在報(bào)價(jià)請(qǐng)求中必須提供所有必要的詳細(xì)信息，以確保供應(yīng)商能夠提供準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)。
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第 3 步：獲取報(bào)價(jià)
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發(fā)出報(bào)價(jià)請(qǐng)求后，潛在供應(yīng)商將提供報(bào)價(jià)。必須根據(jù)價(jià)格、質(zhì)量和交貨時(shí)間等因素評(píng)估這些報(bào)價(jià)。評(píng)估應(yīng)客觀進(jìn)行，建議多方參與，以確保評(píng)估徹底、公正。
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第 4 步：獲得批準(zhǔn)
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評(píng)估報(bào)價(jià)后，采購(gòu)必須得到指定機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)。該人員可以是經(jīng)理或采購(gòu)官員，具體取決于組織的政策。
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第 5 步：采購(gòu)
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采購(gòu)獲得批準(zhǔn)后，最后一步是進(jìn)行采購(gòu)。這涉及創(chuàng)建包含所有相關(guān)詳細(xì)信息的采購(gòu)訂單，例如商品描述、數(shù)量、交貨日期和價(jià)格。采購(gòu)訂單中的所有詳細(xì)信息都必須準(zhǔn)確且完整，以避免采購(gòu)出現(xiàn)任何問(wèn)題。
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自動(dòng)化采購(gòu)審批流程
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電子采購(gòu)解決方案在采購(gòu)審批系統(tǒng)的設(shè)計(jì)/創(chuàng)建/實(shí)施中發(fā)揮著非常重要的作用。事實(shí)上，好的電子采購(gòu)系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)就考慮到了采購(gòu)審批自動(dòng)化功能。
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8Manage SRM是市面上備受稱贊的電子采購(gòu)管理系統(tǒng)，支持多種方式的采購(gòu)合同審批流程，從需求、訂單合同到付款和發(fā)票都能一站式管理：
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-簡(jiǎn)化的申請(qǐng)管理：可以輕松創(chuàng)建和管理采購(gòu)訂單。用戶只需點(diǎn)擊幾下即可創(chuàng)建采購(gòu)訂單并提交審批，從而使流程更快、更高效。
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-自動(dòng)審批工作流程：?系統(tǒng)包括自動(dòng)審批工作流程，可將采購(gòu)訂單發(fā)送給適當(dāng)?shù)膶徟恕＿@可確保采購(gòu)得到適當(dāng)審批人批準(zhǔn)并符合企業(yè)的政策。
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-提高可見(jiàn)性和透明度：?提供采購(gòu)審批流程的實(shí)時(shí)可見(jiàn)性，允許用戶隨時(shí)跟蹤訂單狀態(tài)。這增強(qiáng)了透明度和問(wèn)責(zé)制，并確保參與采購(gòu)流程的每個(gè)人都達(dá)成共識(shí)。
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-集中的供應(yīng)商管理：該系統(tǒng)還包括集中的供應(yīng)商管理功能，允許用戶管理其供應(yīng)商信息，例如聯(lián)系方式、付款條件和績(jī)效指標(biāo)。這樣可以更輕松地為每次采購(gòu)選擇合適的供應(yīng)商，并確保所有供應(yīng)商信息都是最新的。
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采購(gòu)審批流程是采購(gòu)周期中至關(guān)重要的一步。通過(guò)制定標(biāo)準(zhǔn)化流程，企業(yè)可以進(jìn)行必要的、經(jīng)過(guò)審批的且符合其政策的采購(gòu)。此外，簡(jiǎn)化的采購(gòu)流程更是有助于減少錯(cuò)誤，確保采購(gòu)準(zhǔn)確高效。