學術論文的特點是擁有大量標題、插圖、表格、公式和參考文獻。學位論文還有目錄和頁眉、頁腳。

掌握關于這些內(nèi)容的Word排版技能，對于撰寫論文有很大幫助。Microsoft Word軟件的很多基本功能都可以在互聯(lián)網(wǎng)上方便地查到用法，本文不予贅述。

下面介紹九個比較特殊的功能。

版式設置

論文排版時需要按照期刊或?qū)W校的要求進行版式設置。以Word 2007版為例，在“開始”菜單，針對選中的文字，可以設置段落的行距、段距、首行縮進量、字體等。在“頁面布局”菜單，可以設置頁邊距和分欄等。在“引用”菜單可插入目錄。在“插入”菜單可插入空白頁和表格等。

標題和正文樣式設置

論文的題目、各級標題、正文、參考文獻等在字體、字號和行距方面均有各自的格式。因此，需要在“開始”菜單中的“樣式”子菜單里，針對這些部分的內(nèi)容設置各種樣式，供撰寫時選用。

目錄

目錄用來列出學位論文中的各級標題及其頁碼。學位論文或書籍采用四級標題通常已經(jīng)足夠，即章、節(jié)、子節(jié)、小標題，而只需在目錄中顯示前三級標題。在樣式設置中，將各級標題的樣式設置好后，在正文寫作時即可對應選用。然后，在正文前面插入一空白頁，寫“目錄”兩字，而后在“引用”菜單點擊“插入目錄”選項，即可自動建立目錄。以后當章節(jié)標題和頁號發(fā)生變化時，只需右擊目錄，點擊“更新域”，便能夠自動更新目錄。

頁眉和頁腳

頁眉和頁腳主要用于學位論文和書籍，例如在奇數(shù)頁的頁眉顯示論文題目，在偶數(shù)頁的頁眉顯示每章的標題，以便查閱?？梢噪p擊論文的頁眉處進行編輯，選擇“奇偶頁不同”，然后進行設置。

頁腳的設置主要是頁碼的設置。在學位論文或書籍中的目錄、序和摘要等非正文部分，頁碼可能需要編排為羅馬字母I、II、III等，而非1、2、3等阿拉伯數(shù)字。這便涉及多重頁碼的編輯。對于這種具有不同格式的多個頁碼系統(tǒng)，需要先分節(jié)，再設置頁碼，即先把目錄等部分設置為一節(jié)，另外把正文部分設置為另一節(jié)，然后針對每節(jié)單獨編輯頁碼。雙擊頁腳后，可以選擇不同的頁碼格式。

插圖

插入插圖后須用鼠標右擊插圖，在“文字環(huán)繞”菜單中選擇“嵌入型”，以便將插圖鎖死在插入的光標位置，而不選“浮于文字上方”，避免插圖在排版過程中亂漂。

表格

期刊論文和學位論文的表格通常須采用三線表，即只有三條橫線，無縱線。

公式

可以使用MathType軟件或Word自帶的公式編輯器編排公式。通常采用“嵌入式”版式將公式插入到一個單獨的段落位置，即公式另起一段。

圖表和公式的自動編號

為了避免在大量插圖中插入新圖后重新手工編號的麻煩，可以使用題注功能實現(xiàn)自動編號。用鼠標右擊第一幅插圖，選擇“插入題注”，然后選擇“新建標簽”，針對每個章節(jié)分別設置。例如，對于第一章，設置成“圖1-”，那么第一幅插圖的題注就自動變成“圖1-1”。右擊第二幅插圖，重復此過程，第二幅插圖的題注就自動變成“圖1-2”。然后，對于第二章的第一幅插圖，設置為“圖2-”，以此類推。表格的表題自動編號方法與插圖類似，區(qū)別是表題位于表格上方，而圖題位于插圖下方。如果在插圖1-1和表格1-1前面分別插入一張新圖和新表，Word會自動修改原圖和原表的編號分別為圖1-2和表1-2。類似地，可以對公式右擊選擇“插入題注”，將公式符號自動插入公式右側(cè)。

參考文獻尾注及引用

所謂尾注是指在文中用數(shù)字引注，并將參考文獻列表置于論文末尾。為使正文引用處與參考文獻列表之間具有自動編號鏈接功能，需要使用“插入尾注”的功能。如果一篇參考文獻在多處被引用，則可以在引用處使用“交叉引用”的功能。

插入尾注的步驟如下：在引用位置選擇“引用”菜單中的“插入尾注”，此時Word會在引用處自動添加編號，并且會將光標移到文檔末尾，此時在光標處輸入?yún)⒖嘉墨I即可。由于默認的編號形式是i、ii、iii等，因此，需要在尾注設置中將編號形式改為1、2、3等。當把所有參考文獻都寫完后，可以一起把編號的上標形式修改為非上標形式，并添加方括號[ ]改為[1]的形式。

交叉引用的方法如下：在“引用”菜單，選擇“交叉引用”，然后選擇適當?shù)囊妙愋秃鸵脙?nèi)容。例如，在某處引用已經(jīng)被引用的參考文獻，那么就在引用類型處選擇“尾注”，引用內(nèi)容選擇“編號”。當在某處引用插圖的編號時，就在引用類型處選擇“圖”，引用內(nèi)容選擇“編號”。