會議紀要，是記載和表達會議精神和議定事項時使用的文種。開會是公司的日常高頻活動之一，很多人總是將會議記錄和會議紀要混為一談。實際上，兩者完全不同！那會議紀要該怎么寫呢？我們一起學習。

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種會議紀要的類型

項目會議一般是項目經(jīng)理進行記錄。

按照會議紀要的詳細程度，可以分為情景再現(xiàn)版、重點突出版和待辦事項版三種類型。

情景再現(xiàn)版

情境再現(xiàn)版的會議記錄是逐字逐句記錄下發(fā)言人的講話，給會議紀要的閱讀者一種情境再現(xiàn)的感覺。這種會議紀要嚴格來說不能叫紀要，應該叫“記錄”，一般出現(xiàn)在政府或特別重大的會議中，以幫助未參會的人員可以準確了解會議的要領。

這類紀要的記錄難度比較大，耗時很長，比如一個5小時會議逐字稿的整理大概需要10小時。

重點突出版

重點突出版就是突出會議重點，只記錄會議中的有價值的內(nèi)容，比如共識、結論、未解決的問題、待辦事項等。這種會議紀要是最常見的版本，由項目經(jīng)理或項目助理（如果有的話）做完后，可以同步給領導、項目團隊和客戶等，使大家對會議的重點一目了然。

這種形式對記錄人的總結歸納能力提出了較高要求，要求記錄人能對項目有一個整體的了解。

待辦事項版

待辦事項版是指只記錄會議后達成的行動共識，即誰應該去做什么事情，以具體的待辦事項列表呈現(xiàn)出來。

這類紀要嚴格來說也不能叫紀要，只能叫“結論”，如果是這種類型的會議，不需要用會議紀要的模板來記錄，只簡單寫下會議后的to do list即可。

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如何做會議紀要？

1、會前：充分準備

• 熟悉會議五要素：會議流程、會議文件、參會人員、會議環(huán)境、會議記錄設備這5個要素。

• 參考過往會議紀要：對之前開過的相關會議進行匯總和梳理，熟悉會議的來龍去脈。

會前充分準備才能在會議中抓住重點，才不會開得稀里糊涂。

2、會中：精準記錄

• 專心聽、重點聽：記錄重點內(nèi)容，簡明扼要地記下誰說了什么話，以及得出結論的過程。

• 借助工具、模板：借助會議記錄模板、錄音筆等工具，保證重點內(nèi)容不遺漏。

3、會后：輸出執(zhí)行

• 條理清晰：整合會議記錄內(nèi)容，按議題進行梳理，保證“不重復、不遺漏”。

• 領導決議重點記錄：如果領導講話較為模糊，不能一代而過，而要根據(jù)主題和領導講話內(nèi)容進行補充。

• 審核與執(zhí)行：開會是為了解決問題，通過會議達成共識，推進下一步的行動，才是會議的目的。

時效性

會議紀要具有很強時效性，也許有項目經(jīng)理認為在會后1小時內(nèi)發(fā)出會議紀要已經(jīng)很及時了，但是最好是盡可能在會后馬上發(fā)出，或者在會議最后幾分鐘當場發(fā)會議紀要。這樣做可以激勵自己不斷提高自己的專業(yè)能力，也可以在團隊中逐步提升自己的影響力。

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會議紀要的內(nèi)容

回歸到效率和實用性的角度，會議紀要只要涵蓋以下幾個方面即可，如果你有時間，那就可以再花點時間去美化。

▲會議紀要模板

會議信息

會議時間、地點、主持人、與會人員、記錄人員、主要議題等內(nèi)容，都需要在紀要中得到體現(xiàn)，一方面能幫助大家回憶起會議的場景，另一方面也是幫助需要的人可以追溯到更多項目細節(jié)。

共識信息

會上產(chǎn)生的共識結論，即大家都認可并且達成一致理解的，是會議紀要中最為重要的信息，需要在紀要中詳細記錄。共識一般是顆粒度比較粗的決策，或者代表高層級的意志和態(tài)度。

待辦信息

待辦是會后要完成的工作計劃，一般在任務會議后輸出。需要記錄清晰事件、輸出物、時間要求、質量要求、負責人，并且發(fā)出前要跟相關的負責人逐一確認待辦，保障其接收和計劃可行。

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