每逢節(jié)假日，你們公司會安排值班嗎？

今天小 E 請來了拉登老師，教大家制作動態(tài) Excel 值班表！

也歡迎你把本文推薦給需要制作值班表的同事哦~

值班最怕出現(xiàn)什么問題呢？

???手機沒電、又沒人聊天，太無聊。

???領(lǐng)導(dǎo)偷襲，正刷著微信被人拍肩膀。

開個玩笑~說正經(jīng)的。

值班排班的時候，最怕出現(xiàn)的問題，有 2 個：

??排班太滿或者太空。

有的人值班累死，有的人一個星期不用值班。

??值班加班表錯算漏算。

一個月值班兩個星期，算加班費的時候少算一個星期，誰都不樂意啊。

解決方向——

在設(shè)計表格的時候，就要特別留意，避免這兩個問題的出現(xiàn)。

因此，我們要從 2 個方向出發(fā)：

??方便查詢。

可以直觀地看到每一天排班的情況。

不能排得太滿，也別一個人都不安排。

??方便統(tǒng)計。

可以快速地統(tǒng)計出，這個月每個人值班了幾次；

快速地、準(zhǔn)確地計算，并核對加班費，避免員工的損失。

方便查詢的值班表

值班表其實很簡單，包含的信息無非就是：

日期、部門、值班人員姓名。

很快我就設(shè)計出了兩個表格：

思考一下，從「方便查詢」的角度來看，你會選擇用哪一個排班表呢？

沒錯，肯定是第 1 個。

左邊看部門、右邊看日期，在交叉的位置，填寫上值班人員的名字就可以了。

超級簡單，我們幾乎天天都在用這種類型的表格。

這樣，可以很直觀地看到：每一天有沒有排班，哪一天值班的人數(shù)少，哪一天值班人數(shù)多。

但是，這種表格很容易出現(xiàn)一個問題——無法快速地統(tǒng)計出每個人值班的次數(shù)，排班人次會出現(xiàn)不平衡。

這樣，表格就出現(xiàn)了統(tǒng)計的需求。我們接著往下看：

方便統(tǒng)計的值班表


基于前面的表格，統(tǒng)計每個人值班的次數(shù)是非常麻煩的。

這個時候，更推薦大家用下面這種清單式的值班表。

雖然你看到的，只是一個簡單甚至有些簡陋的清單。

但是經(jīng)過簡單的操作，馬上就可以變成下面的動態(tài)效果！

看清楚了沒有，我來給你劃個重點。

??查看值班日期。

點擊「姓名」，快速查看這個人對應(yīng)的值班日期。

??統(tǒng)計值班次數(shù)。

點擊「折疊字段」，查看每個人值班了多少次。

統(tǒng)計起來非常非常方便。

如果我不告訴你，你可能還在笨拙的對著電腦去數(shù)，其實這里只用了一個簡單的數(shù)據(jù)透視表功能！

我們看一下具體的操作~

▋第一步：?插入數(shù)據(jù)透視表

選擇數(shù)據(jù)任意單元格，插入數(shù)據(jù)透視表。

▋第二步：拖動字段設(shè)置透視表

把「日期」「姓名」分別拖動到「行」區(qū)域，「姓名」拖動到「值」區(qū)域，統(tǒng)計值班次數(shù)。

▋第三步：設(shè)置透視表布局

設(shè)置透視表布局為「以表格形式顯示」，修改分類匯總名稱。

這樣透視表就更像一個普通的表格了。

▋第四步：插入切片器，創(chuàng)建交互按鈕

選中透視表，在「設(shè)計」選項卡中，點擊「插入切片器」，創(chuàng)建交互按鈕。

這樣，我們就可以通過點擊人名，快速地查詢對應(yīng)的值班日期了。

既好查詢、又好統(tǒng)計的值班表

這個時候，聰明的、愛挑事兒的那幾個同學(xué)可能就會問了：

那能用「方便查詢」的值班表登記；
用「方便統(tǒng)計」的值班表來統(tǒng)計數(shù)據(jù)嗎？

作為一個要臉的 Excel 老師，這個答案肯定是：可以的。

少廢話，直接看效果。

操作步驟，用文字給你劃一下重點。

???在「查詢表」里錄入值班信息。

???在「統(tǒng)計表」里點擊「刷新全部」快速完成統(tǒng)計。

想要學(xué)會這個制作方法，你得明白一個概念：二維表轉(zhuǎn)一維表。

其實就是把「查詢表」轉(zhuǎn)成「統(tǒng)計表」的過程。

我們來看一下具體的操作。

▋操作方法

這里我們借助 Power Query 這個 Office 2016 以上版本內(nèi)置的工具，完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

溫馨提示：Power Query 只有 Excel 2016 以上的版本，才能使用。你也可以使用方方格子、易用寶等插件，或函數(shù)方法完成二維表的轉(zhuǎn)換。

??數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Power query。

在「數(shù)據(jù)」選項卡中，點擊「自表格區(qū)域」，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到 Power Query 中。

??逆透視表格。

在「轉(zhuǎn)換」選項卡中，點擊「逆透視其他列」，把二維表轉(zhuǎn)成一維表。

??關(guān)閉并上載。

最后，點擊「主頁」選項卡中的「關(guān)閉并上載」，就獲得了「方便統(tǒng)計」的值班表。

然后，根據(jù)前面的方法創(chuàng)建透視表，就可以完成數(shù)據(jù)的動態(tài)查看了。

因為 Power query 的結(jié)果，和原始數(shù)據(jù)是保持連接的。

所以，當(dāng)原始數(shù)據(jù)發(fā)生變化的時候，在 Power query 結(jié)果中，直接點擊右鍵刷新就可以了。

總結(jié)一下

在日常工作和生活中，我們經(jīng)常做表格，是「查詢」類型的表格。

因為填寫和查詢都非常直觀。

而做數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計的時候，一維的「統(tǒng)計表」是 Excel 函數(shù)公式、透視表更熟悉的形式，可以快速地完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

要同時滿足方便查詢，快速統(tǒng)計，就要熟練地掌握「二維轉(zhuǎn)一維」的技巧。

這就用到了本節(jié)課介紹的數(shù)據(jù)處理神器：Power Query。

今天就講到這里了，下課！

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