管理項(xiàng)目不僅需要規(guī)劃和預(yù)算，還需要日程安排。
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資源日歷是一種顯示項(xiàng)目經(jīng)理或團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)在特定時(shí)間內(nèi)可用資源的工具。這種類型的項(xiàng)目日歷可以顯示團(tuán)隊(duì)成員和設(shè)備在特定時(shí)間段內(nèi)的可用工作時(shí)間。
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例如，如果一名員工每天工作 8 小時(shí)，而他已經(jīng)在項(xiàng)目 A 上花費(fèi)了 3 個(gè)小時(shí)的時(shí)間，那么你還可以在他的時(shí)間中再花 5 個(gè)小時(shí)來分配其他任務(wù)。
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同樣，資源日歷也會記錄設(shè)備的工作時(shí)間。在項(xiàng)目管理中，團(tuán)隊(duì)需要項(xiàng)目日歷來進(jìn)行資源分配。它有助于直觀地了解哪些工作可以重新分配或從哪里分配，而不必過多地涉及時(shí)間管理。

資源日歷有什么用？
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資源日歷是項(xiàng)目經(jīng)理必不可少的工具，它可以讓項(xiàng)目經(jīng)理提前制定計(jì)劃，獲悉他們指定的團(tuán)隊(duì)成員可以在預(yù)期時(shí)間內(nèi)執(zhí)行任務(wù)。
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這看起來似乎不是大事，但如果你正在進(jìn)行有點(diǎn)復(fù)雜的項(xiàng)目，就需要知道在需要的時(shí)候資源是否可用。不僅如此，復(fù)雜項(xiàng)目通常會有多重依賴關(guān)系，從而使調(diào)度變得更加復(fù)雜。高水平地管理資源是成功交付項(xiàng)目的關(guān)鍵。
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資源日歷不僅是更有效地分配任務(wù)的工具，還有助于跟蹤設(shè)備和員工。資源日歷的一個(gè)特點(diǎn)是有時(shí)間表，可以跟蹤每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員花在任務(wù)上的時(shí)間。此外，它還可以幫助項(xiàng)目或項(xiàng)目組合確定共享資源，使項(xiàng)目經(jīng)理更容易在多個(gè)項(xiàng)目之間進(jìn)行規(guī)劃。
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資源日歷應(yīng)包括哪些內(nèi)容？
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項(xiàng)目資源包括完成項(xiàng)目所需的一切，如人員、設(shè)備、材料等。要管理的東西很多，作為一個(gè)多方面的工具，資源日歷旨在處理這些不同的責(zé)任。
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以下是資源日歷中包含的內(nèi)容，在整個(gè)項(xiàng)目周期中，項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)隨時(shí)掌握。
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1. 團(tuán)隊(duì)成員信息
請確保將團(tuán)隊(duì)成員的信息添加到資源日歷中。比如手機(jī)號碼，以便在緊急情況下聯(lián)系。此外，還需要添加他們的技能和經(jīng)驗(yàn)檔案，這類信息有助于決定指派誰執(zhí)行任務(wù)。
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2. 材料、設(shè)備和其他有形資源
材料、設(shè)備和其他有形資源也需要考慮。注意它們的成本，同時(shí)也要注意它們的可用性或供應(yīng)商何時(shí)能夠發(fā)貨，這樣才能確保團(tuán)隊(duì)在需要的時(shí)候得到所需的東西。
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3. 日程安排
資源日歷需要規(guī)劃出項(xiàng)目需要資源的時(shí)間，確保一切在正確的時(shí)間出現(xiàn)在正確的地點(diǎn)。資源日歷可以是每日、每周或每月的，具體取決于項(xiàng)目經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人。
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4. 每日工作量信息
資源日歷通常會根據(jù)人力資源的任務(wù)和日程安排創(chuàng)建工作量信息。這是一張顯示每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員分配情況的圖表，可以讓你平衡團(tuán)隊(duì)的工作量，提高工作效率，同時(shí)又不會讓他們太過勞累。
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使用資源日歷的好處
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資源日歷是資源管理計(jì)劃不可分割的一部分。它在項(xiàng)目規(guī)劃階段制定，并制定了協(xié)調(diào)一切的方式，以滿足交付期限。使用資源日歷有哪些好處？以下是幾個(gè)例子：
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1. 更好地安排資源
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安排資源是實(shí)現(xiàn)進(jìn)度的關(guān)鍵。在完成任務(wù)所需的所有資源都一致的情況下，資源日歷允許項(xiàng)目經(jīng)理提前安排。如果在必要的時(shí)候連一個(gè)資源都沒有，就會延誤項(xiàng)目并增加成本。
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2. 平衡團(tuán)隊(duì)的工作量
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如上所述，團(tuán)隊(duì)的工作量是一種平衡行為。既要讓他們?nèi)σ愿?，盡可能提高工作效率，又不能讓他們因?yàn)槿蝿?wù)過重而疲于奔命，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)士氣低落。資源日歷可以讓項(xiàng)目經(jīng)理一目了然地看到誰被分配了什么任務(wù)，如果出現(xiàn)不平衡，可以重新分配，以平衡工作量。
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3. 改進(jìn)資源跟蹤
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項(xiàng)目資源可能分布在不同的團(tuán)隊(duì)，資源日歷提供了一個(gè)集中的地方來跟蹤項(xiàng)目或組合資源，以實(shí)現(xiàn)完全可視化。
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如何創(chuàng)建資源日歷
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8Manage PM是實(shí)時(shí)的端到端項(xiàng)目管理軟件，具有資源管理功能，包括資源日歷。它使項(xiàng)目經(jīng)理能夠?qū)?xiàng)目的每個(gè)階段進(jìn)行規(guī)劃、監(jiān)控和報(bào)告。所有這些都可以實(shí)時(shí)完成，從而實(shí)現(xiàn)更有效的資源管理。
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● 創(chuàng)建資源可用性日歷
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8Manage PM支持資源類型、資源組甚至每個(gè)資源按需設(shè)置相應(yīng)的資源日歷，定義他們的工作時(shí)長和假期。
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當(dāng)你開始分配任務(wù)時(shí)，8Manage系統(tǒng)可顯示每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的實(shí)時(shí)可用性。分配任務(wù)后，團(tuán)隊(duì)成員就會知道自己在做什么。當(dāng)他們更新工時(shí)時(shí)，這些信息會立即反映到8Manage PM中。
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● 平衡工作量
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你可以通過訪問工作量頁面來確保團(tuán)隊(duì)任務(wù)的平衡，所有假期設(shè)置都將反映在工作量圖表中。
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點(diǎn)擊團(tuán)隊(duì)成員的名字，8Manage PM可顯示他們的所有任務(wù)，并允許你將任務(wù)重新分配給其他團(tuán)隊(duì)成員。
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● 通過實(shí)時(shí)儀表盤和報(bào)告查看資源
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8Manage的儀表板是項(xiàng)目進(jìn)度和績效的高級概覽。它可自動實(shí)時(shí)更新，并顯示包括工作量圖表在內(nèi)的項(xiàng)目指標(biāo)，讓你對團(tuán)隊(duì)的分配情況有一個(gè)總體了解。
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要深入了解數(shù)據(jù)，請使用8Manage PM的自定義報(bào)告。從工時(shí)表到可用性、工作量和差異，以及項(xiàng)目狀態(tài)和組合狀態(tài)，通過這些分析報(bào)告可以幫助你科學(xué)決策，以便更好地安排資源。
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此外，8Manage 資源管理還確保你能按需、實(shí)時(shí)了解人力資源和非人力資源，從而提高處理資源沖突的能力和對交付的控制能力。
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項(xiàng)目資源管理非常復(fù)雜，經(jīng)常動態(tài)變化。如果沒有強(qiáng)大的實(shí)時(shí)資源管理工具，幾乎不可能進(jìn)行充分管理。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件涵蓋項(xiàng)目全生命周期管理，具有先進(jìn)的資源管理工具，實(shí)時(shí)規(guī)劃、監(jiān)控和報(bào)告項(xiàng)目資源，幫助管理者在分配工作時(shí)做出更富有洞察力的決策。