◎徐默凡

上一篇文章討論的是PPT的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，即PPT呈現(xiàn)的內(nèi)容；本文要討論PPT的外部結(jié)構(gòu)，即PPT和口語表達之間的關(guān)系。

PPT是演講、討論、匯報、授課等口語交流時的重要輔助工具，可是也不能過度使用，PPT內(nèi)容過多就會喧賓奪主：有老師講一節(jié)課，PPT有一百多頁，平均一分鐘要翻兩頁，信息是密集了，可是學(xué)生根本來不及消化；有演講者把PPT當作“電子講稿”，把所有要講的內(nèi)容都密密麻麻地寫出來，然后照本宣科，演講變成了不倫不類的朗讀；有報告人在PPT上匯集大量的多媒體信息，然后逐頁展示，自己充當人體翻頁器，報告變成了視頻節(jié)目的旁白……顯然這些PPT的使用都有問題，沒有處理好PPT展示和口語表達之間的關(guān)系。

PPT內(nèi)容和口頭交流內(nèi)容之間主要存在三種關(guān)系：互補關(guān)系、解釋關(guān)系和強化關(guān)系。

互補關(guān)系指PPT內(nèi)容和口頭內(nèi)容的媒介性質(zhì)不同，兩者互相補充。比如PPT在播放視頻或者照片，口頭進行解釋或者鑒賞。PPT呈現(xiàn)表格或者圖例，口頭加以說明和闡發(fā)。這是充分發(fā)揮PPT多媒體優(yōu)勢的用法，在聽覺通道和視覺通道的雙重加持下讓聽眾增強印象。

解釋關(guān)系是用口頭表達去說明PPT呈現(xiàn)的關(guān)鍵信息。PPT呈現(xiàn)主要論點和概念，口頭說明具體細節(jié)或者給出例證。在這種情況下，PPT圖樣不用太花哨，內(nèi)容不要太繁復(fù)，報告人也不要匆忙翻頁，只要停留在這一頁精講細說，讓聽眾能夠隨時去回顧論點或者思考相關(guān)概念，這就能使視覺的整體性把握和聽覺的具體化理解相得益彰了。

強化關(guān)系則是PPT和口頭表達的內(nèi)容完全一致，簡單說就是讀PPT。這在引用一些經(jīng)典論述或者說明一些精細細節(jié)時，也是經(jīng)常用到的。有一些語言形式本身就具有很高的審美價值，如名人名言、格言雋語、經(jīng)典詩歌，當我們引用時，為了保證正確性，可以一邊放PPT一邊朗讀。而一些需要準確呈現(xiàn)的細節(jié)信息，如數(shù)字、百分比等，為了減輕演講者的記憶負擔(dān)，也可以做在PPT上直接念出來。顯然，強化關(guān)系只是一種輔助記憶的工具，只能用于核心信息的強化，不宜使用過多。

以上三種關(guān)系可以交錯使用，總的原則就是口頭交流為主，PPT交流為輔。不管如何使用PPT，最重要的仍然是你的口頭表達。在演講中，表情、身姿、語音語調(diào)都是展現(xiàn)個人魅力的有力武器，如果不加以充分利用，而把重點全部放在PPT上，那就本末倒置了。所以，PPT不能始終占據(jù)報告中心，要適時把聽眾的注意力吸引到報告者身上。PPT信息不能做得太滿，要給口頭表達留下足夠的空間。在不調(diào)用PPT信息時，演講者可以站到PPT屏幕前，通過手部動作、身體姿勢吸引聽眾，通過適當?shù)难凵窠涣骱吐牨姳３只樱部梢赃m當拋出幾個問題和聽眾進行交流。

因此，在口頭交流中PPT的數(shù)量也要適當控制，如果是比較輕松的主題，演講者又有比較好的控場能力，那么PPT起到提綱挈領(lǐng)作用就可以了。如果是比較精細的報告，要呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)、細節(jié)比較多，那一頁5分鐘左右的內(nèi)容也足夠了。一小時的演講，PPT一般最多需要20頁左右。

總之，不要過分依賴PPT，牢記主角是自己，使PPT和演講水乳交融，才能成為一個優(yōu)秀的報告者。

（本文刊于《咬文嚼字》2023年第3期《社交新風(fēng)》欄目。）