尋找和加入新供應(yīng)商的過程存在一定的風險。創(chuàng)建供應(yīng)商審批流程的主要原因，就是確保企業(yè)與外部供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，同時避免重大風險。
?
在當今環(huán)境下，分散采購很容易，因此管理者需要流程來確保相關(guān)機構(gòu)批準采購。有效的供應(yīng)商審批流程可驗證采購是否經(jīng)過了必要的審批和核算。
?
而一個優(yōu)秀的供應(yīng)商審批流程還能利用流程自動化、智能審批和多個審批階段來防止重復工作，從而減少瓶頸和延誤。

以下10個步驟可幫助你實現(xiàn)這些目標：
?
1. 需求分析
?
第一步是確定貴公司在此次采購方面的需求，為這筆費用給出令人信服的理由。
?
2. 來源批準
?
通過業(yè)務(wù)需求分析，獲得批準后開始尋找供應(yīng)商。這是第一個審批檢查點，你的采購平臺應(yīng)將其自動化。
?
例如，你可以設(shè)置一個規(guī)則，將采購審批請求發(fā)送給采購主管。不過，你也可以創(chuàng)建一個上下文規(guī)則，將請求發(fā)送給C級管理人員。
?
3. 供應(yīng)商識別和研究
?
既然采購已經(jīng)獲得批準，那么就開始市場調(diào)研工作吧。整理一份該領(lǐng)域的供應(yīng)商清單，列出與采購需求相關(guān)的每個供應(yīng)商的主要優(yōu)勢、功能規(guī)格等信息。
?
4. 篩選供應(yīng)商
?
利用需求分析的要求來剔除不合適的供應(yīng)商。例如，如果某個特性是你必須考慮的功能之一，那么就可以將不提供該功能的工具從清單中剔除。
?
5. 提案請求書（RFP）
?
現(xiàn)在，你已經(jīng)有了一份合理的候選名單，可以開始了解這些名單的報價信息了。
?
征求建議書是一個很好的工具，可以了解每個供應(yīng)商在當前可用性和定價情況下滿足你需求的能力。
?
向候選名單上的每個供應(yīng)商發(fā)送提案請求書，然后刪掉超出預算或無法滿足訂單要求的供應(yīng)商。
?
6. 供應(yīng)商審查和風險分析
?
供應(yīng)商審查的核心是了解和降低風險。這些風險可能是安全風險（產(chǎn)品性能問題），也可能是其他供應(yīng)商風險（如供應(yīng)鏈短缺影響生產(chǎn)進度的可能性）。
?
7. 供應(yīng)商比較和決策
?
匯總整理從前面所有步驟收集到的信息，決定與哪家供應(yīng)商合作。
?
按順序排列并選擇前三名是更穩(wěn)妥的做法，這樣在尋求批準時就可以提出兩個備選方案。
?
8. 準入批準
?
將對供應(yīng)商適合性的分析、決策過程以及希望與之合作的供應(yīng)商提供給你的審批機構(gòu)。
?
這些信息和批準應(yīng)通過你的采購平臺提交，以便他們輕松訪問文檔并讓你跟蹤當前階段的審批情況。
?
9. 合同談判
?
與選定的供應(yīng)商簽訂合同并獲得批準后，就可以開始合同談判了。
?
先從合同模板開始，以便快速啟動，編輯任何必填字段，并在做出任何承諾之前讓法務(wù)團隊對其進行審查。
?
10. 合同審批和簽署
?
供應(yīng)商審批的最后一個環(huán)節(jié)是簽署書面協(xié)議。
?
這應(yīng)該涉及到法務(wù)團隊，以及其他對該采購類別有決策權(quán)的人（如C級管理人員）。
?
SRM軟件在高效供應(yīng)商審批流程中的作用
?
制定一個既能降低風險又能快速行動的供應(yīng)商審批流程是一件棘手的事情。
?
用于管理供應(yīng)商與采購的專業(yè)軟件平臺通過自動化，有助于實現(xiàn)這一重要的中間節(jié)點。8Manage SRM軟件可以讓你創(chuàng)建自定義的自動審批工作流程，團隊能遵守內(nèi)部采購政策的同時快速開展工作。以下是使用8Manage SRM自動化工作流程的示例：
?
● 需求分析提交采購主管審批
● 如果采購類別是軟件，則發(fā)送給CIO進行二次審批
● 獲得批準后，任務(wù)就會返回給負責的采購專業(yè)人員
● 供應(yīng)商風險分析矩陣完成
● 對供應(yīng)商候選進行排名和優(yōu)先級
● 提交給 COO 以獲得最終決定批準
● COO批準后，就會提出采購訂單
?
在每個環(huán)節(jié)上，8Manage系統(tǒng)的自動通知發(fā)揮著重要作用，有助于減少瓶頸以及不必要的延遲。除了對采購每個環(huán)節(jié)進行嚴密的跟蹤與管理，8Manage SRM還提供全面的功能來管理你的供應(yīng)商信息和績效。系統(tǒng)可通過以下方式協(xié)助采購和審批流程：
?
● 在系統(tǒng)內(nèi)提供重要的供應(yīng)商信息，以減少數(shù)據(jù)收集所花費的時間
● 提供價格基準信息，以消除在供應(yīng)商評估之前進行 RFP 的需要
● 允許團隊創(chuàng)建供應(yīng)商列表，列出經(jīng)過審查和批準的供應(yīng)商
?
作為端到端的一站式采購管理軟件，8Manage SRM可幫助管理從采購需求、審批到合同續(xù)簽的新供應(yīng)商關(guān)系。借助該系統(tǒng)，采購部門可以受益于：

● 定制自動化以加快審批流程
● 實時了解每項新采購活動的情況
● 了解交易數(shù)據(jù)集的價格基準
● 公平公正篩選出合格供應(yīng)商
?
總結(jié)
?
過去，供應(yīng)商審批流程更多是人工操作。它依賴于紙質(zhì)發(fā)票、電話和面談?，F(xiàn)在，8Manage SRM這樣的供應(yīng)商與采購管理軟件可以實現(xiàn)基本任務(wù)和大部分供應(yīng)商審批流程的自動化。這包括從創(chuàng)建已批準供應(yīng)商名單到跟蹤供應(yīng)商信息和新供應(yīng)商準入等一切工作。
?
采購流程對每家企業(yè)都很重要，有了一個嚴密的供應(yīng)商審批流程，你就可以避免供應(yīng)商管理方面的麻煩，并開始看到其所帶來的相關(guān)好處。