如何當(dāng)好秘書長?這是新時期社會組織工作的一個關(guān)鍵問題。當(dāng)好一個稱職的秘書長,要具備較高的政策理論水平、豐富的工作經(jīng)驗、很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和自身的修煉等諸多素質(zhì)。

秘書長是社會組織的核心人物、工作的關(guān)鍵人物,也是組織中承上啟下、左右逢源的中心,既是保證社會組織日常工作順利開展的總指揮,又是協(xié)調(diào)內(nèi)外各方關(guān)系的總調(diào)度,同時又是會員單位的公仆、參謀、助手和顧問。一個社會組織是否有活力、工作水平的高低,很大程度上取決于秘書長。

如何當(dāng)好秘書長?這是新時期社會組織工作的一個關(guān)鍵問題。當(dāng)好一個稱職的秘書長,就要在牢記宗旨、熟悉崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上,具備較高的政策理論水平、豐富的工作經(jīng)驗、很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和自身的修煉等諸多素質(zhì)。

角色定位是關(guān)鍵

商會秘書長這個崗位重要,其工作難度也相當(dāng)大。要做好工作,履行好職責(zé),發(fā)揮好作用,必須把握好自己的角色定位。

有為不越位,準(zhǔn)確把握住自己。這是做好秘書長工作的首要前提。因為,如果秘書長對自身位置定位不準(zhǔn)確,有可能帶來工作思路、工作方法和方式、甚至與人交流工作時的話語、語氣都會有偏差,它會給商會的工作帶來質(zhì)的影響。秘書長是商會領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀,既然是助手就要懂得配合,既然是參謀就不可越位。越是重要越要審視自我,切記高高在上、目空一切,要用平和的心態(tài)、謙虛的態(tài)度去做人做事,放平心態(tài),在地位、名利上真正看輕自己的分量,而在業(yè)績上真正體現(xiàn)自己的分量。定位對了,心態(tài)平了,秘書長工作才能有一個良好的開端。

具備良好的心胸與膽略。我們異地商會是個極其特殊的群體,成員均來自不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)體,實力不一,想法各異,是商會的宗旨和理念把大家召集在了一起,為了實現(xiàn)商會與會員企業(yè)共同發(fā)展的目標(biāo),秘書長首先要具備愛心、責(zé)任心和包容心。對商會、對會員有了愛心, 秘書長才能加強(qiáng)與會員、理事、商會領(lǐng)導(dǎo)地溝通和交流,才能讓他們感到被重視、被關(guān)心和被需要;有了責(zé)任心,我們才能心甘情愿地任勞任怨;有了包容心,我們才能心胸開闊,不計前嫌。其次,秘書長要有想法、有思路、有目標(biāo),才能站在商會的角度,想商會的發(fā)展、議會員的強(qiáng)大、謀團(tuán)隊的共贏。

能力就是硬實力

做商會秘書長工作不但要求積極熱情,認(rèn)真投入,而且是一門藝術(shù),一門有時只可意會不可言傳的藝術(shù),一門與人打交道的藝術(shù)。既然是藝術(shù),那么就得有一定的能力。

俗話說,打鐵先得本身硬。1.秘書長要會說、會寫、會談、會悟,這是最基本的。2.要具備 “善于為人處事的能力、善于統(tǒng)籌工作安排的能力、善于總結(jié)改進(jìn)的能力、善于學(xué)習(xí)實踐的能力”。因為在工作中,秘書長既承擔(dān)著商會的管理工作,又兼有許多事務(wù)性的工作,所以,要求秘書長 既要有管理者的素質(zhì),還要有扎實的實干能力和實干精神。這些能力具體展開來講,就是要有領(lǐng) 導(dǎo)、管理、表達(dá)、應(yīng)變、組織、協(xié)調(diào)、判斷、分析、執(zhí)行和解決問題的 10?種能力,之外還要有 一個特別重要的能力——思考問題的能力,如會員關(guān)心什么?會員需要什么?等等這些應(yīng)該考慮 和必須考慮的問題。我們只有知道了這些,才能有針對性地開展工作。會員關(guān)心什么,我們就了 解什么、研究什么?會員需要什么,我們就提供什么?這樣,商會才有凝聚力和向心力。秘書長 工作也才能順?biāo)浦?做到最好。

方法就是新思維

商會秘書長處于商會理事會的樞紐位置,工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜,只有掌握了良好的工作方法,才能事半功倍,有條不紊,富有成效。

了解全局、掌握政策。秘書處是商會辦事機(jī)構(gòu),所辦理的事務(wù)大多是準(zhǔn)行政事務(wù),辦事講政策、講規(guī)矩、講程序是商會秘書處工作的最大特點。因此,秘書長必須要全面了解國家的大政方針和基本政策,特別要熟悉社會組織理論方針政策,唯有如此才能把握正確的方向,緊扣商會中心工作,實現(xiàn)理事會和會長的意圖,才能更好地為會員服好務(wù)。

加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)與服務(wù),推動發(fā)展。

秘書長要切實做好聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)與服務(wù)。誠心聯(lián)絡(luò)、盡心協(xié)調(diào)、真心服務(wù)。強(qiáng)化服務(wù)意識,把商會辦成會員的溫馨之家,成為會員交心的平臺、交友的園地、交流的沙龍。要加強(qiáng)溝通,商會的工作核心是人,人是社會中最重要的因素,秘書長要加強(qiáng)與會員間面對面近距離地接觸,和廣大會員多溝通,交朋友、做摯友,用真情打動他們,讓他們感覺到商會這個大家庭的溫暖。秘書長要加強(qiáng)協(xié)調(diào),盡可能調(diào)動廣大會員的積極性,提高商會的凝聚力,群策群力地做好商會的各項工作。遇事要多協(xié)商,工作要多協(xié)調(diào),這樣才能不斷增進(jìn)理解和團(tuán)結(jié),團(tuán)結(jié)一切可以團(tuán)結(jié)的力量形成合力,共同把商會的各方面工作做好。

當(dāng)好秘書處的班長,管好團(tuán)隊

秘書處是商會的執(zhí)行機(jī)構(gòu)、服務(wù)主體和策劃運(yùn)營中心,關(guān)系 到商會是否正常運(yùn)轉(zhuǎn),是否不斷開拓創(chuàng)新,是否充滿活力和生機(jī)。秘書長是商會秘書處的班長, 要不辜負(fù)商會理事會的期望,認(rèn)真履行好職責(zé)。要帶好秘書處隊伍,不斷提高秘書們的政治和業(yè) 務(wù)素質(zhì),提高服務(wù)水平,做到服務(wù)會員精心細(xì)致周到,開展工作合作共事講配合,完成任務(wù)迅速 準(zhǔn)確講質(zhì)量,商會工作開拓務(wù)實講效果。要加強(qiáng)教育,堅持用正能量武裝秘書處工作人員頭腦, 形成愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的精神風(fēng)貌。要加強(qiáng)管理,嚴(yán)格各項紀(jì)律,做到任何時候都有全局觀念; 工作按規(guī)矩辦事、按程序運(yùn)作,做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,克服懶散習(xí)氣。要創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境,營造比、 學(xué)、趕、幫、超的良好氛圍,在團(tuán)結(jié)、緊張、嚴(yán)肅、活潑中提高員工的工作質(zhì)量和效率,促進(jìn)商會穩(wěn)中求進(jìn),健康發(fā)展。并使之成為一種工作精神、一種工作常態(tài)。有了這樣的工作團(tuán)隊,我們就能兼顧全面地輕松完成秘書長使命。

五種關(guān)系很重要

第一,建立與政府部門的政商關(guān)系。商會組織發(fā)展離不開政策指引、政府支持,這就要求秘 書長具備協(xié)調(diào)各級政府關(guān)系的能力。具體地講,就是要與黨性強(qiáng)、政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有親 和力的政府官員交往,建立業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,主動請他們在政策、業(yè)務(wù)方面為自己把關(guān),當(dāng)好參謀。

第二,保持與專家學(xué)者的師生關(guān)系。商會組織發(fā)展離不開智力支持。商會組織秘書長需要深入高校、科研院所,與專家學(xué)者交朋友,以他們?yōu)閹煛Ｔ谘芯繂栴}、解決問題時,尋求他們的指導(dǎo),邀請他們當(dāng)參謀、做顧問或直接邀請他們參與到商會組織的有關(guān)具體工作中。

第三,與企業(yè)家結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。商會組織的發(fā)展離不開有社會責(zé)任心的企業(yè)家的支持。商會組織要更好地開展工作,服務(wù)社會,必須具備強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。目前,要想確保商會組織擁有充足的活動經(jīng)費,就需要秘書長與具備強(qiáng)烈社會責(zé)任感的企業(yè)家廣交朋友,真誠為他們服務(wù),與他們建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,在需要時尋求他們的積極支持。

第四,建立與社會知名人士的朋友關(guān)系。商會組織的發(fā)展離不開社會知名人士的加入與支持。秘書長首先必須是個社會活動家,有著廣泛的興趣愛好,善于和社會各界人士交往,與他們成為 朋友,通過發(fā)揮他們的社會影響力來提升本商會組織的知名度和社會影響力。

第五,保持與新聞媒體的互動關(guān)系。商會組織的發(fā)展離不開新聞媒體的參與。商會組織開展的每一項活動,能否在社會上產(chǎn)生廣泛的影響力,除活動本身的策劃、定位、組織外,還取決于新聞媒體的參與程度。這需要秘書長熟悉掌握新聞媒體屬性、對新聞事件有著較強(qiáng)的敏感度,為新聞媒體及時提供新聞素材。

要善于總結(jié)已往的成功經(jīng)驗,善于借鑒別人的有益成果,堅持解放思想、實事求是,努 力在提高工作效能、服務(wù)水平上有新突破,在創(chuàng)新機(jī)制、完善制度上有新作為,在深化學(xué)習(xí)、促 進(jìn)團(tuán)結(jié)上有新成果,在加強(qiáng)自身建設(shè)、構(gòu)建和諧商會上有新進(jìn)展,使商會工作真正體現(xiàn)時代性、 把握規(guī)律性、富于創(chuàng)造性。