不知道你有沒有遇到過這樣的問題：為一些任務(wù)設(shè)置了截止時(shí)間，希望自己能夠按時(shí)完成任務(wù)，但經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，一天結(jié)束后，很多當(dāng)天截止的任務(wù)沒有完成，于是把這些任務(wù)的截止時(shí)間設(shè)置為第二天，等到第二天，再改為第三天...... 仿佛陷入了循環(huán)魔咒，無法解脫，怎么辦？

如果你遇到過這樣的情況，相信以下的內(nèi)容會(huì)對你有幫助。這篇文章不關(guān)心你使用哪款時(shí)間管理軟件，會(huì)從管理方法上幫你解決問題。

01—任務(wù)的分類

首先，我把要做的任務(wù)分成了四類，分別是：

01.日程表的

02.有截止時(shí)間的

03.要盡快完成的

04.不著急的

01.日程表的

這里首先要說一下常犯錯(cuò)誤，那就是很多人想把自己在那天想做的任務(wù)，寫到日程表，這很可能是錯(cuò)誤的。

放入日程表的事情，應(yīng)該有嚴(yán)格的限定：

A.有起始和終結(jié)時(shí)間

B.是無法提前做的

C.通常是多人參與

我們舉幾個(gè)比較典型，適合放入日程表的例子：

A.你收到了領(lǐng)導(dǎo)的郵件，要求你參加第二天上午10:00-12:00的內(nèi)部會(huì)議

B.你定了電影票，約了朋友明天晚上19:00-21:00看一場電影

C.你買了機(jī)票，在后天下午14:00，要從北京飛往上海

放入日程表的事情，有明確的開始時(shí)間以及時(shí)間長度，如果不按時(shí)參與，或者不完整參與，都可以確定會(huì)給自己帶來損失。

02.有截止時(shí)間的

這種事情在我們生活中是也很普遍的，比如：

A.每周五的17:00前，要提交一周的工作總結(jié)

B.每個(gè)月1號17:00前，要存好房貸

C.在考試報(bào)名日期前，報(bào)名參加考試

D.在周四下班前，提交給客戶合作方案

我們習(xí)慣為這樣的任務(wù)設(shè)置一個(gè)截止時(shí)間。

這類任務(wù)有幾個(gè)特點(diǎn)：

• 涉及合約或者命令

• 不按時(shí)完成有懲罰

• 懲罰可能非常嚴(yán)重

在歐美，通常把這類任務(wù)的截止日期叫做Deadline，簡稱DL（中國留學(xué)生習(xí)慣簡稱DDL）。

這類任務(wù)中，一部分是截止時(shí)間前做完就好了，并不難，比如提前存好房貸，截止日期前報(bào)名參加考試，關(guān)鍵是別忘了，別錯(cuò)過。

但另一部分會(huì)有難度，比如，某個(gè)時(shí)間點(diǎn)前交給客戶合作方案，寫一周的工作總結(jié)。

如果進(jìn)行一下對比，“日程表里的任務(wù)”會(huì)簡單一些，會(huì)議我們按時(shí)去參加就好了，畢竟參與會(huì)議的人比較多，也不會(huì)很累。去看電影，本來就是休閑，別遲到了就好。去飛機(jī)場只要按時(shí)，按流程安檢登機(jī)就好了。

所以，“有截止時(shí)間的任務(wù)”通常是任務(wù)管理的難點(diǎn)之一，那就是因?yàn)橛幸恍╇y度大，錯(cuò)過后果又很嚴(yán)重。至于如何降低“難度”，我們在后面會(huì)講解。

03.想盡快做的

這類任務(wù)，其實(shí)很容易被我們錯(cuò)誤的管理。

比如:

A.發(fā)現(xiàn)牙膏快沒了，想盡快買牙膏

B.三周后出差，想提前訂機(jī)票，會(huì)便宜些

C.有個(gè)客戶好久沒聯(lián)系了，希望盡快和他聯(lián)系一下

這些事情的特點(diǎn)是：

• 不好確定一個(gè)明確的截止時(shí)間

• 對當(dāng)前或未來很重要，要盡快做

在歐美，喜歡把這類事情叫As soon as possible，也就是盡快完成，縮寫為ASAP。

我們經(jīng)常會(huì)這樣：

買牙膏這個(gè)事情，就寫今天截止吧

訂機(jī)票的事情，就寫明天截止吧

聯(lián)系客戶的事情，截止日期也寫到明天吧

我們這樣寫的目的是，讓自己盡快做這件任務(wù)，畢竟截止日期清單內(nèi)的任務(wù)，通常會(huì)獲得我們更多的關(guān)注。

于是，這就造成了一個(gè)問題：

真正的“有截止時(shí)間的任務(wù)”（DL任務(wù)）和“想盡快完成的事情”（ASAP任務(wù)）混在一個(gè)清單里，當(dāng)我們正忙起來，可能做了一些ASAP任務(wù)，但DL任務(wù)沒有做完。

04.不著急的

如果你有清空大腦及收集的習(xí)慣，這類任務(wù)其實(shí)可能最多。

這類任務(wù)的特點(diǎn)是：

• 以后想做，但是不著急

• 近期不做沒什么影響

比如：

家里的臺燈雖然沒壞，但有些老舊了，想有空的時(shí)候換一個(gè)新的，不急，

朋友推薦了一本書，但我目前還不是很感興趣，以后有空再看

朋友推進(jìn)了一家飯店，很不錯(cuò)，以后有空去嘗嘗

這些事情打算做，當(dāng)然將來未必做，但我先記下來，以后再仔細(xì)琢磨，確定有必要做以后再做，目前不需要設(shè)定日期。

02—5個(gè)技巧

這四類事情，最容易出問題的是DL任務(wù)，那如何避免DL任務(wù)無法按時(shí)完成呢，這里我分享五個(gè)技巧：

01.減少日程表時(shí)間

如果你的日程表排列過滿，可自由安排的時(shí)間很少，也就沒多少時(shí)間去處理DL任務(wù)。

所以，首先要有意識的減少以及控制日程表的安排，不必要的會(huì)議就不參加，如果一定參加盡可能在預(yù)期時(shí)間內(nèi)完成。

我以前經(jīng)常遇到公司內(nèi)部會(huì)議“拖堂”的情況，會(huì)議通知里明確說13:00-14:00的會(huì)，可能拖到16:00。

我當(dāng)時(shí)的解決辦法是，首先分析一個(gè)這個(gè)會(huì)議的必要性和重要性，如果不是很重要，我會(huì)用另一個(gè)會(huì)議的開始來強(qiáng)制結(jié)束第一個(gè)會(huì)議。比如，我會(huì)提前和自己的下屬安排一個(gè)會(huì)議，可能放在14:10。而且，我會(huì)告訴我的下屬，如果我14:10沒到，那你要給我打個(gè)電話催我一下

所以，當(dāng)我接到電話后，會(huì)和參加第一個(gè)會(huì)議的同事說一下，不好意思，我還有個(gè)會(huì)議要參加，于是就離開第一個(gè)會(huì)議參加第二個(gè)會(huì)議。

如果你還有不少DL任務(wù)馬上到期了，看電影那些占用較多時(shí)間的娛樂活動(dòng)也取消，多給DL任務(wù)留一些時(shí)間吧。

02.區(qū)分DL任務(wù)和ASAP任務(wù)

由于我們會(huì)習(xí)慣上把DL任務(wù)和ASAP任務(wù)都設(shè)置截止日期，執(zhí)行的時(shí)候很可能會(huì)忽略最重要的DL任務(wù)，所以我建議要做詳細(xì)的區(qū)分。

比較簡單的辦法是，在這個(gè)動(dòng)作后面增加一個(gè)后綴，比如：

提交周總結(jié)-DL

買牙膏-ASAP

提交客戶方案-DL

訂機(jī)票-ASAP

那這樣，我們就會(huì)知道，優(yōu)先去做后綴為DL（Deadline）的事情。

03.不要有在3天內(nèi)的DL任務(wù)

在項(xiàng)目管理中，有個(gè)概念叫項(xiàng)目緩沖，含義是不要把項(xiàng)目最后一天定為工作截止日，而是要提前一段，作為項(xiàng)目整體交付的緩沖，避免一些突發(fā)情況和意外。

那在個(gè)人的時(shí)間管理中，我建議你培養(yǎng)DL緩沖的習(xí)慣，比如，對所有DL任務(wù)設(shè)置3天的緩沖時(shí)間。

換一種表述方式就是：自己的時(shí)間管理系統(tǒng)中，不要存在3天內(nèi)的DL任務(wù)。

比如，今天是5月7日，那你應(yīng)該早就把截止日期是5月8日，5月9日，5月10的事情做完了。

你可能認(rèn)為這很難，這讓我想起了我曾經(jīng)的一位下屬，他是做網(wǎng)頁設(shè)計(jì)工作的。他的習(xí)慣就是每次都剛好貼著Deadline交工作，就算提前也不會(huì)超過10分鐘。由于每次都是卡著DL，一些任務(wù)完成的就很倉促，質(zhì)量不好。

我嘗試過和他溝通，讓他自己主動(dòng)把工作早點(diǎn)完成，不要等到最后一刻，但都沒有效果。

后來，我對他調(diào)整了管理方式，那就是先明確一個(gè)任務(wù)的真實(shí)DL，比如是5月20日完成一個(gè)頁面的設(shè)計(jì)，5月21日程序員用頁面進(jìn)行開發(fā)。但是我告訴他的DL是5月18日，這樣他貼著他的DL提交工作的時(shí)候，其實(shí)就預(yù)留了2天時(shí)間進(jìn)行緩沖。

后來，在選拔經(jīng)理的時(shí)候，我首先排除了他。因?yàn)槿绻粋€(gè)人做自己的工作都無法提前完成，那么怎么信任他去管理更多的人呢？

我建議大家，給自己所有DL任務(wù)設(shè)置3天以上的緩沖，完成3天內(nèi)DL任務(wù)后，再去完成ASAP任務(wù)。

都完成的不錯(cuò)，再花時(shí)間去看電影吧！

04.思考ASAP任務(wù)投資回報(bào)率

ASAP任務(wù)，沒有在設(shè)置的截止日期當(dāng)天完成，通常不會(huì)帶來什么嚴(yán)重后果。但是大量的ASAP任務(wù)會(huì)干擾我們看到DL任務(wù)，也會(huì)給我們施加壓力。所以每天截止的ASAP任務(wù)，也要注意控制數(shù)量。

如果你看到自己為多個(gè)ASAP任務(wù)設(shè)置了近幾天的截止時(shí)間，那就要做一些思考，在這些ASAP任務(wù)中進(jìn)行比較，看哪些是真正有價(jià)值的，哪些是沒價(jià)值的，大膽的進(jìn)行取舍。有一些ASAP任務(wù)，其實(shí)是自己一時(shí)興起，過后會(huì)發(fā)現(xiàn)沒太多價(jià)值。

如果你之前積累了較多的ASAP需要盡快完成，那不妨集中一兩天時(shí)間，辛苦一下，都做完。以后盡可能合理的去設(shè)置ASAP的截止時(shí)間。

05.詳細(xì)拆解DL任務(wù)

很多人，對于設(shè)置截止時(shí)間的DL任務(wù)，經(jīng)常拖延，拖到最后無法再拖才勉強(qiáng)完成，或者根本沒有完成。

說到原因，很可能面對一個(gè)大任務(wù)摸不著頭緒，或者沒有大塊時(shí)間，一直拖延。

那我建議你花一些時(shí)間對于DL類任務(wù)進(jìn)行拆解：

比如，今天是5月7日，要在5月17日前提交給客戶一個(gè)方案。

沒有經(jīng)驗(yàn)的人會(huì)這樣設(shè)置：

01.提交客戶方案 5月17日

但有經(jīng)驗(yàn)的人會(huì)這樣：

01.建立一個(gè)文件夾存放方案-DL 5月8日

02.建立客戶方案的空白PPT-DL 5月8日

03.寫第一頁內(nèi)容-DL 5月9日

04.寫第二頁內(nèi)容-DL 5月9日

………

正式提交客戶方案 5月14日

也就是對DL任務(wù)進(jìn)行耐心的拆解，甚至可以拆解到十分微小、類似于“建立一個(gè)存放方案的文件夾”這樣的動(dòng)作。

很多工作其實(shí)并不是我們不會(huì)做，而是內(nèi)心恐懼，也缺少啟動(dòng)和預(yù)熱。

當(dāng)我們建立了存放方案的文件夾，建立了空白PPT，寫了第一頁內(nèi)容（封面），寫了第二頁內(nèi)容（公司介紹的模版），之后很可能我們就會(huì)順勢寫下去，想停都停不下來。

所以，對于DL任務(wù)，最重要的是拆解為多個(gè)微小的、沒有理由不執(zhí)行的小任務(wù)。這樣可以幫我們減少心理壓力，幫我們通過執(zhí)行微小動(dòng)作來進(jìn)入狀態(tài)，不知不覺就克服了恐懼及拖延問題。

好，這篇文章就寫到這里了，希望對你有幫助！