在企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，RFI（信息邀請(qǐng)書(shū)）是一個(gè)從商品或服務(wù)的潛在供應(yīng)商處收集信息的正式流程。RFI旨在由客戶編寫(xiě)并發(fā)送給潛在供應(yīng)商。RFI通常是第一個(gè)也是最廣泛的一系列請(qǐng)求，旨在縮小潛在供應(yīng)商候選人名單。
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當(dāng)企業(yè)對(duì)潛在供應(yīng)商知之甚少，并希望減少評(píng)估供應(yīng)商的時(shí)間和成本的情況下，RFI可能非常有用。
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RFI可用于多種場(chǎng)景，例如 IT、廣告代理和建筑行業(yè)。RFI 還可以幫助選擇用于企業(yè)資源規(guī)劃 (?ERP?) 和電子健康記錄 (?EHR?) 的工具。
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使用RFI的目的是以正式的、結(jié)構(gòu)化的方式收集市場(chǎng)信息。該文件應(yīng)該確定企業(yè)的要求，同時(shí)要求供應(yīng)商具體回答如何滿足這些要求。
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為了幫助確定供應(yīng)商之間的差異，一份好的RFI還將關(guān)注詢問(wèn)企業(yè)的獨(dú)特要求，以及每個(gè)供應(yīng)商不太可能解決的問(wèn)題。收件人通常被要求以標(biāo)準(zhǔn)格式提交他們的答復(fù)，以便于比較。

如何編寫(xiě)RFI

RFI的編寫(xiě)方式將取決于所針對(duì)的行業(yè)。然而，一份基本的RFI包括以下部分：
● 概述
● 要求的信息
● 回應(yīng)預(yù)期
● 澄清
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概述部分應(yīng)寫(xiě)出企業(yè)的目標(biāo)和目的，例如為短期和長(zhǎng)期目標(biāo)。此處應(yīng)列出基本信息，例如請(qǐng)求者所在企業(yè)的介紹信息。到這一部分結(jié)束時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)該知道企業(yè)是誰(shuí)以及該文檔是一份RFI。
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第二部分應(yīng)涵蓋所要求的信息。這一部分應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明需要供應(yīng)商提供哪些信息，包括交付時(shí)間表和功能要求等規(guī)格。這一部分應(yīng)該具體說(shuō)明需要供應(yīng)商提供哪些介紹性信息，但不應(yīng)深入探討。在這部分結(jié)束時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)該有足夠的細(xì)節(jié)來(lái)提供回應(yīng)。
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下一部分應(yīng)概述回應(yīng)中的預(yù)期內(nèi)容。詳細(xì)說(shuō)明評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以及如何和何時(shí)作出回應(yīng)的指導(dǎo)。RFI和RFI回應(yīng)都可以通過(guò)電子方式發(fā)送，例如通過(guò)電子郵件。此部分應(yīng)包括供應(yīng)商可用于回答任何信息請(qǐng)求的格式，例如預(yù)制模板。此過(guò)程將使以后比較其他供應(yīng)商的答案變得更加容易。
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澄清部分應(yīng)該是最后，并指出任何尚未提及的最后一刻的細(xì)節(jié)。這一部分可以包括澄清哪些信息沒(méi)有被索取。
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在編寫(xiě)RFI時(shí)，其結(jié)構(gòu)應(yīng)基于發(fā)送者的需求。RFI的主要目標(biāo)之一是能夠快速評(píng)估多個(gè)供應(yīng)商，在制定信息要求和回應(yīng)模板時(shí)應(yīng)牢記這一點(diǎn)。這意味著應(yīng)給出明確的答復(fù)準(zhǔn)則，并以特定的格式或順序給出。此外，RFI應(yīng)該寫(xiě)得清晰和簡(jiǎn)明，便于供應(yīng)商回應(yīng)。
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RFI的有效實(shí)踐
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在編寫(xiě)RFI之前，最好牢記一套要遵循的做法，以確保清晰明了。各企業(yè)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
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● 將信息要求限制為僅需要哪些信息。
● 具體說(shuō)明所要求的信息，但避免深入細(xì)節(jié)。
● 遵循以前建立的任何格式，以便進(jìn)行更直接的比較。
● 限制對(duì)資源和能力信息的信息請(qǐng)求。例如，定價(jià)不是現(xiàn)階段所需的信息。
● 給予公平的回應(yīng)時(shí)間?；貜?fù) RFI 通常比回復(fù)其他表格花費(fèi)的時(shí)間更少，因此預(yù)計(jì)需要一到兩周的周轉(zhuǎn)時(shí)間。
● 使用 RFI 收集一般信息。企業(yè)應(yīng)該避免包含更具體、更深入的信息。RFI 不應(yīng)表示最終購(gòu)買意向。
● 一些RFI，比如建筑業(yè)使用的RFI，還可以包括視覺(jué)效果，以幫助供應(yīng)商進(jìn)一步了解所要求的信息。
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對(duì)RFI的回應(yīng)
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RFI回應(yīng)是供應(yīng)商在最初的RFI之后給企業(yè)的回應(yīng)。更有可能的是，供應(yīng)商將使用一個(gè)回應(yīng)管理平臺(tái)來(lái)回應(yīng)RFI。此外，管理平臺(tái)的用戶很可能有一個(gè)答案庫(kù)，可以隨時(shí)調(diào)用，以便更快、更準(zhǔn)確地作出回應(yīng)。
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整個(gè)回應(yīng)過(guò)程可能在線進(jìn)行，包括通過(guò)電子郵件上傳掃描文件，也可能通過(guò)硬拷貝發(fā)送回復(fù)。
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通過(guò)8Manage SRM改進(jìn)你的采購(gòu)實(shí)踐
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如果使用得當(dāng)，RFI 可以顯著降低成本并節(jié)省時(shí)間。它們使你有機(jī)會(huì)快速比較數(shù)十個(gè)供應(yīng)商，獲得最優(yōu)惠的價(jià)格，并建立新的有益合作伙伴關(guān)系。
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成功使用 RFI 的秘訣在于專注于底層流程。利用使你能夠監(jiān)控、評(píng)估和增強(qiáng) RFI 流程的技術(shù)是必不可少的。
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8Manage SRM招標(biāo)采購(gòu)軟件簡(jiǎn)化并自動(dòng)化了采購(gòu)流程中的許多活動(dòng)，使企業(yè)在為即將進(jìn)行的項(xiàng)目提交 RFI、RFP 或 RFQ 時(shí)，可以更好地了解采購(gòu)和當(dāng)前活動(dòng)的更多數(shù)據(jù)。因此，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)通過(guò)可靠的數(shù)據(jù)、信息和見(jiàn)解做出明智的采購(gòu)決策。
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8Manage SRM支持供應(yīng)商作為供應(yīng)鏈的重要成員參與其中，為企業(yè)提供電子采購(gòu)、電子招投標(biāo)、供應(yīng)商管理以及涵蓋外包、復(fù)雜產(chǎn)品采購(gòu)和長(zhǎng)期服務(wù)管理等，而且有助于跟蹤采購(gòu)商品的端到端支付過(guò)程。
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使用該軟件，你可以安全且合規(guī)地進(jìn)行比較、評(píng)估和交易。它還使未來(lái)的供應(yīng)商準(zhǔn)入更容易，因?yàn)轫憫?yīng)信息可以轉(zhuǎn)換為供應(yīng)商資料，用于經(jīng)常性或未來(lái)的采購(gòu)項(xiàng)目。