【PMBOK的描述】

采購文件用于征求潛在賣方的建議書。如果主要依據(jù)價(jià)格來選擇賣方（如購買商業(yè)或標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品時(shí)），通常就使用標(biāo)書、投標(biāo)或報(bào)價(jià)等術(shù)語。如果主要依據(jù)其他考慮（如技術(shù)能力或技術(shù)方法）來選擇賣方，通常就使用諸如建議書的術(shù)語。不同類型的采購文件有不同的常用名稱，可能包括信息邀請書（RFI）、投標(biāo)邀標(biāo)書（IFB）、建議邀請書（RFP）、報(bào)價(jià)邀請書（RFQ）投標(biāo)通知、判邀請書以及賣方初始應(yīng)答邀請書。具體的采購術(shù)語可能因行業(yè)或采購地點(diǎn)而異

【信息邀請書】

REQUEST FOR INFORMATION (RFI) 信息邀請書

A solicitation deocument used to obtain general information about products, services, or supplier

It is an information request, not binding on either the supplier or the purchaser, and is often used prior to specific requisitions for items. 一個(gè)用來取得產(chǎn)品，服務(wù)，或供應(yīng)商一般資訊的請求文件。這是一個(gè)資訊的要求，并不能成為對供應(yīng)商或采購的約束，通常使用在請購之前。

【建議邀請書】

REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) 建議邀請書

A solicitation document used to obtain offers to be used either in a firm–bid purchasing process or in a negotiated purchasing process, as stipulated in the request. 用于穩(wěn)固報(bào)價(jià)采購流程，或議

價(jià)采購流程中，依要求之明文規(guī)定，為取得報(bào)價(jià)的請求文件。

建議邀請書(Request for Proposal，RFP)用于采購方要求供應(yīng)商提供問題的解決方案的建議它允許采購人員在沒有發(fā)現(xiàn)最佳資源之前，還沒有決定向誰采購時(shí)，可以去廣泛地搜集供應(yīng)商信息并進(jìn)行談判。 使用 RFP方法時(shí)需要注意以下幾點(diǎn)。

首先，即使向某一個(gè)供應(yīng)商提供信息，也必須把這些信息提供給所有其他的供應(yīng)商；如果允許某個(gè)供應(yīng)商修改方案，也必須將這個(gè)機(jī)會留給所有的供應(yīng)商，允許他們也修改方案。采購方可以就建議中任何不清楚的問題同某一個(gè)或所有的供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，談判。

采購方應(yīng)該考慮對供應(yīng)商為此方案所付出的時(shí)間和建議進(jìn)行付費(fèi)補(bǔ)償，以防止某個(gè)供應(yīng)商給出了比較好的解決方案，而另一個(gè)供應(yīng)商卻以低于第一個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行投標(biāo)。

【報(bào)價(jià)邀請書】

REQUEST FOR QUOTATION (RFQ) 報(bào)價(jià)邀請書

In the private sector, the RFQ usually is considered to be the same as the RFP. In some organizations, however, an RFQ is used to obtain approximate information for planning purposes in such cases, this fact should be clearly stated in the request. In federal government purchasing,the RFQ is used only for the purpose of obtaining planning information.

在民營企業(yè)中，RFQ 通常被認(rèn)為與 RFP相同，但在某些組織中，RFQ 則被用于取得為計(jì)劃目的之約略資訊，此時(shí)在要求中需明確說明。在政府采購中，RFQ 只被用于計(jì)劃資訊的取得 一般使用順序：都使用在采購規(guī)劃階段，RFI：征求供應(yīng)商意見，以使需求明確化，如果需求很明確，則用 RFP，征求供應(yīng)商的建議書（Proposal）, 招標(biāo)或要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)前，使用RFQ，以作為招標(biāo)底價(jià)及比價(jià)的參考（前提是給所有供應(yīng)商的報(bào)價(jià)格式都一樣的，如果不一樣，則無法比較，也失去了意義），在這些過程中，能夠降低需求不明確及預(yù)算不精確的風(fēng)險(xiǎn)（這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)確實(shí)存在的哦，你看哪個(gè)項(xiàng)目到最后不是超標(biāo)的？就好比裝修房間，最后的花費(fèi)肯定比預(yù)算要多出20%屬于正常。

投標(biāo)邀請書(Invitation for Bid，IFB)

投標(biāo)邀請書(Invitation for Bid，IFB)為所有供應(yīng)商報(bào)價(jià)提供他們最佳方案的平等的機(jī)會。因?yàn)檎袠?biāo)流程會約束了采購方和供應(yīng)方，IFB只有在滿足以下條件時(shí)才可以使用：已經(jīng)清楚地定義了規(guī)范書和工作種說明書（Statement Of Work）；采購金額足夠大；法規(guī)或企業(yè)規(guī)程條例強(qiáng)制的要求；其他方法不適合。因?yàn)檎降恼袠?biāo)流程對采購方和供應(yīng)方來說都是花費(fèi)比較高的，所以當(dāng)其他方法可以提供必要的信息時(shí)，就不應(yīng)該使用 IFB方法。