近日，我在工作中遇到了這樣一個(gè)問(wèn)題：需要把收集起來(lái)的各地市的滿意度調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。

在我終于把數(shù)據(jù)都統(tǒng)計(jì)整理成一份表格，滿心歡喜的發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)。沒幾分鐘就被領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)電話過(guò)來(lái)K了一頓：這么多數(shù)據(jù)還要我一個(gè)一個(gè)瞅嗎？你能一眼看出哪個(gè)地市滿意度最好嗎？balabalabala…

事后我也進(jìn)行了反思，我們想當(dāng)然地覺得，給出表格肉眼就能看出區(qū)別。比如，我們能看出1000是比10000小，但是對(duì)135678.89和136985這樣的數(shù)據(jù)，特別是當(dāng)這樣的數(shù)據(jù)量比較多的時(shí)候，我們就很難靠肉眼來(lái)辨別了。

都說(shuō)文不如表，表不如圖，這時(shí)候?qū)Ρ砀襁M(jìn)行可視化的呈現(xiàn)就很有必要了。

那么，如何對(duì)表格進(jìn)行可視化呢？

可以使用Excel的條件格式功能。“條件格式”就是如果單元格滿足某種“條件”，那么它就以某種“格式”來(lái)呈現(xiàn)。

“條件格式”在“開始”選項(xiàng)卡下面。

下面我通過(guò)一個(gè)具體的案例來(lái)演示，如何通過(guò)“條件格式”使得表格變的一目了然。

案例數(shù)據(jù)：下面是一份招聘Excel表格，里面記錄了招聘職位的“公司全名”、“公司大小”、“教育要求”、“薪水”、“工作年限要求”等信息。

面對(duì)這樣一份表格，我們想快速判斷哪家公司的薪水最高，怎么辦呢？

1.數(shù)據(jù)條：直觀的看到數(shù)據(jù)大小

首先，選中需要設(shè)置條件格式的數(shù)據(jù)區(qū)域：如B列。

然后，在【開始】選項(xiàng)卡下，單擊【條件格式】按鈕，在展開的下拉菜單中，單擊【數(shù)據(jù)條】命令項(xiàng)。

在展開的選項(xiàng)菜單中，我們可以看到“數(shù)據(jù)條”從外觀上主要分為兩大類：“漸變填充”和“實(shí)心填充”。在這里我選用了“漸變填充”里的“淺藍(lán)色數(shù)據(jù)條”。

最終效果如下，我們看到“公司大小”，“薪水”這兩列都有了數(shù)據(jù)條。通過(guò)數(shù)據(jù)條的長(zhǎng)短，我們就能直觀快速地判斷數(shù)據(jù)的大小。

我們還可以有選擇地顯示某部分?jǐn)?shù)據(jù)。比如，針對(duì)薪水列，我們只想對(duì)薪水大于等于9000且小于等于30000的用數(shù)據(jù)顯示出來(lái)，而不在此范圍的就不再顯示。如何操作呢？

同樣，首先選中需要進(jìn)行條件格式設(shè)置的數(shù)據(jù)區(qū)域。

然后，在【條件格式】的下拉菜單中，選擇【數(shù)據(jù)條】-【其它規(guī)則】，就會(huì)彈出【新建格式規(guī)則】窗口。

在窗口中對(duì)數(shù)據(jù)條的顯示區(qū)間及條形圖外觀進(jìn)行設(shè)置。

最終效果如圖：

2.色階

除了用數(shù)據(jù)條的長(zhǎng)短來(lái)反映數(shù)據(jù)的大小，我們還可以通過(guò)顏色設(shè)置來(lái)反映數(shù)據(jù)的大小，這被稱為“色階”。

首先，選中需要設(shè)置條件格式的數(shù)據(jù)區(qū)域。

然后，在【開始】選項(xiàng)卡下單擊【條件格式】按鈕，在它的下拉菜單中，單擊【色階】命令項(xiàng)。

在展開的選項(xiàng)菜單中，我們可以看到Excel內(nèi)置了12種色階樣式，有三色刻度的，也有雙色刻度的。

在這個(gè)案例演示中，我選擇了“綠-白色階”，也就是說(shuō)最大的數(shù)據(jù)顯示為綠色，最小的數(shù)據(jù)顯示為白色，中間的數(shù)據(jù)為過(guò)渡色。最終效果如圖：

如果內(nèi)置的這12種色階樣式都不能滿足你的需求，你也可以進(jìn)行自定義設(shè)置。【開始】-【條件格式】-【色階】-【其它規(guī)則】。

在彈出的【新建格式規(guī)則】窗口中，可對(duì)格式的樣式進(jìn)行自定義設(shè)置，比如，我選擇了“三色刻度”，對(duì)三色的設(shè)置，分別是：最大值設(shè)置為藍(lán)色，中間值設(shè)置為黃色，最小值設(shè)置為淺綠色。如圖：

?

?

所以，對(duì)于色階圖，從圖中色階的變化就可以很直觀地反映出各個(gè)公司薪水的情況。

3.圖標(biāo)集

如果我們想對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類顯示，比如對(duì)于學(xué)生分?jǐn)?shù)進(jìn)行分類顯示。這就需要用到圖標(biāo)集了。

比如對(duì)公司的薪水，我們希望進(jìn)行分類。小于5000的為一類，5000到10000為一類，10000以上的為一類。

對(duì)于不同區(qū)間的數(shù)據(jù)，我們用不同的圖標(biāo)來(lái)標(biāo)識(shí)。所以，只要看到圖標(biāo)，我們就能清楚地知道數(shù)據(jù)所處的范圍。

首先，選中需要設(shè)置條件格式的單元格數(shù)據(jù)區(qū)域。

然后，在【條件格式】的下拉菜單中，單擊【圖標(biāo)集】命令項(xiàng)。

在展開的選項(xiàng)菜單中，我們可以看到圖標(biāo)集主要分為四大類：方向、形狀、標(biāo)記、等級(jí)。在這個(gè)案例中，我選擇的是“三色交通燈”的樣式。

但是，從圖表中我們看到，6500這樣的數(shù)據(jù)，明明是比5000大，卻同樣也是用了紅圈來(lái)表示。這并不符合我們的需求。

原因是Excel默認(rèn)的“圖標(biāo)集”顯示規(guī)則是按百分比比率對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組的，所以，我們要根據(jù)自己的需要，對(duì)數(shù)值進(jìn)行調(diào)整以顯示外觀。

怎么對(duì)已設(shè)置好的條件格式進(jìn)行修改呢？可以按以下步驟來(lái)進(jìn)行。

首先選擇需要修改條件格式的單元格數(shù)據(jù)區(qū)域。

然后在【開始】選項(xiàng)卡下，單擊【條件格式】按鈕，在展開的下拉菜單中，單擊【管理規(guī)則】，就會(huì)彈出【條件格式規(guī)則管理器】對(duì)話框。

在此對(duì)話框中，選中需要編輯的規(guī)則，單擊【編輯規(guī)則】，打開【編輯格式規(guī)則】對(duì)話框，我們就可以根據(jù)需要對(duì)已設(shè)置的條件格式進(jìn)行修改。

4.總結(jié)

如何使表格一目了然？

Excel的“條件格式”功能中，就提供了“數(shù)據(jù)條”、“色階”、“圖標(biāo)集”這3種內(nèi)置的單元格圖形樣式，幫助我們最迅速地實(shí)現(xiàn)表格的可視化。

具體的操作方法，總結(jié)起來(lái)就是三步走：

1）選定需要設(shè)置的數(shù)據(jù)區(qū)域

2）選擇合適的圖形樣式

3）進(jìn)行規(guī)則的設(shè)置。