正確的采購管理自動(dòng)化軟件可將流程數(shù)字化，使員工不必執(zhí)行使操作變得混亂的重復(fù)性任務(wù)。其結(jié)果是一個(gè)準(zhǔn)確、精簡的過程，有更多的時(shí)間用于重要的任務(wù)，如決策和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略發(fā)展。
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采購團(tuán)隊(duì)旨在實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)功能的自動(dòng)化：
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● 選擇供應(yīng)商
● 利益相關(guān)者之間的溝通
● 訂購和接收產(chǎn)品/服務(wù)
● 記錄過程
● 根據(jù)過去的活動(dòng)和最新數(shù)據(jù)做出未來的業(yè)務(wù)決策
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選擇采用采購管理軟件已被證明可以極大地增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)和企業(yè)的整體能力。畢竟，采購流程自動(dòng)化使單個(gè)員工的工作更易于管理，并促進(jìn)團(tuán)隊(duì)和部門之間的溝通。

自動(dòng)化采購如何幫助企業(yè)的業(yè)務(wù)？

與手動(dòng)方法相比，以數(shù)字方式提交和完成采購周期任務(wù)有很多好處。以下是一些最大的優(yōu)勢：
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速度。自動(dòng)化加速了采購部門的審批流程。如果采購請(qǐng)求卡住或丟失，或者無法跟上雜亂的文書工作，那么你就是在浪費(fèi)時(shí)間，并可能給企業(yè)的客戶和供應(yīng)商帶來延誤。自動(dòng)化有助于減少和防止浪費(fèi)時(shí)間。
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效率。丟失采購訂單或請(qǐng)求太常發(fā)生了，尤其是當(dāng)你的企業(yè)與多個(gè)供應(yīng)商打交道時(shí)。保持結(jié)構(gòu)化和高效有助于維持健康的供應(yīng)商關(guān)系。組織和保護(hù)你的數(shù)據(jù)可能是一個(gè)挑戰(zhàn)。在計(jì)劃預(yù)算時(shí)，如何才能在未來有效地分析數(shù)據(jù)？自動(dòng)化采購管理平臺(tái)就是答案。
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忠誠度。自動(dòng)化減少了發(fā)生手動(dòng)錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，使其比手動(dòng)采購更不容易出錯(cuò)。采購流程中的錯(cuò)誤會(huì)給許多企業(yè)帶來可怕的后果。例如，錯(cuò)誤的訂單會(huì)導(dǎo)致可怕的異常支出。
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安全。由于你的數(shù)據(jù)以數(shù)字方式存儲(chǔ)，因此只有獲得許可的人才能訪問敏感信息。采購中的日常任務(wù)可以通過自動(dòng)化平臺(tái)準(zhǔn)確、安全地記錄下來。
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組織。采購工作流程包括很多活動(dòng)部分，部門需要跟蹤很多內(nèi)容，從采購訂單到協(xié)議再到收據(jù)再到與利益相關(guān)者的溝通。通過采購自動(dòng)化解決方案組織所有信息可減少延遲并使一切都易于跟蹤。
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你可能會(huì)問如何開始向自動(dòng)化采購過渡。一個(gè)主要步驟是確定你想要自動(dòng)化的具體內(nèi)容。 那么你應(yīng)該從哪里開始呢？哪些流程最容易實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化？
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最重要的采購流程自動(dòng)化
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今天有多種服務(wù)和平臺(tái)可以為你的團(tuán)隊(duì)自動(dòng)化采購流程。備受各行業(yè)企業(yè)客戶推崇的8Manage SRM采購管理軟件有助實(shí)現(xiàn)端到端的采購到付款全流程管控，使你的團(tuán)隊(duì)能夠在自動(dòng)執(zhí)行戰(zhàn)術(shù)任務(wù)的同時(shí)，通過可操作的洞察力執(zhí)行更多戰(zhàn)略決策。
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在8Manage SRM系統(tǒng)中，一些常見的采購自動(dòng)化流程包括：
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采購申請(qǐng)。只需在8Manage系統(tǒng)單擊幾下即可創(chuàng)建、批準(zhǔn)和跟蹤采購請(qǐng)求。采購團(tuán)隊(duì)可以在多個(gè)決策者之間傳遞信息并協(xié)調(diào)討論以簡化采購申請(qǐng)和審批流程。
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采購訂單。流程分散是這里的主要問題，因?yàn)橥ǔＳ卸鄠€(gè)利益相關(guān)者和供應(yīng)商需要處理。通過采用8Manage自動(dòng)化流程，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以提高工作效率并節(jié)省成本。
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財(cái)務(wù)可見性。采購的一部分是生成有關(guān)訂單歷史、過去的采購和以前的合同的數(shù)據(jù)。此信息為你提供企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的概覽，并可幫助你日后做出更明智的業(yè)務(wù)決策。8Manage SRM自動(dòng)化收集并顯示這些數(shù)據(jù)，所以數(shù)據(jù)很容易消化，不會(huì)被忽視。企業(yè)可以使用可定制的、視覺豐富的報(bào)告，根據(jù)支出類別（跨供應(yīng)商、部門、產(chǎn)品等）捕獲數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)分組。
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發(fā)票管理。發(fā)票通常要經(jīng)過幾個(gè)步驟：財(cái)務(wù)部門的驗(yàn)證、批準(zhǔn)、付款和訂單履行。管理不善的發(fā)票和發(fā)票處理可能會(huì)導(dǎo)致延誤和意外支出。8Manage可自動(dòng)在已審批的采購訂單頁面生成采購發(fā)票并發(fā)送給采購負(fù)責(zé)人。通過自動(dòng)三向匹配來控制暗采購，該匹配將發(fā)票與采購訂單和 GRN 進(jìn)行比較以確保一致性。
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供應(yīng)商管理。當(dāng)擁有快速且有組織的采購流程時(shí)，你將與供應(yīng)商建立更好的關(guān)系。8Manage SRM系統(tǒng)能夠無縫集成與你的供應(yīng)商和相關(guān)文件的所有信息。這包括新供應(yīng)商注冊(cè)、持續(xù)審查供應(yīng)商績效和跟蹤支出。
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集中組織。使用8Manage系統(tǒng)可密切關(guān)注所有內(nèi)容。隨著你的業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，擁有一個(gè)管理一切的中心位置可確保數(shù)據(jù)的一致性和可靠性。
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自動(dòng)化不僅可以加快上述流程，還有助于使團(tuán)隊(duì)更有條理、更安全。自動(dòng)化采購等任務(wù)正在成為一種行業(yè)趨勢，而進(jìn)行轉(zhuǎn)型將是保持競爭力的重要一步。
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無論你需要供應(yīng)商管理、更順暢的采購訂單流程、支出管理還是其他任何方面的幫助，8Manage SRM采購管理軟件都有你需要的所有功能來增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的采購到付款全周期，從而提高效率。?