忙碌，好像是當(dāng)今社會大部分職場人常有的狀態(tài)。

一天結(jié)束的時候，早已心律交瘁，事情也還沒有做完。晚上回到家里已經(jīng)疲憊不堪，只想躺在床上刷刷社交軟件然后睡去，第二天再重復(fù)前一天的生活。偶爾興起時制定了學(xué)習(xí)和鍛煉計劃，卻總沒有時間執(zhí)行。就這樣一天天，一年年，不僅拖垮了身體，也沒有精力思考自己的長遠發(fā)展。

如果這也是你的生活，那么這篇講時間管理的筆記或許能幫到你。

01 意識是時間管理的先決條件

如果可能的話，接下來的72小時里，請有意識地記錄一下你每項任務(wù)所花的時間?？梢杂眉埡凸P，也可以用軟件(我比較推薦「時間塊」app)。記錄的時候可以不必太精確，以小時為單位即可。因為這樣做的目的只想讓你開始思考時間大概都花在了哪些地方。

下面是《時間管理》這本書中的作者吉姆·蘭德爾記錄一周在常規(guī)項目上所花的時間。他驚訝的發(fā)現(xiàn)他用在看體育比賽的時間居然有這么多-大概是醒著的時間的13%。

他提到，我們對于時間的感覺取決于我們在做什么，比如看體育節(jié)目時會感到時間飛逝，在廁所排隊的等待時間仿佛就是無窮無盡。所以必須意識到我們對時間的感覺：時光飛逝時，我們在做什么? 時間停滯不前時，我們又在做什么?

我當(dāng)然不想制造什么焦慮情緒，我們可以把時間花在娛樂上，也可以把時間花在學(xué)習(xí)上，這些都是生活中重要的組成部分。只是想說明，時間管理很大程度上取決于選擇，我們只要意識到自己的選擇就好。

02 計劃: 規(guī)劃和備忘

不管是吉姆·蘭德爾還是《怎樣成為時間管理的高手》的作者湯君健，他們都指出了做計劃的重要性。

計劃有兩個功能: 規(guī)劃和備忘。規(guī)劃，是制定出實現(xiàn)目標(biāo)的有效路徑; 備忘，則可以幫助我執(zhí)行時方向清晰，全情投入。

我們可以先在頭腦中做一次計劃，然后再落實到紙面上（也就是可視化）?？梢暬@一步非常重要。俗話說「好記性不如爛筆頭」，時間久了大腦就容易遺忘。

把計劃可視化，本質(zhì)是幫助大腦「釋放內(nèi)存」，讓大腦去運算和處理信息。如果記憶存儲太多信息，會降低它的工作效率。

課程中推薦兩個計劃表: 一個是「極簡的項目管理表」，另一個是「日歷表」。對于時間管理來說，它們很基礎(chǔ)，但是特別重要。

1) 極簡的項目管理表

當(dāng)完成的工作是比較復(fù)雜的，時間線比較長的時候，事前計劃就很有必要，通常我們會把這種工作稱為一個項目，以項目為單位做計劃，有兩個最基本的動作: 分拆子項目和設(shè)定截止日期。

面對一個大項目時，很多人都會感到無能為力。分拆子項目是為了讓一個復(fù)雜的項目，變得清晰、可行，能給我們帶來階段性的目標(biāo)感、成就感。同時，把項目并行會比串行更高效。

比如準(zhǔn)備晚飯，先把水燒上，然后同時淘米、洗菜、切菜，這就是并行。串行就是，先淘米、再洗菜、再燒水、再切菜。

下面是課程中的示例表格。我們自己可以使用excel，也可以使用項目管理軟件。

拆分子項目的過程中要注意幾點:

• 計劃階段不要把工作和時間節(jié)點拆的太細。長度為一年的計劃可以按月安排；季度計劃可以按周安排。

• 可以在拆分完項目之后反過來問自己:“這些事做完了，是不是代表工作就完成了?”

• 拆分成多個子項目后要把每個子項目都設(shè)置一個截止日期。很多高效率的人，哪怕是第一次遇到這個項目，也會給自己安排一個截止日期。就算沒有完成，但至少有了概念，下次再遇到類似的事，預(yù)估時間就會合理很多。如果項目需要別人幫忙，那就給對方也設(shè)置一個截止日期。設(shè)置好截止日期之后，盡量設(shè)置進度提示。進度提示可以用excel的顏色提醒，嚴(yán)重拖后腿的工作標(biāo)紅，正常進度的標(biāo)綠。

2) 日歷表

人們在時間上的「感覺」是靠不住的。如果沒有一個有效的工具去約束我們的時間，有可能我們并不會真的花時間去做那些對于自己來說重要的事情。

比如自我提升和鍛煉這種「重要但不緊急」的事是很容易被其他事情擠掉的。尤其是我們忙碌的時候，總能找到不做它的借口。所以還有必要制定一個日歷表。如果說項目管理表是從事情本身出發(fā)，幫助我們規(guī)劃行動步驟的話，那么日歷表是從時間維度來鎖定重要事情。

吉姆·蘭德爾的書中使用了比較常見的「四象限分類法」- 即任務(wù)可以分為重要而緊急、重要但不緊急、緊急但不重要、既不重要也不緊急這四類。

執(zhí)行優(yōu)先級是依次降低的; 而湯君健的課程中雖然沒有使用「四象限分類法」，但是核心意思其實差不多，也是重要的事先安排(包括短期需要完成和長期來看有用的事情)。

好的日歷計劃并不是填滿你的每一個小時。相反，好的計劃一定是留有余地的。湯君健的課程中建議留20%緩沖地帶。比如一個任務(wù)需要10天完成，那就計劃成12天。如果一周可以完成10個任務(wù)，那就計劃完成8個。

每日任務(wù)清單也是世界上工人的用于提高生產(chǎn)效率的好工具，各種關(guān)于效率和時間管理的書都會推薦?？梢杂檬謾C或者電腦自帶的提醒事項，或者滴答清單，TodoList等軟件。也可以用記事本每天寫下來。

使用任務(wù)清單，可以更快地擺脫繁雜，理清頭緒。每天的工作結(jié)束之后，把今天完成的工作在本子上劃掉。完成和交付一項項工作，劃去一個個任務(wù)，是很讓人滿足的事情。

03 行動：把時間變成產(chǎn)出

認(rèn)為做計劃沒用的人中多半是因為缺乏執(zhí)行力。那么可以嘗試在做計劃的時候把任務(wù)變成動作，比如「今天減肥」這種任務(wù)容易容易使大腦迷惑。大腦會認(rèn)為：

“反正一時半會也做不了，不如放放吧! ”

但是如果把「今天減肥」變成「晚8點后去跑步20分鐘」，或者「起床后跟著健身軟件做一節(jié)腰腹健身課」這種詳細的動作之后，大腦會更容易執(zhí)行。再比如，把「整理房間」拆分成「先整理抽屜，再整理衣柜，最后掃地拖地」這種一個個的動作，是一個解決「拖延癥」的好方法。

「拖延癥」還源于慣性，如果想讀一本書但是又再拖延的話可以試著先讀一頁，或者讀一章。然后慣性就會戰(zhàn)勝拖延，繼續(xù)看下去了。

除此之外，拖延也可能是因為「擔(dān)心自己做不好」或者「完美主義」的心態(tài)造成的?！独钫Q的脫口秀手冊》中有一句話我特別認(rèn)同:

「完成比完美重要?！?/strong>

100分的成果是不存在的，90分的成果可遇而不可求，但是大量60分的東西還是要有。

如果實在擔(dān)心的話，可以嘗試換個角度思考或者和家人朋友或者上司交流一下，也許會給你帶來一些動力。

04 敏捷工作法: 計劃趕不上變化

簡單來說就是不要「一步到位」的交付工作。比如上級交付給你一個任務(wù)，需要兩周完成。那么不要在兩周后交給上級最終版，而是要先在第一周或者頭幾天給一個「v1.0」的版本，然后再在后面持續(xù)迭代。

這樣做的好處是避免好不容易把工作完成了卻不符合對方的要求，導(dǎo)致浪費了大量的時間。

「v1.0」版本的交付結(jié)果一定要是一個拿得出手，又不至于過于復(fù)雜的版本。它可以幫助你確認(rèn)最終的需求，避免把時間投入到不必要的地方。

比如一個任務(wù)可能要一個月才能完成，那么可以采用「先緊后松」的方式，第一周交付兩次方案，供對方反饋和調(diào)整，之后可以保持一周一次的交付節(jié)奏。

課程中的敏捷工作法與機械式工作法的對比如下:

當(dāng)同時面對多個項目的時候，記住「重要的事情多迭代，緊急的事情先迭代」。同時請記住不要在一個時間段內(nèi)同時做多件事，大腦不善于處理「多線程任務(wù)」，同時做好幾件事反而可能降低效率。比如邊看電視劇邊學(xué)習(xí)。

05 在生活中「創(chuàng)造」出更多的時間

一個老生常談的話題：

「不管普通人還是成功人士，每個人的一天都是24個小時?！?/strong>

有些人會因為重要工作或者備考會在幾個月里減少一部分睡眠來獲得更多的時間，這是沒有問題的。但是一般情況下，除去大部分人8小時的睡覺時間，每個人一天還剩下16個小時。如何利用好這16個小時就是關(guān)鍵。

第一個方法是找到自己一天中精力最充沛，效率最高的時間，用這段時間去處理那些最困難的工作。另外還可以利用空隙，比如通勤時間，或者排隊的時間去做一些事。不過心態(tài)要擺正，不管做什么事都要意識到你選擇這段時間干什么，可以娛樂，也可以學(xué)習(xí)，這些都是生活中的重要組成部分。但請注意「時間的流逝」，在等待中做的大部分娛樂的事情并不會讓我們提升自身競爭力。

除此之外，還可以(我覺得是必須)采取行動讓自己精力充沛。比如每天堅持鍛煉，健康飲食，多喝水，有節(jié)制地攝入咖啡因和酒精。擁有一個健康的生活方式，不僅可以使你延長壽命，還可以提高你的日常工作能力，因為當(dāng)你的能量等級處于一個較高的水平時，你就將你沒有成效的時間轉(zhuǎn)化為富有成效的時間，從而「創(chuàng)造」出了更多的時間。

06 如何與忙碌相處

現(xiàn)實生活中，忙碌不可避免，我們很難有條不紊地處理所有事情。但是「忙碌」也未必就是貶義詞。

哥倫比亞大學(xué)的研究者經(jīng)過研究得出一個很有意思的結(jié)論：忙碌的人完成任務(wù)的速度更快，效率更高；悠閑的人，反而更容易錯過截止日期。這也就是說忙碌是有積極意義的，忙碌的人相對更靠得住，行動力和能力都更強。

但是這里說的「忙碌」并非指「內(nèi)卷化的忙碌」。在「內(nèi)卷化的忙碌」這種狀態(tài)下，人們工作一直在趕進度，一個人干兩個人的活。導(dǎo)致人們沒有時間去學(xué)習(xí)和做長期計劃，也沒有時間去想怎么改進方法，提高效率。

尤其是高薪的行業(yè)或者崗位，是內(nèi)卷化忙碌的重災(zāi)區(qū)，但是因為是高薪，所以暫時掩蓋了自我提升的動力。

其實，有很多人總是充滿精力，他們忙也不會累，甚至主動去尋找「忙碌」的生活。

工作中想各種辦法學(xué)習(xí)新技能，提升自己的能力，提高業(yè)績產(chǎn)出。工作之外又能給自己增加學(xué)習(xí)、健身、社交的各種任務(wù)，而且他們經(jīng)常各地出差，卻又生活美滿，家庭和睦。這種「成功人士」的「自律」就來自于「忙碌」。課程的作者湯君健和這些人深度訪談之后發(fā)現(xiàn)，「忙碌」這件事本身，就可以給他們帶來能努力的成長和內(nèi)心的滿足感，這種就是「自驅(qū)式忙碌」。

07 尾巴

我相信在這個時代在，我們面臨的機會會非常多，我們可能想做點兒什么，但會因為沒有時間而放棄。其實，我們不是沒有時間，而是沒有管理好時間。因為時間管理很大程度上講就是選擇，自己的時間只有自己能夠做出選擇，沒有人能替代。我也知道有時候做出選擇是非常困難的。但我們不喜歡做的事情，「成功人士」也不喜歡做，盡管如此，「成功人士」還是去做了。

感謝你花時間讀到這里。

參考:

《時間管理》吉姆·蘭德爾[著]

《怎樣成為時間管理的高手》湯君健[著]

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