項(xiàng)目問題時(shí)有發(fā)生，想讓項(xiàng)目獲得成功，項(xiàng)目經(jīng)理需要有一個(gè)計(jì)劃來快速有效地應(yīng)對(duì)任何出現(xiàn)的問題。這是最佳實(shí)踐問題管理過程的一部分，更是良好項(xiàng)目管理的核心本質(zhì)。

項(xiàng)目問題的四種類型
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任何事情都可能成為項(xiàng)目過程中影響項(xiàng)目計(jì)劃的問題。項(xiàng)目中的問題管理從定義活動(dòng)和業(yè)務(wù)規(guī)則的計(jì)劃開始，以管理和控制項(xiàng)目期間出現(xiàn)的問題。
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項(xiàng)目問題管理的第一件事是識(shí)別問題，有以下四類：
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● 重大問題：可能阻礙項(xiàng)目進(jìn)展或順利完成的問題，需要立即關(guān)注。
● 機(jī)會(huì)：并非所有問題都是壞事，有些問題可以提供無法預(yù)料的機(jī)會(huì)。
● 關(guān)注：不是重大問題，但是需要保持關(guān)注，因?yàn)樗赡馨l(fā)展成需要關(guān)注的事情。
● 趨勢(shì)：另一個(gè)可能成為關(guān)注點(diǎn)或重大問題的趨勢(shì)發(fā)展的問題。
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這些問題的一些例子是供應(yīng)商的員工問題、技術(shù)故障、材料短缺或延誤以及超級(jí)成功的促銷。
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項(xiàng)目問題管理的8個(gè)步驟
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管理項(xiàng)目問題需要一個(gè)過程和計(jì)劃來實(shí)施策略。以下8個(gè)步驟將幫助項(xiàng)目經(jīng)理建立一個(gè)框架來控制項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。
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1. 創(chuàng)建協(xié)作文檔并登記
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開始的唯一方法是確定問題，并將其收集在一份文檔中，這樣項(xiàng)目經(jīng)理就可以開始回應(yīng)并跟蹤解決這些問題的進(jìn)展。理想情況是在線創(chuàng)建一個(gè)協(xié)作文檔。以同樣的方式，項(xiàng)目經(jīng)理可以管理風(fēng)險(xiǎn)或變化，通過在日志或登記冊(cè)中跟蹤它們來管理問題。如果沒有一個(gè)流程或工具來報(bào)告問題，它就會(huì)在項(xiàng)目的混亂中丟失。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要報(bào)告問題并通知其他人，以便其他人能夠確認(rèn)問題是否仍然存在。
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2. 及時(shí)溝通報(bào)告給相關(guān)人
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如果項(xiàng)目經(jīng)理允許報(bào)告滯后，那么將失去在問題變得太大、無法解決或需要更多資源以致成為項(xiàng)目破壞者之前解決問題的機(jī)會(huì)。溝通是關(guān)鍵的，必須開放渠道，以盡可能快地將信息傳遞給解決問題的人。及時(shí)報(bào)告后，最好及時(shí)解決。
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3. 記錄問題并以日志存檔
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確保人們知道誰可以記錄問題，并且他們會(huì)這樣做。如果沒有人記錄問題，那么問題就有可能漏掉。你要保持問題過程的詳細(xì)記錄，即使是一些微不足道的細(xì)節(jié)，但可能是解決問題的關(guān)鍵。另外，日志還提供了供將來使用的存檔工具。
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4. 指派行動(dòng)，明確責(zé)任
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問責(zé)制是問題管理的關(guān)鍵。在行動(dòng)旁邊寫上名字，這樣就有了明確的責(zé)任界定。只有明確了所有權(quán)，有了負(fù)責(zé)識(shí)別、跟蹤和關(guān)閉該問題的人，問題才能得到解決。項(xiàng)目經(jīng)理需要有專人負(fù)責(zé)與該問題相關(guān)的所有工作，并且在問題關(guān)閉前不離開。
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5.監(jiān)控問題解決的進(jìn)度
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要知道人們是否對(duì)他們的行動(dòng)項(xiàng)目采取了后續(xù)行動(dòng)，需要定期驗(yàn)證問題的狀態(tài)。問題的狀態(tài)是判斷問題是否解決的關(guān)鍵。如果問題已經(jīng)解決，但資源仍然在不必要地工作，那么這就是另一個(gè)問題。因此必須經(jīng)常通知大家，讓每個(gè)人都知道這個(gè)問題的狀態(tài)，防止將不需要的資源分配給問題，從而以最大的效率工作。
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6.評(píng)估解決行動(dòng)對(duì)項(xiàng)目的影響
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界定升級(jí)規(guī)模，并確保所采取的行動(dòng)得到衡量。但要適當(dāng)?shù)厣?jí)。不要把項(xiàng)目經(jīng)理所有的資源投入到需求量小的地方，也不要制造任何不必要的障礙來阻礙項(xiàng)目快速恢復(fù)。
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7.反復(fù)檢查確定問題是否解決
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確保問題經(jīng)過反復(fù)檢查后才被標(biāo)記為“解決”。雖然問題有一個(gè)所有者，但必須有一個(gè)人在管理這個(gè)過程，這樣他們才能檢查工作并確保它與企業(yè)的整體項(xiàng)目和戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。
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8.成功解決問題后關(guān)閉問題
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問題管理的最后一步：關(guān)閉問題，即將已解決的問題從列表中移出。只有當(dāng)所有問題都解決了，問題才能被關(guān)閉。
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幫助問題管理的項(xiàng)目管理軟件
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如果沒有項(xiàng)目管理軟件來實(shí)時(shí)連接團(tuán)隊(duì)并幫助管理人員在努力解決這些問題時(shí)跟蹤這些問題，問題管理就很困難。
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8Manage PM是一種多功能協(xié)作和項(xiàng)目管理軟件，兼作問題管理工具。從幫助項(xiàng)目經(jīng)理簡化工作流程和流程，到促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和提高效率，以及管理出現(xiàn)的任何問題，8Manage PM為項(xiàng)目經(jīng)理提供多種好處。
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● 隨時(shí)了解所有活動(dòng)、項(xiàng)目、更新和更改
● 確保你始終知道誰在處理什么任務(wù)、任務(wù)的當(dāng)前狀態(tài)以及應(yīng)該何時(shí)完成
● 把問題鏈接到相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，變更需求和行動(dòng)
● 提供問題地圖以幫助項(xiàng)目人員層層深入了解問題的來龍去脈
● 提供問題上報(bào)機(jī)制，所有上報(bào)的問題都會(huì)紅色高亮，負(fù)責(zé)人必須及時(shí)確認(rèn)并處理
● 下一層活動(dòng)提出的問題會(huì)自動(dòng)匯總到上一層活動(dòng)和項(xiàng)目層
● 使用評(píng)論和通知與你的團(tuán)隊(duì)快速輕松地溝通，讓每個(gè)人始終了解問題狀態(tài)。
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無論是中小型還是大型企業(yè)，項(xiàng)目經(jīng)理一定很難跟蹤所有問題并專業(yè)地管理它們。功能強(qiáng)大的8Manage PM項(xiàng)目管理軟件將使項(xiàng)目經(jīng)理的工作流程更加高效，并顯著提高生產(chǎn)力。?