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????????研究項(xiàng)目四個(gè)階段中的最后一步，即報(bào)告撰寫階段。在計(jì)劃適當(dāng)、實(shí)施有效的研究項(xiàng)目中，當(dāng)擁有充足信息用于分析時(shí)，報(bào)告撰寫就開始了。實(shí)際上，在信息搜集階段整理參考文獻(xiàn)時(shí)，報(bào)告撰寫就可以開始了。在研究項(xiàng)目的每個(gè)階段，做好規(guī)劃是必要的，它既能確保有足夠的時(shí)間來撰寫報(bào)告，也可保證在必要時(shí)獲得援助一一如來自打字員、美編、編輯和評(píng)審的不同形式的幫助。報(bào)告撰寫需要的時(shí)間總是比預(yù)計(jì)的多。遺憾的是，在報(bào)告撰寫階段，研究人員通常在時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上已幾乎沒什么機(jī)動(dòng)余地了。因此，預(yù)先規(guī)劃尤為重要。

????????報(bào)告撰寫意味著寫作，寫作占據(jù)了報(bào)告撰寫階段的大部分時(shí)間。然而檢查腳注、編輯參考文獻(xiàn)、檢查修改、校對(duì)等工作可能需要與寫作幾乎一樣多的時(shí)間。如果在撰寫過程中不把這些因素考慮在內(nèi)，常會(huì)導(dǎo)致在報(bào)告提交前幾天或幾小時(shí)抓狂。本章討論了報(bào)告撰寫技巧，闡述了說明文的特點(diǎn)和格式規(guī)范，并介紹了一些能幫助寫作者的基本方法。

一、格式

????????在自選研究項(xiàng)目中，研究人員在選擇適合的報(bào)告格式【注意格式規(guī)范會(huì)定期改變，因此，最新的文件應(yīng)被當(dāng)作指南，這點(diǎn)很重要】上有很大的靈活度。如果報(bào)告要按學(xué)術(shù)要求提交，那么格式就必須遵循學(xué)術(shù)規(guī)范。如果作者想在專業(yè)期刊上發(fā)表自己的報(bào)告，就必須遵循該期刊所要求的格式如果不進(jìn)行大的修改和壓縮，學(xué)術(shù)論文是不適合在專業(yè)期刊上發(fā)表的。論文讀起來常常過于學(xué)術(shù)化，即使大型出版社也不會(huì)采用論文的原始格式項(xiàng)目主管或?qū)熆梢酝扑]適合的格式，因?yàn)樽罱K是由他們來評(píng)判產(chǎn)品。計(jì)劃研究項(xiàng)目和自選項(xiàng)目目的不同，格式也不同。計(jì)劃研究項(xiàng)目是為了解答具體問題，在計(jì)劃下達(dá)時(shí)研究人員就被默認(rèn)有能力完成該任務(wù)。任務(wù)完成后，產(chǎn)品的完整性和精確性被評(píng)估，一般不需要評(píng)估研究人員的能力，即使評(píng)估，也只是間接地進(jìn)行。

????????對(duì)自選研究項(xiàng)目，尤其是對(duì)完成學(xué)術(shù)要求的自選研究項(xiàng)目來說，研究報(bào)告是評(píng)估研究人員技術(shù)能力的標(biāo)準(zhǔn)。因此，在計(jì)劃研究報(bào)告中很少出現(xiàn)的內(nèi)容，可能在自選研究項(xiàng)目中卻非常重要，文獻(xiàn)綜述就是一個(gè)重要的例子。在計(jì)劃研究項(xiàng)目中，報(bào)告評(píng)審者認(rèn)定研究人員已查閱過所有直接和間接引用的資料，因此報(bào)告中不需要大量綜述。然而，在學(xué)術(shù)研究中，指導(dǎo)者需要證據(jù)來顯示研究人員已查閱了其領(lǐng)域內(nèi)的基礎(chǔ)文獻(xiàn)，并且結(jié)論是建立在可靠的信息之上的。因此，文獻(xiàn)綜述是學(xué)術(shù)研究產(chǎn)品的一個(gè)重要部分。

????????在格式上，計(jì)劃情報(bào)研究項(xiàng)目和自選項(xiàng)目的另一個(gè)顯著不同，是研究結(jié)論的論述方式不同。通常情況下，在計(jì)劃研究項(xiàng)目中，報(bào)告從問題陳述開始，接著是結(jié)論或建議，最后是論證。然而，在大多數(shù)學(xué)術(shù)報(bào)告中，先是明確問題，然后討論與主題有關(guān)的因素，最后是結(jié)論。

????????在很大程度上，大多數(shù)學(xué)術(shù)型研究報(bào)告包含3 個(gè)部分:
(1)開頭部分，包括書名頁、批準(zhǔn)頁、前言、致謝、目錄和圖表目錄；
(2) 報(bào)告正文，包括問題陳述、文獻(xiàn)綜述、研究結(jié)論和結(jié)尾；
(3) 參考文獻(xiàn)及附錄(如需要的話)。
????????威廉·吉爾斯·坎貝爾的《論文寫作的格式與風(fēng)格》是一本關(guān)于論文和報(bào)告撰寫的標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)。該書內(nèi)容包括腳注、參考文獻(xiàn)、形式和格式，特別有用的是列舉了許多形式模版。另外一本可以參考的文獻(xiàn)是喬治·謝爾頓·哈貝爾的《學(xué)期論文和報(bào)告寫作》。12 這本書中講述得比較全面，討論了搜集、評(píng)估信息和撰寫報(bào)告的步驟。然而，這本書中缺少像威廉·吉爾斯·坎貝爾書中那樣的細(xì)節(jié)。

????????如果作者想公開出版自己的作品，應(yīng)參考《文體指南》這本書，它是面向作家、印刷商和出版商的，關(guān)于印刷和其他規(guī)范的基礎(chǔ)著作。如果一個(gè)機(jī)構(gòu)沒有自己的文體指南，或如果報(bào)告作為文件出版，就應(yīng)遵循《文體指南》。需要注意的是:不同版本的指南有細(xì)微差別，同一本指南的新版本也許會(huì)包含重要的變化。無論使用何種指南來規(guī)定形式和格式，一份報(bào)告應(yīng)始終只遵循一種指南。

二、恰當(dāng)?shù)厥褂锰峋V

????????在研究報(bào)告的撰寫過程中，不用提綱是不可思議的事情。實(shí)際上，當(dāng)研究項(xiàng)目被分派下來或被批準(zhǔn)時(shí)，就常常要提交提綱。但是，提綱僅僅是個(gè)指導(dǎo)，并不應(yīng)被作為模板，作者在撰寫過程中可能會(huì)發(fā)現(xiàn)最初的提綱不再適合他的目的。因此，提綱必須根據(jù)作者的要求制定，并在必要時(shí)進(jìn)行修改。當(dāng)然，這些修改是有限制的，大的改動(dòng)要得到項(xiàng)目主管或?qū)煹呐鷾?zhǔn)。那些辦事拖拉的人常把提綱作為一種“拖延戰(zhàn)術(shù)”。他們總是聲稱準(zhǔn)備提綱需要更多的細(xì)節(jié)，并無限地調(diào)整、再調(diào)整小標(biāo)題。但是，這種戰(zhàn)術(shù)對(duì)完成報(bào)告撰寫沒有任何幫助。當(dāng)截止日期臨近時(shí)，作者只有把提綱放到一邊，繼續(xù)做撰寫內(nèi)容的主要工作。

三、定下工作節(jié)點(diǎn)

????????在很大程度上，開始了項(xiàng)目又松懈下來很浪費(fèi)時(shí)間，因此要努力減少這種時(shí)間浪費(fèi)。一種方法是安排相對(duì)大塊時(shí)間用于寫作。一小時(shí)用于記筆記是很充分的，但一小時(shí)用于恢復(fù)前一天思路的連續(xù)性幾乎是不夠的。不管寫的內(nèi)容如何少，開始寫作仍需花費(fèi)同樣多的時(shí)間。因此，一次用于寫作的時(shí)間越長(zhǎng)，效率越高。

????????另一種縮短開始時(shí)間的方法是，在某一部分的中間一一例如段落的中間——就結(jié)束當(dāng)天工作。這樣，當(dāng)?shù)诙炖^續(xù)寫作時(shí)，作者可以有一個(gè)框架可循。在開始階段寫出第一個(gè)詞是寫作過程中最難的一步，熬過醞釀階段，思路總會(huì)很流暢。因此，應(yīng)在臨近每段工作結(jié)束時(shí)進(jìn)行醞釀工作。

四、避免干擾

????????干擾令人討厭，對(duì)于努力將難以表述的概念轉(zhuǎn)化成文字的作者來說,干擾還會(huì)破環(huán)思路。一些作者在工作時(shí)會(huì)變得“與世隔絕”。例如、他們也許會(huì)隱退到獨(dú)立工作室，也許會(huì)不接電話，也許會(huì)鎖上自己辦公室的門。如果是在一個(gè)擁擠的辦公室、他們也許會(huì)布置辦公桌，讓自已面對(duì)一堵墻。這些行為并不怪異，而是為了減少分心，提高效率。

????????盡可能在同一個(gè)地方工作會(huì)提高效率，這樣能保證在任何時(shí)候，任何地方需要材料時(shí)、都能獲得大多數(shù)必要的材料，同時(shí)也能排除新環(huán)境帶來的紛擾、另一種提高效率的方法是、設(shè)置目標(biāo)、例如，一些作者制定每日具體的字?jǐn)?shù)目標(biāo)或打字頁數(shù)，無論期哪一種方法都是一種自律的方式，對(duì)于按時(shí)寫出一份今人滿意的研究報(bào)告是必要的。

【有效的圖片測(cè)試集。。?！?/span>

????????遵守語法標(biāo)準(zhǔn)是恰當(dāng)風(fēng)格的基礎(chǔ)，但僅有正確性是不夠的?！扒‘?dāng)”風(fēng)格指書面材料“讀起來舒服“，且表達(dá)清晰、明確、自然、簡(jiǎn)明。在正式寫作中，最好的風(fēng)格通常是自然面不著痕跡的。好的寫作重在表達(dá)思想、而不是將讀者的注意力集中在句法上。下面是關(guān)于提高寫作效果的一些建議。

五、多使用主動(dòng)語態(tài)

????????例如，“我們得出結(jié)論”的語氣強(qiáng)且有力，比“被人們相信的是”的表達(dá)更直接。再如“數(shù)據(jù)支持結(jié)論”比“結(jié)論被下面的數(shù)據(jù)所支持”更好。主動(dòng)語態(tài)嚴(yán)密、不含糊，而且比較簡(jiǎn)短。多年以來，學(xué)術(shù)寫作標(biāo)準(zhǔn)要家使用第三人稱。例如，本書除了在本章論述“規(guī)范”時(shí)使用第二人稱外，其余都使用第三人稱。然而，對(duì)于有些特定寫作體裁，使用第三人稱需要更多的詞語來表達(dá)。例如，使用“我們相信”這個(gè)表達(dá)要比使用“被人們相信的是”這個(gè)表達(dá)更直接和簡(jiǎn)短，又如“現(xiàn)在比較數(shù)據(jù)”比“數(shù)據(jù)現(xiàn)在應(yīng)該被比較”更好。盡管寫作規(guī)范 (更不用說品位) 要求學(xué)術(shù)文章里作者被弱化，且不使用人稱代詞(我、我們、你、你們、我的、我們的)，但有時(shí)為了表述清晰、直接和簡(jiǎn)明，人稱代詞也常被使用。學(xué)會(huì)什么時(shí)候和怎樣違背第三人稱規(guī)則是一門必須掌握的技巧。然而，為了統(tǒng)~起見，無論作者選擇了哪種人稱、語態(tài)或語氣，都必須始終使用同一種。

六、使用簡(jiǎn)單句

????????沒有什么句型比簡(jiǎn)單句最能恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)意思。不可否認(rèn)，過多使用簡(jiǎn)單句會(huì)妨礙語篇的流暢，但簡(jiǎn)單句通常明確、直接和短小。奇怪的是，簡(jiǎn)單句并不經(jīng)常使用。副詞會(huì)弱化句意，大多數(shù)時(shí)候沒必要使用副詞。形容詞也會(huì)弱化句意，但有時(shí)它們是必須的。當(dāng)需要表達(dá)細(xì)微差別時(shí)，應(yīng)使用副詞和形容詞。建議只采用被認(rèn)可的拼寫、術(shù)語和縮寫，即使這樣可能會(huì)壓抑個(gè)人的創(chuàng)造力。不正規(guī)的拼寫、難懂的縮寫、過于專業(yè)的術(shù)語濫用，會(huì)使人對(duì)作者印象糟糕。更糟糕的是，它們也使主題思想變得難以理解。

七、寫作要適應(yīng)讀者水平

????????為了使寫作適應(yīng)讀者水平，研究人員必須分析其讀者群，考慮讀者的受教育程度、背景及對(duì)主題的熟悉程度，并據(jù)此調(diào)整自己的寫作。如果所寫的報(bào)告是為決策提供借鑒，那么材料的組織和結(jié)構(gòu)樣式就應(yīng)有助于繁忙的決策者制定決策。另一方面，如果報(bào)告的目的僅僅是提供新信息，行文就可以更松散些。在任何正式寫作中，不論讀者群如何，都應(yīng)避免使用陳詞濫調(diào)、口語以及大多數(shù)成語類表達(dá)。

八、腳注和參考文獻(xiàn)

????????腳注有兩種。第一種腳注用于擴(kuò)展或闡明正文，腳注內(nèi)容如放在正文中會(huì)破壞語篇連貫性或分散讀者注意力，就應(yīng)使用這種腳注。第二種腳注是引證參考來源，這種腳注表明了作者在正文主體部分所提出論斷的權(quán)威性，當(dāng)作者直接或間接引用其他權(quán)威作品時(shí)應(yīng)使用這種腳注。在某些類型的官方報(bào)告中，腳注也用來闡明報(bào)告撰寫小組中分歧者的不同觀點(diǎn)。

????????腳注為讀者提供服務(wù)，它標(biāo)注了相關(guān)附加信息的出處，指明了作出觀察和結(jié)論的權(quán)威人士，同時(shí)還表明了正文主體部分的論斷不只是作者個(gè)人的觀點(diǎn)。就最后一點(diǎn)而言，腳注增加了作者的可信度。注釋可放在頁腳章節(jié)末尾或正文最后(但應(yīng)在參考文獻(xiàn)之前)。不同機(jī)構(gòu)對(duì)腳注的位置要求不同。為了方便讀者，最好把腳注放在頁腳。不停地翻到正文最后查看注釋是令讀者厭煩的，除了那些細(xì)致而堅(jiān)持不懈的學(xué)者們，很少有人會(huì)查看章節(jié)后面的注釋或正文最后的注釋。

【習(xí)慣：最好放在一個(gè)看得見，又方便合適的地方呢~】

????????不同出版社和機(jī)構(gòu)的腳注形式稍有不同，但是所有腳注都包含一些相同的信息，如作者、書名、出版信息 (出版地、出版社名稱和出版目期)、書卷編號(hào)和頁碼。期刊不用列出版地，不過其他信息同上。關(guān)于不同形式腳注的詳細(xì)信息，可參考凱特·杜拉賓和威廉，吉爾斯·坎貝爾手冊(cè)。上述手冊(cè)在數(shù)十年間一直是學(xué)者的基本指南。

????????參考文獻(xiàn)通常要列出報(bào)告撰寫過程中參考過的所有文獻(xiàn)資料。在大多教情況下，撰寫報(bào)告期間所參考過的文獻(xiàn)比列在參考文獻(xiàn)中的要多，因光，參考文獻(xiàn)只需有代表性地列出與報(bào)告最相關(guān)的文獻(xiàn)。但是，任何被引用在腳注中注釋的文獻(xiàn)都應(yīng)列在參考文獻(xiàn)中。參考文獻(xiàn)也可列出作者推薦的相關(guān)書籍。然而，情報(bào)報(bào)告卻很少包含這種參考文獻(xiàn)。

????????與腳注一樣，根據(jù)不同出版社或主管機(jī)構(gòu)的要求，參考文獻(xiàn)條目可采用多種不同格式。在列參考文獻(xiàn)之前，應(yīng)參考合適的格式樣本手冊(cè)。

????????與腳注不同的是，參考文獻(xiàn)條目必須按某種方式來組織或分類。一種常用的方式是，按照書、期刊和專題報(bào)告來分類。在每一類中，具體條目可以按作者姓名的字母順序排列，也可按出版時(shí)間排列，或按題名排列。總之，腳注和參考文獻(xiàn)都是為讀者服務(wù)的，它們說明了信息的出處和怎樣找到這些文獻(xiàn)。腳注和參考文獻(xiàn)用什么格式并不是最重要的，最關(guān)鍵的是條目要正確、完整，格式要前后一致。鑒于此，在一個(gè)報(bào)告中只能用一種文體指南作為標(biāo)準(zhǔn)。

九、檢查和修改

????????在報(bào)告被提交前，需要經(jīng)過多次閱讀和修改。通常，作者一邊寫作一邊檢查和修改。作者可以將草稿的一部分?jǐn)R置幾天 (如果時(shí)間允許的話,可擱置幾星期)，再次檢查草稿。那些具有審美意識(shí)的作者可能會(huì)沮喪地發(fā)現(xiàn)，之前細(xì)心挑選的詞現(xiàn)在顯得難以理解。檢查過程中，作者還會(huì)發(fā)現(xiàn)思路不通，句法混雜，假定沒有提出，而且仍有明顯的低級(jí)錯(cuò)誤。唯一的解決辦法就是認(rèn)真修改、大力增刪，并再次檢查。

【百密一疏。。?！?/span>

????????對(duì)作者來說，較難的一件事是將自己的報(bào)告交給同事們?cè)u(píng)審。將自己的弱點(diǎn)暴露在同事面前需要勇氣。盡管這樣可能會(huì)令人不愉快，但這一步必不可少。其他人的不同觀點(diǎn)有助于發(fā)現(xiàn)報(bào)告中隱藏的偏見、無論據(jù)支持的論斷以及錯(cuò)誤的邏輯，而很少有作者能自己發(fā)現(xiàn)上述問題。一次檢查和修改的量取決于作品的長(zhǎng)短。如果是一本書，那么把章節(jié)分開來檢查和修改比較合乎邏輯。如果是篇幅較短的報(bào)告，那就應(yīng)一次檢查和修改整個(gè)報(bào)告。理想的做法是完成一章檢查一章，這樣可以避免在時(shí)間和經(jīng)費(fèi)緊缺的時(shí)候，推翻原稿而重寫全部報(bào)告。

????????如果作者能雇傭或使用編輯就太幸運(yùn)了。好的編輯能發(fā)現(xiàn)作者未發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤和不足。如果作者能遵從編輯們的建議，那么好的編輯就能大幅提高文章的質(zhì)量。若沒有編輯，同事也可以，但研究人員的同事中很少有人具備像訓(xùn)練有素的編輯那樣的技能。報(bào)告檢查完后常常要修改，修改不僅耗費(fèi)時(shí)間，也很煩人，但對(duì)于排除難以避免的錯(cuò)誤來說，卻是必不可少的。例如，拼寫錯(cuò)誤常是意想不到的，成稿中難詞很少出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤，因?yàn)樽髡咄ǔ?huì)檢查難詞，而熟悉詞卻經(jīng)常拼錯(cuò)，因?yàn)樽髡咄J(rèn)為這些詞是正確的而不費(fèi)心去檢查。報(bào)告草稿在提交前最后檢查時(shí)可能還存在一些“技術(shù)”錯(cuò)誤，如排版錯(cuò)誤。對(duì)內(nèi)容熟悉的檢查者這時(shí)會(huì)看得很快，因此經(jīng)常發(fā)現(xiàn)不了那些“技術(shù)”錯(cuò)誤。所以，重要的一點(diǎn)是應(yīng)讓對(duì)內(nèi)容不熟悉的人檢查。

????????在經(jīng)歷了整個(gè)出版周期后，幾乎任何報(bào)告、論文和書籍都難免有些錯(cuò)誤。但每位作者仍應(yīng)以無錯(cuò)誤的作品為目標(biāo)。在最后的印刷品中，作者和檢查者都沒發(fā)現(xiàn)的細(xì)小錯(cuò)誤會(huì)被放大呈現(xiàn)，只要作品仍被閱讀，這些錯(cuò)誤對(duì)作者而言就是一種難堪。

十、小結(jié)

• 在典型的研究項(xiàng)目中，盡管報(bào)告撰寫階段是研究活動(dòng)的最后一個(gè)階段，但也不必到最后一個(gè)階段才開始撰寫。實(shí)際上，一旦資料足夠，就可以開始準(zhǔn)備報(bào)告。

• 在前期的每個(gè)階段都是如此，為了確保有充足的時(shí)間來完成一份高質(zhì)量的產(chǎn)品，前期規(guī)劃很重要。

• 報(bào)告的形式和內(nèi)容應(yīng)適應(yīng)讀者的需求。如果報(bào)告是一個(gè)計(jì)劃研究項(xiàng)目的產(chǎn)品，就必須遵循主管單位或機(jī)構(gòu)的格式。如果報(bào)告是自選研究項(xiàng)目的產(chǎn)品，就必須遵守標(biāo)準(zhǔn)參考手冊(cè)中規(guī)定的格式。

• 與格式和內(nèi)容不同，報(bào)告中材料的組織方式很大程度上是個(gè)人喜好問題。作者應(yīng)決定哪種方法和步驟適合自己，并持續(xù)一貫地堅(jiān)持這種做法。

• 作品的風(fēng)格多種多樣，但對(duì)說明文而言，最好的風(fēng)格應(yīng)該是最平實(shí)的。對(duì)報(bào)告而言，好的風(fēng)格特征應(yīng)是陳述清晰、簡(jiǎn)潔而明確。在學(xué)術(shù)和科技寫作中，建議遵循公認(rèn)的語法標(biāo)準(zhǔn)、少用修飾語、多使用主動(dòng)語態(tài)，并使用標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語。

• 在正式研究報(bào)告中，通常有腳注和參考文獻(xiàn)。腳注的作用是注明文中論斷的來源或作者，或者給讀者提供補(bǔ)充信息。腳注和參考文獻(xiàn)可為讀者提供輔助，所以應(yīng)包含足夠多的信息，以便讀者在獨(dú)立研究時(shí)能找到所需的作品。無論腳注使用哪種形式或格式，使用時(shí)都應(yīng)該前后一致。

• 在報(bào)告撰寫的整個(gè)過程中都伴隨著檢查和修改。然而，在提交最后一稿用于出版前，應(yīng)將該稿交給編輯或作者的同事進(jìn)行審閱。章節(jié)檢查完時(shí)，就應(yīng)進(jìn)行修改，這樣可以避免作者在時(shí)間很緊迫的情況下重新撰寫整個(gè)報(bào)告。

• 書面報(bào)告常常是唯一能體現(xiàn)作者數(shù)月甚至數(shù)年潛心研究的事物。報(bào)告的質(zhì)量代表了研究的質(zhì)量，因此應(yīng)竭盡全力去撰寫一份高質(zhì)量的報(bào)告。