在項(xiàng)目管理中，我們經(jīng)常會(huì)遇到一些具有強(qiáng)制依賴關(guān)系的任務(wù)。這些任務(wù)之間的關(guān)系是絕對(duì)的，并且毫無疑問必須首先完成什么。例如，您必須先設(shè)計(jì)一個(gè)產(chǎn)品，然后才能構(gòu)建它，并且必須先構(gòu)建它，然后才能繪制它。然而如果沒有強(qiáng)制依賴項(xiàng)，會(huì)發(fā)生什么情況呢？

　　以婚禮為例，您需要選擇日期、預(yù)訂場(chǎng)地、創(chuàng)建邀請(qǐng)函、尋找DJ或樂隊(duì)等等。但對(duì)于某些任務(wù)，對(duì)于首先需要做什么并沒有硬性規(guī)定。您可以選擇一個(gè)地點(diǎn)，然后根據(jù)其可用性選擇日期?；蛘吣梢赃x擇一個(gè)日期，然后找到當(dāng)天有空缺的場(chǎng)地。

　　在不存在強(qiáng)制依賴關(guān)系的情況下，由項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)來確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)并定義酌情依賴關(guān)系。如果沒有任務(wù)優(yōu)先級(jí)，您的團(tuán)隊(duì)將不知道首先要解決什么。如果沒有明確的順序，人們可能會(huì)猶豫不決，試圖同時(shí)處理太多事情，或者錯(cuò)過重要的活動(dòng)，直到為時(shí)已晚。

　　借助Zoho Projects項(xiàng)目管理工具中的任務(wù)優(yōu)先級(jí)功能，您可以在任務(wù)完成、添加新工作以及項(xiàng)目要求或進(jìn)度變化時(shí)輕松管理、監(jiān)控和更新優(yōu)先級(jí)。此外，它使您能夠在每個(gè)利益相關(guān)者都可以輕松查看的集中位置跟蹤和報(bào)告優(yōu)先級(jí)。

　　1、重新確定任務(wù)期限的優(yōu)先順序

　　如果您有多個(gè)項(xiàng)目在同一天到期，建議您為其中一些項(xiàng)目創(chuàng)建新的、更早的截止日期。即使您的客戶在周五結(jié)束之前預(yù)計(jì)不會(huì)收到五個(gè)可交付成果，您也可以根據(jù)優(yōu)先級(jí)為每一個(gè)可交付成果分配新的內(nèi)部截止日期。

　　2、留出一些空間

　　在工作中定期休息一下，以減壓并重新專注于您的目標(biāo)。有時(shí)您所需要的只是短暫的咖啡休息和與同事的隨意討論，以重新評(píng)估哪些領(lǐng)域最需要您的關(guān)注和努力。

　　3、假裝你的時(shí)間只有實(shí)際時(shí)間的一半

　　在計(jì)劃您的工作日時(shí)，重要的是要假設(shè)您沒有一整天的時(shí)間來提高工作效率。畢竟，如果您的典型工作日是八小時(shí)，那么您實(shí)際上不會(huì)每分鐘都在處理項(xiàng)目。你需要抽出時(shí)間參加會(huì)議、午餐和其他分散注意力的事情。

　　4、保持優(yōu)先級(jí)單一

　　請(qǐng)記住“優(yōu)先級(jí)”一詞的原始定義：?jiǎn)我坏?、最重要的任?wù)或想法。在開始工作時(shí)，先列出當(dāng)天的一個(gè)優(yōu)先事項(xiàng)——不要試圖同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)或在待辦事項(xiàng)列表上的不同活動(dòng)之間跳轉(zhuǎn)。這不僅是對(duì)你時(shí)間的低效利用，而且你還會(huì)感到注意力不集中，并且同時(shí)被拉向太多的方向。

　　5、學(xué)會(huì)放手

　　有時(shí)任務(wù)最終會(huì)出現(xiàn)在我們的待辦事項(xiàng)列表中，但其實(shí)并不需要存在。評(píng)估您清單上的活動(dòng)以確定它們是否應(yīng)該屬于您的優(yōu)先清單或其他人的優(yōu)先清單非常重要。在某些情況下，可能有些任務(wù)只是“擁有就好”或沒有提供價(jià)值，您可以將它們從項(xiàng)目中刪除。在其他情況下，工作需要完成，但不是由您完成。尋找可以委派給其他團(tuán)隊(duì)成員、初級(jí)員工或能力比你強(qiáng)的人的任務(wù)。

　　如果沒有有效方法確定項(xiàng)目和任務(wù)優(yōu)先級(jí)的情況下，您可能會(huì)被迫臨時(shí)處理它們。這不僅增加了錯(cuò)過重要最后期限的風(fēng)險(xiǎn)，還可能導(dǎo)致一切看似都處于緊急狀態(tài)。將每個(gè)新請(qǐng)求視為消防演習(xí)會(huì)讓您的團(tuán)隊(duì)感到疲憊不堪，隨著時(shí)間的推移，可能會(huì)導(dǎo)致虛弱的壓力和倦怠。

　　任務(wù)優(yōu)先級(jí)為每個(gè)人提供了更可預(yù)測(cè)的工作流程，讓您的團(tuán)隊(duì)更深入地了解即將開展的工作，并防止在最后一刻爭(zhēng)先恐后地按時(shí)完成任務(wù)。明確的工作優(yōu)先順序還可以幫助您管理分包商、自由職業(yè)者和遠(yuǎn)程工作人員。https://www.zoho.com.cn/projects/articles/use-task-prioritization.html

　　如果沒有列出明確的優(yōu)先事項(xiàng)，場(chǎng)外和外部工作人員可能會(huì)認(rèn)為工作應(yīng)該按照他們收到工作的順序進(jìn)行處理。顯然，當(dāng)時(shí)間線發(fā)生變化或出現(xiàn)新需求時(shí)，這可能會(huì)導(dǎo)致問題。通過在項(xiàng)目管理軟件中分配優(yōu)先級(jí)，就不會(huì)存在需要首先解決什么問題的問題。團(tuán)隊(duì)成員（包括外部成員）只需登錄軟件并按優(yōu)先級(jí)對(duì)任務(wù)進(jìn)行排序，即可了解他們需要將工作重點(diǎn)放在哪里。