記錄和管理團隊工作計劃，有一款好工具太重要了！作為團隊部門經(jīng)理、組長等角色的我們，能高效分配工作任務(wù)，制定工作計劃，明確任務(wù)的目標、輕重緩急、負責(zé)人、時間節(jié)點，同時對任務(wù)的進展狀態(tài)、信息協(xié)同、匯報、復(fù)盤等都能做到全流程管理，不僅是自身工作管理水平的體現(xiàn)，更是提升團隊協(xié)作效率，打造高效團隊的的關(guān)鍵所在。那么有沒有什么工具軟件，能幫我們做好團隊工作計劃，實現(xiàn)事半功倍的效果呢？有，SeaTable?這款新型的協(xié)同表格和信息管理工具，就很好地幫助到了我。

下面是我用 SeaTable 表格創(chuàng)建的「部門工作計劃管理表」，用它就可以把部門的工作任務(wù)都記錄到一個表格里，實現(xiàn)可視化和全流程管理，并且從數(shù)據(jù)記錄、可視化，到協(xié)作、自動化等方面都提供了非常好用的功能。為便于演示，表格僅展示部分數(shù)據(jù)作為參考。大家可靈活設(shè)計表格和使用其功能。表格如下：

結(jié)合工作表，本文主要分享以下內(nèi)容：

• 用豐富的列類型把工作任務(wù)記錄到表格

• 關(guān)聯(lián)「總?cè)蝿?wù)」和「子任務(wù)進展」表，自動跨表計算

• 靈活管控「部門工作計劃管理表」協(xié)作權(quán)限

• 自動整理工作任務(wù)并以不同形態(tài)、視角可視化

• 自動化執(zhí)行工作流，提高團隊辦公和管理效率

分別來看。

用豐富的列類型把工作任務(wù)記錄到表格

SeaTable 表格不像傳統(tǒng)表格那樣一般只局限于記錄數(shù)字、文本、日期等枯燥的數(shù)據(jù)，它還支持文件、圖片、長文本、創(chuàng)建者、協(xié)作人、按鈕、公式、鏈接其他記錄、鏈接公式等豐富的列類型。不僅能幫我把很多類型的數(shù)據(jù)都記錄到表格里，而且還規(guī)范了它們的數(shù)據(jù)格式。當(dāng)我創(chuàng)建表格后，在表里增加列時，就能為列選擇一個想用的列類型。比如「總?cè)蝿?wù)」子表中的列：

• 工作任務(wù)：用來記錄簡短的任務(wù)名稱。用了“文本”列類型。
  

• 類型、程度、狀態(tài)：用了“單選”，可創(chuàng)建單選標簽并選擇標簽顏色。雙擊單元格就可以選擇一個。
  

• 詳情：用來記錄詳細的任務(wù)描述。用了“長文本”，可在單元格內(nèi)記錄大段的文字，也能添加圖片、表格、鏈接等。
  

• 資料：用來記錄任務(wù)的相關(guān)文件?？缮蟼鲌D片、PPT、PDF、視頻等文件。方便文件的共享、查看、下載。
  

• 負責(zé)人：用來記錄每個任務(wù)的負責(zé)人。用了“協(xié)作人”，雙擊單元格就可以選擇一個或多個共享用戶作為該行任務(wù)的負責(zé)人。并且還可以設(shè)置是否在添加時通知他們。
  

• 創(chuàng)建時間：每當(dāng)增加行時，它就會自動記錄當(dāng)前時間?！白詈笮薷摹薄ⅰ白詈笮薷臅r間”列，也是自動記錄。方便追溯管理。

其他一些列用了公式、鏈接公式等類型，能幫我自動計算一些信息?？梢哉f，依靠這個表格豐富的列類型，讓我把工作任務(wù)的多類型信息，都組織到了一個表格里，非常便捷省事兒。演示如下：

關(guān)聯(lián)「總?cè)蝿?wù)」和「子任務(wù)進展」，自動跨表計算

「總?cè)蝿?wù)」表用于部門經(jīng)理分配任務(wù)，每項任務(wù)都有明確的目標、優(yōu)先級、負責(zé)人、狀態(tài)、開始與預(yù)計完成時間等關(guān)鍵信息，經(jīng)理能總覽工作任務(wù)，團隊成員也能一目了然地清楚彼此的任務(wù)；「子任務(wù)進展」表用于每項總?cè)蝿?wù)的負責(zé)人，細化工作事項、流程節(jié)點，這樣既能順利推進工作開展，又能形成任務(wù)進展匯報，使得上級能及時了解工作進度，也能幫助提早協(xié)調(diào)資源。

兩個子表中的總?cè)蝿?wù)、子任務(wù)是有對應(yīng)關(guān)系的。為了能在「子任務(wù)進展」表中為每個子任務(wù)選擇上屬于哪個總?cè)蝿?wù)，同時也能在「總?cè)蝿?wù)」表中查看每個總?cè)蝿?wù)的子任務(wù)記錄、子任務(wù)數(shù)等，就需要把兩個子表關(guān)聯(lián)起來。

我用列類型里的“鏈接其他記錄”就可以把子表數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，也就是在「子任務(wù)進展」表增加鏈接列并選擇關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)后，「總?cè)蝿?wù)」表就會同步自動增加鏈接列和關(guān)聯(lián)記錄；關(guān)聯(lián)子表數(shù)據(jù)后，再用“鏈接公式”，通過點選，就可以快速實現(xiàn)自動跨表計算，讓我的表格管理表變得更加輕松，比如自動計算的子任務(wù)數(shù)、耗時數(shù)。演示如下：

靈活管控「部門工作計劃管理表」協(xié)作權(quán)限

我們用的是 SeaTable 表格的團隊版，它在協(xié)作權(quán)限管控方面，提供了細致又靈活的功能，能滿足我們團隊的很多協(xié)作場景。比如：

1.靈活共享給部門成員：

我在“我的表格”里創(chuàng)建工作表后，可以直接共享給團隊賬號里的用戶、部門/跨部門、群組，也可以通過邀請鏈接邀請團隊內(nèi)外的其他人進入表格協(xié)作；或者在部門群組里創(chuàng)建表格后，群組里的成員可以直接進行協(xié)作；甚至在共享時，還可以選擇自己設(shè)置的自定義共享權(quán)限（可勾選要共享哪些子表、視圖）。共享可讀寫權(quán)限后，他們就可以進入表格協(xié)作了。演示如下：

2.顆粒度更細的協(xié)作管控

• 設(shè)置子表權(quán)限：根據(jù)需要，我可以對子表設(shè)置誰可以查看行、添加行、刪除行、編輯行，比如我對「總?cè)蝿?wù)」表設(shè)置了只有管理員，也就是我才能刪除行。

• 鎖定行：比如在「總?cè)蝿?wù)」表中，我可以對任務(wù)狀態(tài)是已完成的任務(wù)的所在行，進行鎖定。這樣團隊其他成員依然可以查看該行內(nèi)容，但無法進行編輯和修改了。

• 設(shè)置列編輯權(quán)限：比如在「總?cè)蝿?wù)」表中的“評分”列，我設(shè)置只有管理員也就是我本人才能編輯。

3.共享單個視圖，應(yīng)用于多協(xié)作場景

通過“共享視圖”，我可以把篩選出的數(shù)據(jù)視圖（比如隱藏某些列），作為工作匯報，共享給我的上級；分享給其他部門或人員；還可以用它的“外部鏈接”以只讀模式將視圖共享給匿名用戶，他們不需要登錄就可以打開查看。

甚至平時還可以用于收集+自動匯總數(shù)據(jù)，比如為視圖增加過濾條件（創(chuàng)建者包括當(dāng)前用戶）后，就能實現(xiàn)：每個人只能查看、填寫和修改自己的數(shù)據(jù)，有效保護隱私。所有人填寫的數(shù)據(jù)會實時自動匯總到表格的默認視圖里，管理員能看到所有匯總數(shù)據(jù)。總之，它讓我的表格協(xié)作更具靈活性。

自動整理工作任務(wù)并以不同視角形態(tài)可視化

當(dāng)工作表里的數(shù)據(jù)越來越多，整理和查看起來就會很麻煩和單調(diào)，而且也存在著根據(jù)數(shù)據(jù)特征、個人偏好等，用不同形式、視角來展示工作任務(wù)的需求。而我用 SeaTable 表格就一點也不擔(dān)心。這里就分享幾個我平時常用的功能吧：

用“表格視圖”自動整理和快速切換查看不同角度的工作任務(wù)

從前面的介紹中可以看到，子表上的“默認視圖”是子表的全部數(shù)據(jù)，我們可以根據(jù)需要增加其他視圖，并為視圖設(shè)置想用的過濾、分組等條件，然后子表里已有和新增的數(shù)據(jù)就會按視圖條件自動進入到相應(yīng)視圖里，幫我們實時自動整理工作表。我們就可以快速切換查看不同角度的數(shù)據(jù)了。比如在「總?cè)蝿?wù)」表中有“按負責(zé)人+按周分組”、“本周任務(wù)”、“本月任務(wù)”等視圖。演示如下：

在時間線上展現(xiàn)工作任務(wù)

從表格的“插件”里添加“時間線”后，僅需簡單設(shè)置，就可以把工作任務(wù)展現(xiàn)到時間線條上，點擊能進入詳情?？商砑佣鄠€時間線視圖，可下載。能以年、月、天來展示和查看。演示如下：

在日歷上查看工作任務(wù)

日歷插件的設(shè)置同樣很簡單，也可以增加多個日歷視圖，并且支持以不同形式來展示工作任務(wù)。還能打印。演示如下：

用看板展示工作任務(wù)關(guān)鍵信息

它能以“單選”等類型列作為分組依據(jù)，來展示工作表里的信息，比如我用“狀態(tài)”列作為分組，并選擇展示出一些關(guān)鍵字段，讓團隊成員一目了然地查看各個任務(wù)狀態(tài)下的工作任務(wù)。演示如下：

用統(tǒng)計圖表快速分析工作任務(wù)

隨著工作表的數(shù)據(jù)增多，當(dāng)我需要整理歸納，比如對不同分組的數(shù)據(jù)進行對比、從不同分組中統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，就可以用“統(tǒng)計”它同樣可以在不同視圖上進行統(tǒng)計。不僅設(shè)置簡單，還支持導(dǎo)出。可以快速地幫我分析和復(fù)盤工作任務(wù)（復(fù)雜的統(tǒng)計圖表可以用“高級統(tǒng)計”）。演示如下：

自動化執(zhí)行工作流，提高團隊辦公和管理效率

這個表格提供了很方便的自動化功能，比如一鍵發(fā)送表格中的工作信息到企業(yè)微信群/郵箱、任務(wù)接近截止時間時提前自動通知負責(zé)人、記錄被修改后滿足特定條件則自動通知、記錄被修改后滿足特定條件則自動執(zhí)行某些操作、定期自動則增加行并填充設(shè)定的列值等，這些功能可以幫我輕松搞定那些耗費時間、重復(fù)性的操作，也能讓工作流程變得更智能和高效，大大提高了辦公效率和管理水平。比如：

一鍵發(fā)送表中工作信息到企業(yè)微信群

它是用“按鈕”列來實現(xiàn)的，僅需在企業(yè)微信群中添加一個機器人，再到按鈕里配置好相關(guān)信息，就可以點擊單元格中的按鈕來自動發(fā)送設(shè)定好的信息了。演示如下：

工作任務(wù)接近截止時間提前自動通知負責(zé)人

任務(wù)狀態(tài)被修改為“已完成”或“延期完成”，自動通知部門經(jīng)理

工作表每周一自動添加早會任務(wù)

任務(wù)延期則自動通知經(jīng)理+自動修改狀態(tài)為：延期完成

另外，如果有擴展應(yīng)用的需求，這個表格還支持運行腳本、接入 API 等功能，可以實現(xiàn)更高級的數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)流程的自動化。

總結(jié)

以上是我用?SeaTable?來管理部門工作計劃的一些分享，僅供大家參考。這個表格的好處之一就是，在使用上不局限于某一行業(yè)或某一場景，我們可以靈活用它來搭建我們的業(yè)務(wù)應(yīng)用，比如我還用它做了協(xié)同招聘管理、合同臺賬、項目跟進管理等等。這讓我們公司不用部署多種專門的軟件系統(tǒng)就可以搞定這些需求了。作為新型的協(xié)同表格和信息管理工具，它豐富的功能，以及靈活易用的特性對我們這種中小團隊來說，十分友好。